Договор, Госзакупки, Руководитель

Вопрос: Бюджетное учреждение (МБОУ) после проведения аукциона в рамках 44-ФЗ. Приступает к стадии подписания контракта с победителем. Вопрос в том, что руководитель попал в больницу и сейчас на больничном, возможно ли право подписания контракта ЭЦП руководителя передать и.о. или другому работнику учреждения?

Сообщаю Вам следующее:

Законодательство не запрещает передачу права использования ЭП от ее владельца другому лицу, однако ответственность за ее применение лежит на том лице, на которое она была оформлена независимо от оформления приказов, доверенностей или каких-либо других документов. Электронные документы, подписанные ЭП, признаются равными бумажным документам, подписанным владельцем ЭП. Именной характер ЭП исключает и оформление доверенности на ее использование.  Если все владелец ЭП решился передать носитель ЭП организации другому лицу, рекомендуем составить акт приема-передачи, указав нем, когда, кому и для каких целей руководитель передал носитель с ЭП.

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

Электронная подпись организации по умолчанию выдается ее руководителю, но иногда требуется, чтобы документы от имени организации подписывало другое лицо, например бухгалтер.

Для регулярного использования следует заказать сотруднику отдельную электронную подпись. Для этого нужно выдать ему доверенность на использование электронной подписи организации и обратиться в удостоверяющий центр.

Закон не запрещает предоставлять сотруднику носитель электронный подписи организации. Однако учтите, что это может повлечь ряд негативных последствий.

  1. Какими способами можно предоставить право использовать электронную подпись

Как правило, данный вопрос возникает в отношении усиленной электронной подписи (далее — ЭП) организации. Дело в том, что при изготовлении такой подписи в сертификате ключа проверки ЭП в качестве владельца указывают по общему правилу не только организацию, но и действующее от ее имени физлицо (ч. 3 ст. 14 Закона об электронной подписи). Если усиленная ЭП изготавливается для юрлица впервые, таким физлицом является его руководитель. Именно он вправе без доверенности действовать от имени организации, в том числе использовать ее ЭП.

ЭП можно передать лицу, которому она не принадлежит, закон этого не запрещает. На практике это может понадобиться, например, если сотруднику надо разово подписать ЭП организации документ, так как руководитель по каким-то причинам не может этого сделать. При этом, если такая необходимость возникает в организации, рекомендуем доверенному сотруднику (представителю) изготовить отдельную ЭП организации.

Читайте также:  Как подписать документ ЭЦП pdf и doc

1.1. Передача материального носителя ЭП организации сотруднику (представителю)

Такой способ удобен тем, что лицо моментально и бесплатно получает возможность подписывать документы от имени организации. Законом это не запрещено. Более того, из п. 1 ст. 10 Закона об электронной подписи можно сделать вывод о том, что другое лицо может использовать усиленную подпись с согласия ее владельца.

Тем не менее не рекомендуем пользоваться этим способом по следующим причинам:

  • квалифицированная ЭП — аналог собственноручной подписи. Неквалифицированная ЭП также может приравниваться к ней. Следовательно, когда вы отдаете носитель ЭП организации другому лицу, можно считать, что вы передали ему чистые листы с подписью директора и печатью организации (ч. 13 ст. 6 Закона об электронной подписи). Оспорить электронные документы на том основании, что их подписало неуполномоченное лицо, вы, скорее всего, не сможете. Например, если с помощью ЭП со счета спишут деньги, взыскать убытки с банка не получится. А если ею подпишут контракт, вы должны будете исполнить его;
  • в ситуации, когда подпись организации, оформленную на руководителя, использует то один, то другой сотрудник, конфиденциальность ключей на должном уровне не обеспечивается. А пользоваться ключом ЭП, конфиденциальность которого нарушена, закон запрещает (п. 3 ст. 10 Закона об электронной подписи).

Как составить акт приема-передачи ЭП

Если вы все же решились передать носитель ЭП организации другому лицу, рекомендуем составить акт приема-передачи. Укажите в нем, когда, кому и для каких целей руководитель передал носитель с ЭП организации. Акт может потребоваться, в частности, если с помощью ЭП будут совершены противоправные действия. Например, для установления виновных в хищении денег со счетов организации. При этом имейте в виду, что само по себе наличие такого акта не освобождает вас от ответственности за противоправные действия, совершенные с использованием переданной вами ЭП.

1.2. Изготовление отдельной ЭП организации для сотрудника

Несмотря на то что это более трудоемкий и затратный способ, он лишен недостатков, которые есть у варианта с вручением носителя ЭП сотруднику. При таком способе ЭП использует лицо, которому она выдана, и конфиденциальность ключа не нарушается.

Чтобы получить отдельную усиленную ЭП для сотрудника, нужно прежде всего выдать ему доверенность на право использования ЭП. Рекомендуем изготовить сразу несколько экземпляров. Впоследствии эту доверенность сотрудник должен будет представлять госорганам, организациям и иным лицам, которые будут получать подписанные им документы. При этом некоторым контролирующим органам нужно будет направить бумажные экземпляры этой доверенности заранее, до подачи документов, подписанных ЭП.

Затем нужно подать заявку и необходимые документы, в том числе доверенность, в удостоверяющий центр и оплатить его услуги.


Готовое решение: Как организации предоставить право на использование своей электронной подписи (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}

Вопрос: Можно ли передать электронно-цифровую подпись (ЭЦП) лицу, которое исполняет обязанности главного бухгалтера? Передачу оформить, например, приказом по учреждению. С приказом работник будет ознакомлен под подпись.

Ответ: Законодательное регулирование использования ЭЦП осуществляется на основании Закона об электронной подписи <1>.

———————————

<1> Федеральный закон от 06.04.2021 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

В соответствии с п. 1 ст. 2 Закона об электронной подписи электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

В соответствии с п. 1 ст. 10 Закона об электронной подписи при использовании электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны в том числе обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности не допускать использование ключей электронных подписей, принадлежащих им, без их согласия.

Отметим: поскольку электронная подпись является аналогом собственноручной подписи, ответственность за ее исполнение лежит на ее владельце. Использование электронной подписи с нарушением конфиденциальности ключа не освобождает владельца от ответственности за неблагоприятные последствия, наступившие в результате такого использования (Постановление АС МО от 03.10.2021 N Ф05-14276/2021 по делу N А40-179170/16).

С учетом вышеизложенного не рекомендуется передача ЭЦП другому лицу, так как подпись носит идентифицирующий характер и служит средством для подтверждения намерений определенного лица. Если ЭЦП передается постороннему лицу, смысл ее просто утрачивается, поскольку лицо, использующее подпись, невозможно идентифицировать.

Таким образом, в случае передачи ЭЦП лицу, исполняющему обязанности главного бухгалтера, электронный документ, подписанный соответствующей ЭЦП, по общему правилу признается подписанным лицом, которому принадлежит эта подпись. Факт издания приказа о передаче ЭЦП лицу, которое исполняет обязанности главного бухгалтера, не имеет значения.


{Вопрос: Можно ли передать электронно-цифровую подпись (ЭЦП) лицу, которое исполняет обязанности главного бухгалтера? Передачу оформить, например, приказом по учреждению. С приказом работник будет ознакомлен под подпись. («Руководитель бюджетной организации», 2021, N 6) {КонсультантПлюс}}

Согласно ГК РФ электронная подпись — это аналог собственноручной подписи <1>. А руку свою вы передать никому не можете, равно как и право пользования ею. Таким образом, передача электронной подписи другому лицу — это нонсенс. Законно использовать ЭП может только тот, на кого она оформлена.

Именной характер ЭП исключает и оформление доверенности на ее использование. Можно уполномочить другого человека сделать что-то в ваших интересах, для чего ему понадобится подписываться за вас. Но представитель, конечно же, будет ставить свою подпись на документах, а не вашу.

Казалось бы, все очевидно, но у нас есть еще и Закон об электронной подписи. Его формулировки довольно противоречивы и многих ввели в заблуждение.

Так, Закон обязывает владельцев ключа ЭП сохранять его конфиденциальность и не использовать ключ в случае ее нарушения <2>.

Закон также говорит, что ЭП должна позволять определить конкретное лицо, подписывающее документ <3>. Если ЭП пользуется ее владелец, то это условие выполняется. А если иное лицо? Пользователь электронного документа все равно видит только данные владельца, понять, кто его «замещает», нет возможности. Следовательно, пользователь получит неверную информацию, проще говоря, будет обманут.

Однако прямого запрета на передачу ключа электронной подписи в Законе нет.

———————————

<1> Пункт 2 ст. 160 ГК РФ.

<2> Подпункт 2 п. 2 ст. 9, п. п. 1, 3 ст. 10 Закона от 06.04.2021 N 63-ФЗ (далее — Закон N 63-ФЗ).

<3> Пункт 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ.

<4> Пункт 1 ст. 10 Закона N 63-ФЗ.

Что происходит на практике

Так, даже Минкомсвязи, уполномоченный орган в сфере использования ЭП <5>, не видит проблемы в передаче электронной подписи, оформленной на одно лицо, другому лицу. Пресс-служба ведомства сообщила нам следующее.

Из авторитетных источников

Пресс-служба Минкомсвязи

«Участники электронного взаимодействия обязаны не допускать использования принадлежащих им ключей электронной подписи без их согласия <6>. То есть в принципе использование ключа ЭП, принадлежащего одному лицу, другим лицом допускается, прямого запрета на это в законе нет.

При этом передавать сертификат ключа проверки электронной подписи другому сотруднику организации можно исключительно в случае наделения его полномочиями действовать от имени компании в том же объеме, что и сотрудник — владелец квалифицированного сертификата. Предоставление полномочий оформляется приказом руководителя организации, также необходимо получить согласие владельца сертификата ключа проверки на использование этого сертификата другим лицом».

Аналогичное мнение высказал и специалист Федеральной налоговой службы.

Из авторитетных источников

Тараканов Сергей Александрович, советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

«При использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП, в частности не допускать использования принадлежащих им ключей ЭП без их согласия <4>. Таким образом, при наличии волеизъявления участник электронного взаимодействия может допустить использование ключа ЭП третьим лицом».

А вот разработчик программного обеспечения, к которому мы обратились за консультацией, сомневается в законности передачи ключа ЭП.

Из авторитетных источников

Любезный Виктор Владимирович, ведущий разработчик программных продуктов компании «Бухсофт.ру»

«Использование любого вида электронной подписи должно так или иначе говорить о том, что подпись сделана конкретным лицом <7>. Для этого в Законе и прописана обязанность обеспечить конфиденциальность ключей. Поэтому смысл издания приказа о передаче ключа считаю спорным».

———————————

<5> Пункт 1 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.06.2008 N 418.

<6> Статья 10 Закона N 63-ФЗ.

<7> Статья 5 Закона N 63-ФЗ.

Нужен ли приказ о передаче ЭП

Принято считать, что издание приказа о передаче, к примеру, ЭП директора в пользование бухгалтеру делает последнего «уполномоченным лицом» и таким образом легализует использование чужой ЭП. Это не так.

Во-первых, организация в принципе не вправе решать, кто будет пользоваться ЭП. Владельцем ЭП является физическое лицо. Просто когда ЭП оформлена для сотрудника компании, то пользователь электронного документа видит его Ф.И.О., должность и название организации <21>. Таким образом, ЭП всегда персонифицирована и принимать решение о том, кому ее доверить, может только сам сотрудник — владелец ЭП.

Во-вторых, ответственность за использование ЭП лежит на ее владельце независимо от оформления приказов, доверенностей или каких-либо других документов. Электронные документы, подписанные вашей ЭП, признаются равными бумажным документам, подписанным вами лично своей рукой <22>.

Ответственным за использование ЭП, оформленной на имя работника, всегда остается он сам, даже при наличии приказа о передаче права пользования ЭП другому лицу.

Из авторитетных источников

Любезный В.В., ведущий разработчик программных продуктов компании «Бухсофт.ру»

«Непосредственно за передачу ключа ЭП другому лицу ответственности нет. Могут быть последствия нарушения конфиденциальности — в зависимости от того, какой документ, кем и для чего подписан. При этом электронный документ, подписанный ключом ЭП, по умолчанию признается подписанным лицом, за которым «числится» этот ключ. Поэтому в случае недоразумений или конфликтов доказывать факт несанкционированного использования ключа придется именно этому лицу».

Конечно, приказ подтверждает, что передачу ЭП одного сотрудника другому санкционировало руководство. Так что, с одной стороны, он нужен сотрудникам для подстраховки:

— владельцу ЭП — чтобы в случае чего претензий к нему не возникло у самой компании;

— временному пользователю ЭП — чтобы компания не обвинила его в том, что он использует чужую ЭП самовольно.

С другой стороны, расписываясь в таком приказе, владелец ЭП допускает нарушение конфиденциальности ключа. А по Закону это обязывает вас немедленно обратиться в удостоверяющий центр для прекращения действия сертификата <23>. Так что лучше просто не доверять вашу ЭП никому.

———————————

<21> Пункт 3 ст. 14 Закона N 63-ФЗ.

<22> Пункт 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ.

<23> Пункт 6 ст. 17 Закона N 63-ФЗ.


Статья: Кто ответит за электронную подпись? (изучаем последствия передачи своей ЭП другим сотрудникам) (Мошкович М.Г.) («Главная книга», 2021, N 21) {КонсультантПлюс}

Вопрос: Вправе ли ИП на время своего отсутствия передать право применения ЭЦП другому лицу?

Читайте также:  Криптография, электронная подпись и PKI

Ответ: Законодательство не запрещает передачу права использования ЭЦП от ее владельца (индивидуального предпринимателя) другому лицу, однако ответственность за ее применение лежит на том лице, на которое она была оформлена.

Обоснование: Электронная подпись (далее — ЭЦП) — это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 06.04.2021 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон об электронной подписи)). Иными словами, ЭЦП предназначена для идентификации лица, подписывающего электронный документ, и по сути является аналогом собственноручной подписи.

Видами ЭЦП являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная электронная подпись. От простой усиленную электронную подпись отличает обязательное наличие ключа электронной подписи (уникальной последовательности символов, предназначенной для создания электронной подписи) и ключа проверки электронной подписи (уникальной последовательности символов, однозначно связанной с ключом электронной подписи и предназначенной для проверки подлинности электронной подписи), указанного в соответствующем сертификате — электронном документе или документе на бумажном носителе, выданных удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающих принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи (п. п. 2, 3, 5, 6 ст. 2, ч. 1, 2, 3 ст. 5 Закона об электронной подписи).

При использовании усиленных ЭЦП участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей и, в частности, не допускать использование принадлежащих им ключей без их согласия (ст. 10 Закона об электронной подписи).

Использование электронной подписи — аналога подписи собственноручной допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом и иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ, ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

По общему правилу вид используемой ЭЦП определяется участниками электронного взаимодействия по собственному усмотрению, если нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия не установлены требования об использовании ЭЦП конкретного вида в соответствии с целями ее использования (п. 1 ст. 4 Закона об электронной подписи).

Из норм действующего законодательства однозначного вывода о том, возможно ли передать право применения ЭЦП другому лицу, сделать нельзя.

С одной стороны, в п. 1 ст. 10 Закона об электронной подписи указано, что при использовании усиленных ЭЦП участники электронного взаимодействия обязаны в том числе обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия. Такая формулировка позволяет сделать вывод о возможности использования ключей электронных подписей другими лицами с согласия участника электронного взаимодействия. В противном случае речь идет о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи, о котором ее владелец обязан уведомить удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа проверки электронной подписи, и иных участников электронного взаимодействия в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении. Он также обязан не использовать ключ электронной подписи при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена (п. п. 1, 2, 3 ст. 10 Закона об электронной подписи).

С другой стороны, можно трактовать положения п. 1 ст. 10 Закона об электронной подписи таким образом, что они не предполагают передачу права использования усиленной ЭЦП другому лицу на основании какого-либо распорядительного документа либо доверенности (ст. 185 ГК РФ), но только указывают на техническую возможность простановки электронной подписи другим лицом (например, техническим специалистом) с согласия и под контролем владельца сертификата ключа проверки электронной подписи. Непосредственно же передачу права использования ЭЦП от ее владельца иному лицу Закон об электронной подписи не регламентирует.

Кроме того, в этом случае в качестве лица, подписывающего документ, должен быть указан именно индивидуальный предприниматель, обладающий правом ЭЦП, а не лицо, которому распоряжением (доверенностью) предоставлено право использовать его ЭЦП, так как функция лица, использующего ЭЦП за другое лицо, сводится фактически к разрешенному владельцем сертификата техническому введению ключа ЭЦП, а не к представительству этого лица от имени индивидуального предпринимателя.

Учитывая вышеизложенное, передача ЭЦП другому лицу не рекомендуется, так как подпись носит идентифицирующий характер и служит средством для подтверждения намерений определенного лица. Если ЭЦП передается постороннему лицу, смысл ее просто утрачивается, так как лицо, использующее подпись, невозможно идентифицировать.

Также необходимо учитывать, что владелец ЭЦП является ответственным за простановку ЭЦП в электронных документах, исходящих от его имени, вне зависимости от наличия распоряжения (доверенности) на передачу права применения (ключа) ЭЦП другому лицу. Электронный документ, подписанный соответствующей ЭЦП, по общему правилу признается подписанным лицом, которому принадлежит эта подпись. При этом использование электронной подписи с нарушением конфиденциальности соответствующего ключа не освобождает владельца от ответственности за неблагоприятные последствия, наступившие в результате такого использования (Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 01.03.2021 по делу N А53-21035/2021, Пятого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2021 по делу N А24-2833/2021).


{Вопрос: Вправе ли ИП на время своего отсутствия передать право применения ЭЦП другому лицу? (Консультация эксперта, 2021) {КонсультантПлюс}}

Вопрос: Главный бухгалтер ушла в декретный отпуск. Вместо нее «Клиент — Банк» сейчас ведет ее заместитель. Может ли он использовать электронно-цифровую подпись главного? Нужно ли переделывать ЭЦП на нового человека или можно «передать» ЭЦП, оформив какой-нибудь документ?

З.А.Климова, г. Пермь

Ответ: Замещающий сотрудник может пользоваться ЭЦП главного бухгалтера. Для этого необходимо <1>:

(или) включить пункт о «передаче» ЭЦП в приказ о передаче заместителю полномочий на время декретного отпуска главного бухгалтера;

(или) издать отдельный приказ о «передаче» ЭЦП заместителю главного бухгалтера.

При этом ответственность при использовании ЭЦП главбуха будет нести уже заместитель.

<1> Пункт 1 ст. 10 Закона от 06.04.2021 N 63-ФЗ (далее — Закон N 63-ФЗ).


{Вопрос: Главный бухгалтер ушла в декретный отпуск. Вместо нее «Клиент — Банк» сейчас ведет ее заместитель. Может ли он использовать электронно-цифровую подпись главного? Нужно ли переделывать ЭЦП на нового человека или можно «передать» ЭЦП, оформив какой-нибудь документ? («Главная книга», 2021, N 11) {КонсультантПлюс}}

Ответ подготовил Консультант Регионального информационного центра сети КонсультантПлюс

 Кожина Снежана Римовна

Ответ актуален на 28.11.2021 г.