Я на Бали, а заказчики в России. Как подписать договор?

Есть возможность использовать первичные документы, например накладные и акты, направленные по электронной почте. Расскажем, как это сделать.

Компании, которые не используют ЭДО, могут оформлять первичку с простой электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ). При этом нужно, чтобы документ заверили электронной подписью и компания, и контрагент. То есть нельзя, чтобы одна сторона сделки подписала документ на бумаге, а вторая — электронной подписью (письмо ФНС от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760). Чтобы обмениваться электронными документами, включите условие об этом в договор. Если вы не подписывали договор, то заключите отдельное соглашение об электронном взаимодействии.

Что написать в договоре

Перечислите, какие документы будете отправлять по электронной почте. Не пишите, что компания направляет контрагенту счета-фактуры с простой электронной подписью. Закон в данном случае требует использовать усиленную квалифицированную электронную подпись при наличии согласия сторон об этом. Пример формулировки: «Стороны обмениваются по электронной почте следующими документами: акты приемки-сдачи работ и услуг, заявки клиента».

Зафиксируйте, что любой электронный документ, направленный с почты уполномоченного лица, считается подписанным простой электронной подписью от имени компании: «Любой электронный документ, направленный с почты уполномоченного лица, указанного в п. 5.7 настоящего Договора, считается подписанным простой электронной подписью от имени соответствующей организации, работником, которому принадлежит соответствующий адрес электронной почты. Такой документ приравнивается к подписанному от имени организации собственноручной подписью представителя организации. Стороны признают юридическую силу всех документов, направляемых с учетом установленных в настоящем Договоре правил электронного взаимодействия».

Установите обязанность работников сохранять конфиденциальность пароля от почтового ящика, учетной записи. Кроме того, рекомендуем обеим сторонам договора утвердить внутреннее положение о правилах использования работниками электронной почты.

Как быть, если в договоре нет условий об электронных документах

В этом случае вы можете закрепить условие об обмене электронными документами в допсоглашении к договору. Включите в соглашение условия, которые мы разобрали выше.

Проект дополнительного соглашения можно отправить в формате pdf с отсканированной подписью директора на корпоративную почту руководителя контрагента. Укажите в соглашении, как контрагент может его акцептовать, то есть согласиться с условиями. Например, направить ответ с согласием. Можно сразу написать в соглашении конкретный текст этого согласия. Дополнительно можно указать набор символов — код, который контрагент направит по электронной почте в ответ на полученный проект дополнительного соглашения.

При ответе контрагент дополнит текст проекта необходимыми реквизитами со своей стороны: адресами электронной почты, списком уполномоченных лиц. Когда контрагент акцептует соглашение, оно вступит в силу, и компании смогут обмениваться электронными документами.

Возможен такой вариант. Компания направляет первичку контрагенту по электронной почте. В письме нужно подробно описать, к какому договору относится первичный документ. Укажите, что компания-отправитель признает такой документ составленным в простой письменной форме и надлежаще подписанным от имени компании. Попросите контрагента подтвердить получение письма и документа во вложении, а также выразить согласие с его содержанием. В ответе контрагент должен указать, что также считает этот документ подписанным от его имени в простой письменной форме.

Письмо отправьте с корпоративной почты. Если в договоре указали адреса электронной почты, используйте их. Либо отправляйте письма с корпоративной почты директора. Контрагент также должен направить ответ с адресов корпоративной почты уполномоченных лиц.

Как отправлять первичку

Каждой стороне договора рекомендуется иметь доказательства того, что именно от нее исходили документы в адрес контрагента. Например, нотариальный протокол осмотра корпоративного почтового сервера. Также должны быть документы, подтверждающие полномочия работников подписывать документы. Как правило, это доверенность. Самый безопасный вариант, чтобы документы подписывал директор и направлял со своего адреса корпоративной электронной почты.

Убедитесь, что в письмах указали должность и Ф. И. О. отправителя. Адрес компании в подписи лица должен соответствовать адресу компании, указанному в ЕГРЮЛ. Адрес — это дополнительный способ отождествить электронный документ с конкретной компанией, которая его отправила или получила. Проверьте, чтобы в направляемых в электронной форме документах адреса компании и контрагента соответствовали ЕГРЮЛ. Дополнительно можно указывать другие адреса. Убедитесь, что корректный адрес указали также в договорах, по которым оформляются первичные документы.

Согласно п. 1 ст. 432 ГК РФ договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в подлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. При этом непосредственным моментом заключения договора признается получение лицом, направившим оферту, ее акцепта (п. 1 ст. 433 ГК РФ). Как следует из п. 1 ст. 434 ГК РФ, договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма. Сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения (подп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ). В свою очередь, простая письменная форма договора по общему правилу считается соблюденной, когда документ, выражающий содержание такого договора, подписан от имени его сторон уполномоченными на то лицами (п. 1 ст. 160, п. 2 ст. 434 ГК РФ). Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства. Лишь в случаях, прямо указанных в законе или в соглашении сторон, несоблюдение простой письменной формы сделки влечет ее недействительность (ст. 162 ГК РФ). Использование при заключении договора факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (смотрите п. 2 ст. 160 ГК РФ). По смыслу приведенной нормы условие об использовании факсимиле (иного аналога собственноручной подписи) при подписании договора не может содержаться в самом этом договоре, а должно быть согласовано в отдельном документе, подписанном сторонами собственноручно (смотрите, например, постановления АС Центрального округа от 19.01.2022 N Ф10-6305/21, Тринадцатого ААС от 27.08.2021 N 13АП-38898/20). В ряде случаев суды исходят из того, что допустимость применения факсимиле может подтверждаться сложившейся между сторонами деловой практикой (смотрите, например, постановление АС Поволжского округа от 08.11.2021 N Ф06-10419/21). Договор в письменной форме, заключаемый путем составления единого электронного документа, также должен быть подписан сторонами (п. 2 ст. 434 ГК РФ). В таком случае средством подписания договора служит электронная подпись (смотрите ст. 1 и п. 1 ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ “Об электронной подписи”, далее – Закон N 63-ФЗ). Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях, за исключением случаев, когда законодательством предусмотрено составление документа исключительно на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ). Таким образом, для использования квалифицированной электронной подписи в целях подписания договоров не требуется обязательного заключения отдельного соглашения сторон, предусматривающего соответствующую возможность. Электронный документ, подписанный простой или неквалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных законодательством или соглашением сторон (ч. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ). В случае заключения договора путем обмена документами (в том числе электронными) или иными данными требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Законом, иными правовыми актами или соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ идентификации лица, заключающего договор (абзац второй п. 1 ст. 160, п. 2 ст. 434 ГК РФ ГК РФ). Таким образом, обмен электронными копиями договора, подписанного на бумажном носителе, после чего у каждой из сторон имеется экземпляр договора, подписанный этой стороной, и электронная копия договора, подписанного второй стороной, с точки зрения ГК РФ, не являются достаточным условием для того, чтобы договор считался заключенным, поскольку в этом случае у обеих сторон договора отсутствуют доказательства того, что договор подписан второй стороной (упомянутая выше электронная копия таким подтверждением считаться не может). Однако описанный способ оформления договорных отношений не является безусловным свидетельством незаключенности договора. В соответствии с положениями п. 1 ст. 161, п. 2 и п. 3 ст. 434, п. 3 ст. 438 ГК РФ договоры могут заключаться не только путем подписания сторонами единого документа (в том числе электронного), выражающего содержание сделки, но и путем обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными, а также путем совершения одной стороной действий по исполнению условий договора, содержащихся в письменном предложении другой стороны о его заключении. Как следует из разъяснений, содержащихся в п. 65 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 N 25 “О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации”, если иное не установлено законом или договором и не следует из обычая или практики, установившейся во взаимоотношениях сторон, юридически значимое сообщение может быть направлено в том числе посредством электронной почты, факсимильной и другой связи, осуществляться в иной форме, соответствующей характеру сообщения и отношений, информация о которых содержится в таком сообщении, когда можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано (например, в форме размещения на сайте хозяйственного общества в сети Интернет информации для участников этого общества, в форме размещения на специальном стенде информации об общем собрании собственников помещений в многоквартирном доме и т.п.). При этом разъяснения, данные в п. 9 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 25.12.2018 N 49 “О некоторых вопросах применения общих положений Гражданского кодекса Российской Федерации о заключении и толковании договора” (далее – Постановление N 49), указывают на то, что при заключении договора путем обмена документами для целей признания предложения офертой не требуется наличия подписи оферента, если обстоятельства, в которых сделана оферта, позволяют достоверно установить направившее ее лицо (п. 2 ст. 434 ГК РФ). Это означает, что если, исходя их конкретных обстоятельств (в частности, например, с учетом установившейся практики взаимоотношений между сторонами), можно достоверно установить, что направленный по электронной почте документ исходит от лица, уполномоченного действовать от имени контрагента, такой документ может считаться равнозначным подписанному контрагентом. Иными словами, принципиально договор может быть заключен в том числе посредством обмена копиями и скан-копиями документов по электронной почте, если возможно достоверно установить, что соответствующее электронное сообщение исходит от стороны, заключающей договор. Кроме того, нельзя не учитывать, что независимо от наличия подобной переписки сторон о заключении между ними договора в письменной форме может свидетельствовать последующее совершение одной из сторон конклюдентных действий в ответ на письменное предложение, содержащее все существенные условия договора. Таким действием может быть, например, документально подтвержденное путем подписания товаросопроводительного документа принятие одной стороной товара, переданного ей другой стороной (смотрите п. 3 ст. 434, п. 3 ст. 438 ГК РФ, п. 13 Постановления N 49). Следовательно, в случае возникновения спора договор может быть признан заключенным даже и при обмене копиями договора в отсутствие оригинала подписанного сторонами договора. Однако перспектива такой квалификации определяется конкретными обстоятельствами (ст. 431 ГК РФ, пп. 43-46 Постановления N 49).

Рекомендуем также ознакомиться с материалом: – Вопрос: Имеет ли юридическую силу скан-копия договора, направленная по электронной почте? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2021 г.)

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Александров Алексей

Ответ прошел контроль качества

25 апреля 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:Закон не предъявляет требований к заверению переписки по электронной почте, однако такая переписка может быть заверена нотариально.

Обоснование вывода:Документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи, с использованием информационно-телекоммуникационной сети “Интернет”, документы, подписанные электронной подписью либо выполненные иным позволяющим установить достоверность документа способом, могут являться доказательствами по делу (ч. 1 ст. 71 ГПК РФ). В арбитражном процессе документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети “Интернет”, а также документы, подписанные электронной подписью, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены нормативными правовыми актами или договором (ч. 3 ст. 75 АПК РФ).Переписка по электронной почте подлежит оценке наряду с другими, в том числе косвенными, доказательствами в их взаимосвязи и совокупности (п. 9 Обзора по вопросам судебной практики, возникающим при рассмотрении дел о защите конкуренции и дел об административных правонарушениях в указанной сфере, утвержденного Президиумом Верховного Суда Российской Федерации 16.03.2016, постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 26.11.2018 N 08АП-12799/18)Для того чтобы электронная переписка была принята судом в качестве надлежащего доказательства по рассматриваемому делу, судебной практикой сформировано несколько условий.Во-первых, для придания электронной переписке статуса доказательства важно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано (п. 65 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 N 25 “О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации”), во-вторых, письма должны быть подписаны уполномоченным на то представителем (смотрите постановление Арбитражного суда Московского округа от 27.08.2018 N Ф05-11749/2018 по делу N А41-84219/2017, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.07.2017 N 09АП-25271/17). Другими словами, необходимо установить принадлежность электронных почтовых адресов соответствующим лицам, а также что именно эти лица имели полномочия на ведение соответствующей переписки.В целях установления авторства, времени и места создания электронного документа или его получения могут быть использованы нотариальные процедуры. Так, могут быть представлены в суд нотариально удостоверенные протоколы осмотра письменных доказательств, порядок производства и заверения которых предусмотрены Основами законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 N 4462-I.Таким образом, электронная переписка сторон при предоставлении в суд может быть удостоверена нотариусом. Некоторые суды указывали в своих актах на нотариальное заверение электронной переписки (постановление Арбитражного суда Московского округа от 14.10.2019 N Ф05-388/2019 по делу N А41-36852/2018, постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 27.09.2019 N Ф07-9864/2019 по делу N А56-112073/2018).В то же время некоторые суды указывают на то, что отсутствие нотариального заверения электронной переписки сторон не является основанием для признания электронной переписки недопустимым доказательством, поскольку необходимость нотариального удостоверения электронной переписки нормами АПК РФ не предусмотрена, а дополнительного подтверждения принадлежности электронного адреса такая форма заверения не предполагает (смотрите постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.07.2017 N 09АП-25271/17, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.05.2017 г. N 09АП-14971/17).Оценка таких доказательств осуществляется по общим правилам оценки доказательств наряду с иными доказательствами по делу. В то же время вопрос о признании подобных документов достоверными доказательствами и их судебной оценки может быть решен только с учетом конкретных обстоятельств дела, в том числе с учетом содержания иных доказательств по делу, возражений другой стороны о направлении соответствующих документов, и прочих обстоятельств.

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТОхотникова Нина

Контроль качества ответа:Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТПарасоцкая Елена

6 июля 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

• Новости и аналитика
• Правовые консультации
• Гражданское право

Можно ли подписать договор одной стороной на бумаге, а другой стороной электронно и считать такой договор заключенным путем обмена письмами? Если одна сторона по договору подписала документ электронно, а другая сторона, убедившись в подписании документа электронно, распечатала его и подписала на бумаге, то есть одна сторона направила оферту, а другая – совершила ее акцепт?
2. Будет ли считаться таким образом подписанный договор о подключении заключенным, если в п. 49 Правил подключения технологического присоединения газоиспользующего оборудования и объектов капитального строительства к сетям газораспределения, утвержденных постановлением Правительства РФ от 13. 2021 N 1547, указан конкретный порядок подписания договора?

10 ноября 2021

I. Договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в подлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора (п. 1 ст. 432 ГК РФ). Если договор не подлежит государственной регистрации и для его заключения не требуется передача имущества, он признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта (ст. 433 ГК РФ). В силу подп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме (за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения). Согласно п. 2 ст. 434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами абзаца второго п. 1 ст. 160 ГК РФ, согласно которому письменная форма сделки считается соблюденной также в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки, при этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ достоверного определения лица, выразившего волю. В силу п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. В соответствии с ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами. Возможность использования электронной подписи предусмотрена и п. 1 ст. 2, ст. 5, ст. 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон об электронной подписи). При этом отметим, что ст. 1 указанного закона содержит прямое указание на то, что он регулирует отношения в области использования электронных подписей и при совершении гражданско-правовых сделок. Иными словами, адресованный конкретному лицу электронный документ, содержащий все существенные условия договора, подписанный электронной подписью и позволяющий установить лицо, от которого этот документ исходит, признается офертой. Эта оферта может быть акцептована получателем, в частности, путем направления подписанного им и оформленного на бумаге ответа о принятии оферты (п. 1 ст. 438 ГК РФ). С момента получения лицом, направившим оферту, ее акцепта договор будет считаться заключенным. Кроме того, согласно п. 3 ст. 434, п. 3 ст. 438 ГК РФ письменная форма договора считается соблюденной, если в ответ на указанный в вопросе электронный документ (предложение заключить договор) его получатель совершит в срок, установленный для акцепта, действия по выполнению указанных в оферте условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.). Таким образом, использование указанного в вопросе способа для заключения договора в принципе допустимо. II. В соответствии с п. 44 Правил подключения (технологического присоединения) газоиспользующего оборудования и объектов капитального строительства к сетям газораспределения (утверждены постановлением Правительства РФ от 13 сентября 2021 г. N 1547; далее – Правила) при заключении договора о подключении в письменной форме заявитель подписывает 3 экземпляра проекта договора о подключении в течение 10 рабочих дней со дня получения подписанного исполнителем проекта договора о подключении и направляет в указанный срок 2 экземпляра исполнителю с приложением к нему документов, подтверждающих полномочия лица, подписавшего договор о подключении. В силу п. 49 Правил, если договор о подключении заключается в бумажной форме, он считается заключенным со дня поступления исполнителю подписанного заявителем экземпляра договора о подключении. В случае если договор о подключении подписывается в личном кабинете заявителя с использованием электронной цифровой подписи, он считается заключенным с момента подписания его заявителем. При этом оформление договора дополнительно на бумажном носителе не требуется. Договор о подключении может заключаться путем размещения исполнителем договора в личном кабинете заявителя и его подписания усиленной квалифицированной электронной подписью (в отношении юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и физических лиц). Договор о подключении подписывается заявителем (юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем) усиленной квалифицированной электронной подписью. Договор о подключении может быть подписан заявителем (физическим лицом) простой электронной подписью, ключ которой получен в соответствии с Правилами использования простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 января 2013 г. N 33 “Об использовании простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг”, или усиленной неквалифицированной электронной подписью физического лица, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме. Иначе говоря, Правила предусматривают возможность заключения договора как на бумажном носителе, так и в электронном виде с использованием электронной подписи. Возможность заключения договора путем подписания с одной стороны электронной подписью, а с другой собственноручной подписью на бумажном носителе Правилами напрямую не предусмотрена, однако и запрета на подобное выражение воли сторон в Правилах не содержится (п. 49 Правил лишь указывает на возможность использования электронного документооборота и требует от заявителей – юридических лиц и индивидуальных предпринимателей использовать в подобных случаях усиленную квалифицированную электронную подпись). Таким образом, заключение договора о подключении (технологическом присоединении) газоиспользующего оборудования и объектов капитального строительства к сети газораспределения с использованием указанного в вопросе способа действующему законодательству не противоречит. III. В то же время считаем необходимым обратить внимание на следующие обстоятельства. Согласно письму Минфина России от 4 декабря 2019 г. N 03-03-06/1/94297 документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Закона об электронной подписи, что подразумевает наличие электронной подписи для каждого из участников электронного взаимодействия. Федеральная налоговая служба в письме от 23 апреля 2018 г. N ЕД-4-15/7760 указала, что если составляется двусторонний (многосторонний) первичный учетный документ в электронной форме, то он должен быть подписан электронными подписями обеих (всех) сторон сделки. Замена подписи одной из сторон на собственноручную не соответствует законодательству. Из вышеизложенного можно сделать вывод, что, по мнению налоговых и финансовых органов, электронная подпись, представляющая собой цифровой код, информацию в электронной форме, имеет силу подписи, соответственно, исключительно в компьютерно-цифровой среде. Когда документ, содержащий такую подпись, распечатывается, мы получаем не распечатанный оригинал документа, а его распечатанную копию, когда подписанный электронной подписью оригинал документа остается в цифровой среде. Таким образом, когда одна из сторон договора подписывает электронный документ своей электронной подписью, а другая сторона – собственноручно, предварительно распечатав его на бумаге, такой документ не будет считаться подписанным обеими сторонами. В связи с этим у налоговых органов могут возникнуть к организации претензии, связанные с документальным подтверждением расходов, реальностью хозяйственных операций и т.п. Составленный подобным образом договор может вызвать вопросы и у других административных органов, и у суда (смотрите, например, постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 12 февраля 2019 г. N Ф03-5371/18 по делу N А73-6060/2018).

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Барсегян Артем

22 октября 2021 г.

В статье про договор для фрилансеров не написано, как «подписать» договор удаленно. Я нахожусь на Бали, а заказчик — в Мурманске. Доставка почтой нереальна, заказывать «Ди-эйч-эль» — лишние расходы денег и времени.

Что нужно прописать в договоре, чтобы потом с ним идти в суд? Опустим момент перелета Бали — Россия.

Только после просмотра фотографий с Бали и поиска дешевых билетов Москва — Денпасар смогли подготовить ответ 🌊.

По закону договор в письменной форме можно заключить, обменявшись документами по обычной почте, телеграфу, телефону или электронной почте, если понятно, что документ направила именно сторона договора.

Использование факсимильной подписи, электронной подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается, если стороны согласовали ее использование.

Поэтому вы можете заключить договор, обменявшись его подписанными сканами по электронной почте. Предварительно в договор необходимо включить пункт, что вы признаете юридическую силу такого обмена, и указать адреса электронной почты, которые будут подтверждать подписание договора уполномоченным лицом.

Включите в договор пункт про электронную подпись

Чтобы подписать договор по электронной почте, включите в него, например, такой пункт:

Настоящий Договор, дополнительные соглашения, приложения и акты к нему могут быть подписаны Сторонами путем обмена их сканированными подписанными копиями по электронной почте:

Документы, направляемые с указанных адресов Сторон, считаются подписанными простой электронной подписью — электронным адресом. Стороны подтверждают получение писем путем ответа на них с указанных адресов.

Стороны признают юридическую силу за электронными письмами и признают их равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью.

Обязательно укажите, какие электронные адреса являются простой электронной подписью и подтверждают заключение договора уполномоченным лицом.

Распечатайте, распишитесь, отсканируйте и направьте

После этого, чтобы заключить договор, распечатайте его, распишитесь, отсканируйте и направьте заказчику с того адреса электронной почты, который указан в договоре.

Заказчик же должен распечатать скан договора с вашей подписью, расписаться, отсканировать и направить вам.

Вы с заказчиком обязательно должны обменяться подписанными сканами именно с тех адресов, которые указаны в договоре. Иначе впоследствии договор могут признать незаключенным.

Совет

Если чувствуете, что клиент проблемный, лучше согласуйте расходы на обмен бумажными подписанными оригиналами через «Ди-эйч-эль» или любую другую курьерскую службу, чтобы наверняка. Хотя, конечно, никто не застрахован, что проблемный клиент не начнет доказывать в суде, что синяя подпись и печать вовсе не его.

Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.

Я фрилансер, оказываю услуги заказчикам из других городов. Хочу перейти на электронный документооборот, чтобы делать все дистанционно: каждый раз отправлять договор почтой не очень удобно, плюс это дополнительные расходы.

Я купил электронную подпись, но не у всех заказчиков она тоже есть. Как быть в этом случае? я со своей стороны подписывать документ электронной подписью, а заказчик — другим способом?

Письменные договоры обязательно должны подписать обе стороны. Подпись можно поставить любым способом, но так, чтобы можно было достоверно и однозначно определить подписанта.

Чтобы в будущем не было споров, состоялась сделка или нет, порядок дистанционного заключения договора нужно прописать в самом договоре. Отдельно надо согласовать электронную подпись и электронный обмен документами, если вы их используете.

Как заключают договоры дистанционно

Судя по вашему вопросу, раньше вы заключали письменный договор самым распространенным способом — составляли документ, который подписывала каждая из сторон, и отправляли бумажные оригиналы друг другу по почте. Но этот способ не единственный.

Договор можно заключить, обменявшись письмами, телеграммами или электронными документами. Стандартный бумажный экземпляр при этом оформлять не нужно.

Электронный документ с электронными подписями, то есть текстовый файл с информацией об ЭП, — это тоже письменный договор. Но чтобы он считался заключенным, нужно выполнить два условия:

• Содержание договора можно воспроизвести в неизменном виде на материальном носителе. То есть электронный документ и его содержание не меняли и не дополняли после подписания.
• По подписи, ее аналогу или способу обмена документами можно точно установить, кто заключил сделку.

Чтобы дистанционно заключить договор, необязательно пользоваться услугами Почты России или подписывать договор электронной подписью. Вот как, например, можно это сделать:

• Стороны договариваются, как они будут обмениваться документами и идентифицировать друг друга. Идентификаторами могут быть электронные адреса, с которых будут отправлять документы, или реквизиты аккаунтов в мессенджере — привязанные к аккаунтам номера телефона.
• Одна из сторон составляет проект договора и направляет его контрагенту по электронной почте или через мессенджер.
• Контрагент распечатывает, подписывает договор, сканирует его, преобразуя в электронный формат, и направляет другой стороне. самое ответно делает вторая сторона. Договор заключен — обе стороны его подписали.

Чтобы эта схема стала рабочей, в договоре нужно подробно описать:

• Способ подписания. Если подпись электронная, еще нужно уточнить ее вид: простая, неквалифицированная или квалифицированная. Печать — необязательный реквизит, ее ставят только по желанию.
• Порядок электронного обмена документами: по электронной почте, через мессенджер или другое приложение.
• Электронные адреса или аккаунты, с которых будут приходить письма и сообщения, и будет считаться, что их отправила сторона договора.

Еще в тексте договора пишут, что если документы приходят в согласованном порядке, то стороны их безоговорочно признают. Например, в договоре указано, что стороны будут обмениваться документами по электронной почте. Исполнитель отправил акт выполненных работ электронно, заказчик получил его на свою почту и на этом основании оплатил работы. От исполнителя никакие документы больше не нужны — он прислал акт в согласованном порядке.

Как можно подписать договор, который заключили дистанционно

Договор можно подписать такими способами:

• письменно от руки — ручкой;
• электронной подписью любого вида.

Договор будет считаться подписанным, если по подписи можно достоверно определить, кто его подписал.

Закон не обязывает подписывать договор одинаковым способом. Стороны могут сами выбрать, как подписать документ, но этот способ нужно указать в договоре. Одна сторона может использовать, например, электронную подпись, а другая — собственноручную. Или одна ставит факсимиле, а вторая — ЭП.

Вы можете предложить своим заказчикам обмениваться скан-копиями документов через электронную почту и каждой стороне подписывать документы удобным для себя способом. Тогда подписывать и направлять друг другу бумажные оригиналы документов не понадобится.