Основные этапы перехода на эдо
- Первый шаг — это отбор документов и бизнес-процессов (1-2 недели).
Первоначально стоит выбрать приоритетные потоки документов для перевода на ЭДО и группы контрагентов, с которыми нужно начать работу в первую очередь. Как правило, это документы, с которыми связано больше всего временных и финансовых затрат.
Нужно заключить договор с оператором и подписать план проекта с основными контрольными точками и этапами запуска ЭДО, которые вы хотите контролировать.
- Второй шаг — выбор интеграционного решения (от 1 недели).
После того, как документы выбраны, нужно определиться с интеграционным решением. Стандартный модуль или коннектор можно реализовать за одну неделю, интеграция собственного решения на основе API потребует более длительных сроков.
Как правило, компании хотят работать из своей привычной среды и отправлять документы прямо из модуля 1С. После того, как интеграция налажена и бухгалтерия или административный отдел может отправлять документы, самое время перейти к подключению контрагентов.
- Третий шаг — подключение контрагентов.
Прежде чем перейти к массовой работе с контрагентами, стоит протестировать систему на нескольких лояльных партнерах, оговорить сроки, оповестить и подключить контрагентов.
Чтобы проверить, подключен ли конкретный контрагент к системе Диадок, можно вбить ИНН компании в систему и проверить, активна ли она в ней. Массовый анализ контрагентов можно проводить с помощью списка ИНН, загруженного в Excel.
Часто компании думают, что, если они подключили к Диадоку 5-10 % своих контрагентов, задача выполнена и темпы подключения будут сохраняться. Чтобы контролировать процесс, лучше сформировать план подключения контрагентов и определить ответственных за проект перехода на ЭДО.
- Четвертый шаг — измерение результата.
После подключения ЭДО полезно отслеживать, насколько быстрее отправляются документы, как меняется структура затрат на обработку документов, снижается ли нагрузка на бухгалтерию и повысилась ли лояльность клиентов.
Автоматизация документооборота
В последние годы пользователи автоматизируют и переводят в электронный вид все новые типы документов: спецификации, внутренние акты, групповые документы, нестандартные документы на согласование услуг. Часто это те документы, по которым компания несет самые большие затраты на документооборот.
Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании или отрасли, если он не регламентируется налоговой, — например, реестр оказанных услуг для авиаотрасли, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.
Просто перевести документ в электронный вид можно в базовом функционале Диадока. Любой тип документа, который разрешено отправлять в электронном виде, можно отправлять в PDF или неструктурированном формате.
Чтобы автоматизировать загрузку документов в учетную систему, не перебивая данные вручную, можно создавать особые типы документов прямо в Диадоке по требованиям клиента. Если документ создан в XML и его невозможно прочитать, можно создать визуальную форму, которая позволит распознавать документ, и работать с ним в привычном виде.
Примеры нестандартных документов в ЭДО:
- экспедиторская/складская расписка
- МХ1, МХ3
- КС-2, КС-3
- заказ на работу
- заявка на проведение ремонта/услуг
- спецификация
- М15 — накладная на отпуск/передачу материалов
- реестр (актов, расходов, услуг)
- смета, ценовой лист
- протокол разногласий
- претензия
- отчет поставщика/партнера/агента
Кастомизированные документы облегчают поиск по типу документу, устраняют ошибки ручного ввода, ускоряют процесс документооборота, позволяют подгружать дополнительные данные в учетную систему и снижают нагрузку на сотрудников, которые вбивают данные в документ.
Не затрагивая структуру документа, на печатную форму можно добавить информацию о смене тарифа или адреса офиса, логотип, номер договора, имиджевую и промоинформацию, штрих-код, сроки поставки, маркировки, перевод на иностранный язык. Эти данные можно переводить в кастомную печатную форму и добавлять к печатному виду документов. Например, перевод печатной формы на английский язык можно сделать в печатной форме, не затрагивая структуру документа.
Примеры реализации кастомных веб-форм:
- срок оплаты, изменения тарифов;
- формализованные документы, для которых нет закрепленных законодательно XML-форматов (TTH, КС-2);
- штрих-код для ведения домашнего архива;
- специфические документы, которые используются в организациях по утвержденной форме (группа компаний);
- двухтитульные документы (договор, дополнительное соглашение).
Документы, которые можно передавать через эдо
- счета-фактуры и УПД, формат и порядок обмена которыми утверждены ФНС и Минфином;
- акты и ТОРГ-12, форматы которых рекомендованы ФНС и подходят для представления в контролирующие органы;
- любые другие документы, подписанные электронной подписью, для которых нет утвержденного или рекомендованного ФНС формата.
Наиболее популярные документы, с которыми работают клиенты в электронном виде:
Как правило, сначала компании переводят в электронный вид первичные документы и счета-фактуры. Со счетами-фактурами связан вычет НДС, поэтому на них контролирующие органы обращают особое внимание. Поэтому важно обеспечить юридическую силу этого документа.
Порядок передачи счетов-фактур и других документов регламентируется Приказом Минфина РФ от 10.11.2021 № 174Н.
Как выглядит документ в диадоке?
Документ в Диадоке не отличается от привычного печатного формата, но дополнен синей печатью оператора ЭДО. Также оператор фиксирует статус документов, подписантов, время подписания, действительность подписи на момент подписания документа и нумерует страницы. Это позволяет комфортно визуально работать с документом, чтобы смена формата с бумажного на электронный не чувствовалась.
Обменивайтесь электронными документами с контрагентами в 1с:документообороте
Отправляйте и получайте юридически значимые электронные документы прямо в 1С:Документообороте. Для организации безбумажного документооборота с контрагентами достаточно подключиться к сервису 1С-ЭДО и настроить обмен электронными документами.
Настроить обмен с контрагентами несложно. Для этого:
- добавляем сертификат электронной подписи (ЭП);
- включаем возможность обмена электронными документами в настройках;
- создаем профиль настроек ЭДО;
- создаем настройки для контрагентов и приглашаем их к обмену;
- получаем и отравляем электронные документы.
Перед началом использования ЭП при обмене электронными документами с контрагентами нужно установить сертификат ЭП в общих настройках программы (Настройка и администрирование — Настройка программы — Общие настройки).
В настройках электронной подписи и шифрования добавляем сертификат из установленных на компьютере.
Если сертификата нет, то отправляем заявление на выпуск нового сертификата, используя сервис 1С:Подпись.
Подробную инструкцию о настройке ЭП и добавлении сертификатов можно посмотреть на портале ИТС.
Затем включаем возможность обмена электронными документами с контрагентами. Для этого переходим в меню Настройка и Администрирование — Настройки программы — Обмен данными.
В этом разделе включаем флажок «Использовать обмен электронными документами».
Теперь можно настроить параметры обмена электронными документами по ссылке Настроить. В настройках обмена создаем профиль ЭДО с помощью помощника подключения к сервису 1С-ЭДО.
На первом шаге помощника укажем логин и пароль для доступа к сайту поддержки пользователей.
Подробная информация о том, как можно получить логин и пароль пользователя, смотрите в разделе методической поддержки на сайте ecpexpert.ru.
На втором шаге в помощнике выбираем организацию, сертификат, указываем оператора электронного документооборота. Также вводим электронный адрес для уведомлений, заполняем наименование учетной записи и ее назначение. Соглашаемся с условиями использования сервиса и заканчиваем подключение по кнопке «Готово».
Далее откроется карточка созданного профиля и при ее сохранении 1С:ДО предложит подключить нового контрагента к обмену.
Для каждого контрагента, с которым ведется обмен электронными документами, нужно создать свою настройку ЭДО, где будут указаны индивидуальные параметры взаимодействия сторон.
Создать эти настройки можно в разделе Настройка и администрирование — Настройки ЭДО. Создим настройку, выберем профиль настроек ЭДО и нужного нам контрагента. Вы можете самостоятельно сформировать список документов для электронного обмена для каждого контрагента.
Сохраняем настройку и отправляем приглашение контрагенту. А если вы знаете идентификатор участника ЭДО контрагента — можно указать его. Тогда приглашение будет сформировано автоматически.
Чтобы получить новые приглашения от других контрагентов и актуализировать статусы участников обмена, перейдем в раздел Настройка и администрирование и используем команду «Отправить и получить электронные документы». Откроется раздел Настройки ЭДО, в котором можно принять или отклонить новые приглашения.
Когда контрагент подключится к обмену электронными документами, на основании Настройки ЭДО сформируем файл Соглашения об обмене электронными документами и подпишем его с двух сторон электронными подписями. Соглашение можно сформировать из команды Ещё — Сформировать соглашение по шаблону.
Таким образом в несколько шагов мы подключили возможность обмениваться электронными документами прямо в 1С:Документообороте.
Теперь по ЭДО вы можете отправлять и получать как формализованные документы (накладные, акты выполненных работ и счета-фактуры), так и неформализованные документы (письма, договоры, заявки, доверенности и др. корреспонденцию).
В 1С:Документообороте работа с электронными документами отображается в списке Внутренние документы. При этом документы, поступившие по ЭДО, в списке отмечены специальной иконкой.
В зависимости от статуса ЭДО иконка принимает разные цветовые значения:
- зеленая — с документом все в порядке: он сформирован, отправлен или получен и принят;
- красная — документ отклонен или запрошено исправление;
- черная — новый документ поступил по ЭДО и требует проверки.
Работа как с формализованными, так и произвольными документами ведется непосредственно в их карточках.
При подключении сервиса 1С-ЭДО в 1С:Документообороте вам будут доступны следующие возможности:
- создание электронных документов на основании документов 1С:ДО и наоборот;
- утверждение, подписание, отклонение электронных документов средствами 1С:ДО;
- обмен формализованными и неформализованными электронными документами через операторов ЭДО;
- подписание документов с помощью ЭП;
- изменение состояния электронного документа при прохождении процессов в 1С:ДО.
Благодаря ЭДО работа с документами становится быстрее и эффективнее.
Подробнее о настройке ЭДО в 1С:Документообоороте на портале ИТС.
Принципы работы в диадоке
Диадок – это облачный сервис ЭДО, который позволяет компаниям обмениваться документами, согласовывать их и подписывать квалифицированной электронной подписью.
Клиенту достаточно получить доступ к документам из браузера или мобильного приложения, создать документ и подписать его. Дополнительных соглашений о переходе на электронный документооборот не требуется.
Когда документ подписан, он отправляется оператору ЭДО. Оператор фиксирует статусы и создает технологические файлы и протоколы для каждого документа.
После того, как оператор зафиксировал факт получения документа, последний поступает к контрагенту. Контрагент в свою очередь может либо подписать документ, либо запросить уточнение, либо отказать в подписании документа. Документ можно аннулировать и заменить или создать корректировочный документ и привязать его к неверному. Обе стороны мгновенно получают смену статуса документа — за 3-6 секунд.
Система электронного документооборота в Диадоке позволяет настроить интеграцию, чтобы создать привычный интерфейс и работать в знакомой учетной или биллинговой системе, например, в 1С, Oracle, SAP. Интеграция позволяет сделать так, что полученные документы автоматически отражаются, например, в 1С.
Система позволяет воссоздать иерархию обработки документов, которая уже существует в компании, в электронном виде. Это значит, что можно сохранить бизнес-процессы, которые налажены в компании, иерархию обработки документов с существующими филиалами и подразделениями и ограничением прав доступа.