Что такое ЭЦП и для чего она нужна в РК

Как сделать неквалифицированный сертификат ключа электронной подписи

В настоящее время существует большое число компаний по обеспечению сохранности информации, имеющих аккредитацию удостоверяющего центра и позволяющих оформить заявку и получить сертификат электронной подписи.

Заявку можно подать, используя сеть Интернет или обращаясь непосредственно в соответствующий удостоверяющий центр.

Для получения сертификата необходимо представить в центр ряд документов. Но некоторые компании заключают договор без необходимости личного присутствия.

Однако для получения квалифицированного сертификата необходимо представить копии и оригиналы документов и заключить договор, а для получения усиленного неквалифицированного сертификата можно заключить договор в онлайн режиме.

В последнем случае копии документов отправляются в центр по каналу телекоммуникационной связи вместе с заявлением на получение сертификата и квитанцией оплаченных услуг. После проверки данных формируются ключи ЭЦП, создается сертификат, а его данные вносятся в реестр учета.

Получение квалифицированного сертификата в основном необходимо для государственных учреждений или юридических лиц, поэтому заключение такого договора требует более тщательной подготовки и присутствие в Удостоверяющем центре.

Рассмотрим ситуацию, при которой лицо оценило все плюсы этого инструмента и принято решение получить ЭЦП. А значит, возник вопрос: что нужно для этого сделать? Поговорим об этом более детально.

Чтобы получить электронную цифровую подпись, нужно пройти несколько важных ступеней:

• Определиться с видом подписи;
• Выбрать удостоверяющий центр;
• Заполнить заявку;
• Оплатить выставленный счет;
• Собрать необходимый пакет документации;
• Получить ЭЦП.

Теперь каждый шаг обсудим подробно.

Шаг 1. Выберите вид подписи, который максимально вам подходит.

За последний период времени увеличилось количество тех, кто хочет получить усиленную электронную подпись. Это объясняется тем, что она может подтвердить не только личность отправившего документ, но и является защищенной по максимуму. По мнению ряда экспертов, простые ЭЦП в скором времени прекратят свое существование полностью.

Представим в виде таблицы, в каких сферах применяются различные виды подписей.

Шаг 2.Выбираем удостоверяющий центр.

Если ЭЦП нужно получить, чтобы сдавать отчеты, выбирайте квалифицированную, если же просто вести документооборот, то простую.

Уточним, что УЦ является юрлицом, цель работы которого – формирование и выдача ЭЦП.

Кроме этого, УЦ осуществляет следующую деятельность:

• Подтверждает, что подпись достоверна;
• При необходимости блокирует ЭЦП;
• Является посредником, если вдруг возникает конфликтная ситуация;
• Оказывает техническую поддержку;
• Предоставляет необходимое ПО клиентам.

В РФ около 100 УЦ. Лучше выбрать тот, который подходит по вашему месторасположению и возможностям. Предварительно можно уточнить, есть ли таковые в вашем городе. Сделать это просто: достаточно просмотреть информацию на официальном сайте.

Шаг 3. Оформляем заявку.

Для этого либо посещаем офис центра, либо заполняем ее в режиме онлайн. Удаленный способ позволяет избежать личного посещения УЦ, то есть сэкономить некоторое количество времени.

Как только отправка заявки будет завершена, с клиентом связывается специалист УЦ, чтобы уточнить указанные в ней данные. Ему можно задать вопросы и получить консультацию.

Шаг 4. Оплачиваем.

Оплатить услугу придется заранее. Как только заявка будет принята, все детали согласованы, клиенту выставляется счет. Стоимость может варьироваться, так как она зависит от региона, где проживает клиент, от самой компании и от того, какую ЭЦП вы хотите получить.

Причем разброс цен довольно большой – от 1500 до 8000 рублей.

Чтобы иметь возможность подписывать документы электронной подписью, необходимо иметь:

• ключ ЭП (так называемый закрытый ключ) – с его помощью создается электронная подпись для документа;
• сертификат ключа проверки ЭП (открытый ключ ЭП) – с его помощью проверяется подлинность электронной подписи, т.е. подтверждается принадлежность ЭП определенному лицу.

Организации, которые осуществляют функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки ЭП, а также ряд иных функций, называются удостоверяющими центрами.

В процессе создания сертификата ключа проверки ЭП каждому пользователю генерируются ключ ЭП и ключ проверки ЭП. Оба этих ключа хранятся в файлах. Для того чтобы никто, кроме владельца подписи, не мог воспользоваться ключом ЭП, его обычно записывают на защищенный ключевой носитель (как правило, совместно с ключом проверки электронной подписи).

Защищенные ключевые носители изготавливаются различными производителями и обычно внешне напоминают флэш-карту. Именно обеспечение пользователем конфиденциальности своего ключа ЭП гарантирует отсутствие возможности у злоумышленников подписать документ от имени владельца сертификата.

Для обеспечения конфиденциальности ключа ЭП необходимо выполнять рекомендации по хранению и использованию ключа ЭП, содержащиеся в документации, как правило, выдаваемой пользователям в удостоверяющем центре, – и вы будете защищены от неправомерных действий, совершаемых с ключом электронной подписи от вашего имени.

Сертификат ключа проверки ЭП содержит всю необходимую информацию для проверки электронной подписи. Данные сертификата открыты и публичны. Обычно сертификаты хранятся в хранилище операционной системы в изготовившем его удостоверяющем центре бессрочно (точно так же, как и нотариус хранит всю необходимую информацию о человеке, выполнившем у него нотариальное действие).

В соответствии с положениями Закона № 63-ФЗ удостоверяющий центр, изготовивший сертификат ключа проверки электронной подписи, обязан предоставлять безвозмездно любому лицу по его обращению информацию, содержащуюся в реестре сертификатов, в т.ч. информацию об аннулировании сертификата ключа проверки электронной подписи.

Пакет документов для получения электронной подписи различается для юридических и физических лиц. Но общий порядок действий одинаков:

1. Определите, для чего нужна подпись: тип подписи отличается в зависимости от сферы применения. Основные сферы использования мы описали выше.
2. Заполните заявку на выпуск сертификата электронной подписи в удостоверяющем центре (УЦ).
3. Оплатите стоимость выбранного сертификата, подготовьте и отправьте специалисту УЦ нужный комплект документов.
4. Придите в УЦ, чтобы получить сертификат.

Получить электронную подпись

В современной системе ведения дел Заказчики и Поставщики, являющиеся фигурантами участия системы электронных торгов, совершают определенные действия, которые связаны с организационными мероприятиями и самим проведением процедуры торгов, а также участием в них. При этом все действия совершаются в удаленном режиме.

Понятно, что в этом случае обязательно должна быть определенная системы защиты от воздействий злоумышленников и при этом немаловажной составляющей является юридическая составляющая процедуры. Именно для этих целей существует Электронная Цифровая Подпись (ЭЦП). С 1 июля 2013 года ее именуют просто – Электронная подпись.

Следует понимать, что любой подписанный с использованием графических символов документ, и отправленный в электронном виде достаточно легко подделать, что делает по сути обычную подпись совершенно бессмысленной. Именно поэтому был создан ключ цифровой подписи, который представляет собой полный аналог обычной подписи, что мы оставляем на бумаге, но выполнен этот ключ с использованием математических преобразований, что  касаются содержимого документа.

ЭЦП — что это такое простыми словами

ЭЦП — электронный аналог собственноручной подписи (а в некоторых случаях и печати предприятия), подтверждающий авторство, полноту и целостность документа. Закон «Об ЭЦП» от 06.04.2011 № 63-ФЗ, регламентирующий алгоритм получения и использования ЭЦП, указывает на 2 ее вида: простую и усиленную.

Простая ЭЦП – набор символов и паролей, известный конкретному человеку. Использовать ее могут физлица, например в онлайн-банках или при электронном документообороте на портале госуслуг, а также сотрудники предприятия, визируя кадровые или распорядительные документы.

Подробности — в материале «Как сделать простую электронную подпись?».

Всем известно, что любой документ подписывает лицо, у которого есть такие полномочия. Делается это для того, чтобы придать документу юридическую силу. Благодаря современным технологиям, весь документооборот переходит в электронный вид. Причем это оказалось чрезвычайно удобным!

Что же такое ЭЦП простым языком?

Хранят ее обычно на флеш-накопителе.

Преимущества:

1. Упрощает и ускоряет процесс обмена данными (когда ведется сотрудничество с зарубежными компаниями);
2. Сокращение расходов, связанных с документооборотом;
3. Повышение уровня безопасности для информации, носящей коммерческий характер.

Термины, связанные с ЭЦП

С этим понятием тесно связаны два других: ключ и сертификат электронной подписи. Сертификат подтверждает, что ЭП принадлежит конкретному лицу. Он бывает усиленным и обычным. Усиленный сертификат выдается либо удостоверяющим центром, либо ФСБ.

Ключ – это символы, находящиеся в последовательности. Обычно они используются парой. Первый – это сама подпись, другой подтверждает, что она подлинная. Для подписи каждого вновь создаваемого документа, формируется новый ключ.

Немного истории

Первые ЭП стали использоваться в России в 1994 году. А закон о регулировании их применения был принят в 2002. Он был крайне расплывчатым и неоднозначно толковал терминологию. Вопрос получения подписи также в нем практически не освещался.

Начиная с 2011 года на электронный документооборот перешли государственные структуры. А все должностные лица получили ЭЦП.

В 2012 году этот процесс приобрел глобальные масштабы и благодаря этому, мы сейчас можем стать обладателями универсальных современных подписей.

Как сделать неквалифицированный сертификат ключа электронной подписи

О различии и сходстве неквалифицированной и квалифицированной подписей читайте в нашем материале «Чем отличаются два основных типа электронных подписей».

Самостоятельно создать ЭЦП с квалифицированным сертификатом не получится. Квалифицированный сертификат выдается только аккредитованными удостоверяющими центрами. Поэтому для его получения придется обратиться в один из таких центров с заявлением на выдачу сертификата.

Подробнее узнать о назначении квалифицированной подписи и порядке ее получения вы можете в нашей статье «Усиленная квалифицированная электронная подпись – что это такое?».

Документы для ЭЦП

При сборе документов важным нюансом является следующий: ЭЦП нужна для физического лица, ЭЦП для юридического лица либо для ИП. Поэтому характеризовать документацию будем по отдельности.

Для получения подписи физлица должны собрать следующий набор документации:

• Заполненный бланк заявления;
• Паспорт с ксерокопией;
• ИНН;
• СНИЛС;
• Квитанцию, подтверждающую оплату счета.

Если у получателя есть доверенное лицо, подачей документов может заняться оно. Единственно, нужна доверенность на совершение таких действий.

Юрлицам нужно подготовить:

• Заполненное заявление;
• Свид-во ОГРН;
• Свид-во ИНН;
• Выписку из ЕГРЮЛ (не просроченную);
• Паспорт с копией того лица, которое будет использовать ЭЦП;
• Квитанцию об оплате;
• СНИЛС лица, которое будет использовать ЭЦП;
• Если подпись будет использовать директор, нужно предоставить приказ, на основании которого он занимает эту должность;
• Для других сотрудников нужны доверенности, чтобы они могли использовать ЭЦП.

ИП предоставляют:

• Заполненное заявление;
• Свид-во ОГРНИП;
• Свид-во ИНН;
• Выписку из реестра предпринимателей, которой не более 6 месяцев (можно копию);
• Квитанцию, которая подтвердит оплату.

Если заявка была подана удаленно, нужные документы направляют в УЦ по почте, если лично – то вместе с заявкой.

Электронный документооборот имеет массу преимуществ по сравнению с бумажным вариантом.

Главные преимущества, это:

• Быстрая доставка документов.
• Сокращение издержек на подготовку и отправку документов.
• Ускорение бизнес-процессов.
• Гарантии, что документ не затеряется на почте.
• Возможность автоматизации обработки документации.

Электронные документы передаются между контрагентами практически моментально, ведь в основном задействуется электронная почта.

Организации намного быстрее обрабатывают электронные документы, соответственно в кратчайшие сроки получают деньги и имеют возможность увеличить заработок за счёт снижения временных затрат на подготовку и доставку документов.

Если организация постоянно сталкивается с большим потоком документов, то электронный документооборот позволяет автоматизировать большинство процессов по обработке договоров, актов, отчётов и др.

Применение электронной документации для сдачи отчётности упрощает жизнь компаний и предпринимателей. Нет необходимости лично ехать в контролирующую инстанцию – можно просто отправить документ через специальное ПО или электронной почтой.

Электронная подпись упрощает ряд процедур связанных с документооборотом. Поэтому её уже активно используют в бизнесе и в государственных органах. Среди граждан она пока не пользуется популярностью. В основном из-за слабой осведомлённости людей о доступности и возможности использования такой подписи.

Чтобы организовать обмен электронными документами между организациями, необходимо выполнить следующие действия:

• определить цели и специфику документооборота между вашей и другой организацией. Это должно быть оформлено в виде соглашения или договора, в котором определяются и регламентируются операции и состав документов с электронной подписью, передаваемых в электронном виде (такие типовые договоры подписывают, например, банки с клиентами, разрешая пользоваться системой клиент-банк);
• совершить обмен сертификатами ключей проверки ЭП лиц, документы за подписью которых будут передаваться между организациями. Понятно, что получить такие сертификаты партнеры могут не только друг от друга, но и от удостоверяющего центра, осуществившего выпуск данных сертификатов;
• выпустить внутренние инструкции, регламентирующие порядок передачи и приема электронных документов другой организации, включая порядок проверки электронной подписи полученных документов и действия в случае выявления факта внесения изменений в документ после подписания его электронной подписью.

Для изготовления ключей электронной подписи и сертификатов ключей проверки ЭП пользователи должны предоставить в удостоверяющий центр заявительные документы, документацию, подтверждающую достоверность информации, подлежащую включению в сертификат ключа проверки ЭП, а также соответствующие доверенности.

Для обеспечения должного уровня идентификации пользователя процедура получения сертификатов ключей проверки ЭП требует личного присутствия его владельца.

Правда, есть и исключения. Например, сегодня для сотрудников государственных и бюджетных организаций, а также работников органов исполнительной власти города Москвы удостоверяющим центром ОАО «Электронная Москва» разработана система массовой выдачи сертификатов ключей проверки электронной подписи (СКПЭП), которая при сохранении высокого уровня достоверности идентификации пользователя позволяет сделать необязательным посещение удостоверяющего центра каждым сотрудником лично, что существенно сокращает денежные и временные затраты организации по сравнению с выдачей СКПЭП, организованной по традиционной схеме.

Продление сертификата ЭЦП

Срок сертификатов ЭЦП, выдаваемых удостоверяющими центрами, ограничен и составляет 12 месяцев (год) независимо от того, квалифицированный сертификат или неквалифицированный. Некоторые крупные аккредитованные центры могут оформить сертификат на 15 месяцев. Но не более. Как только установленный срок сертификата истечет, электронная подпись станет недействительной.

Если планируется применять электронную подпись после окончания установленного срока сертификата, то необходимо подать заявление на продление срока его действия в удостоверяющий центр, выдавший этот сертификат, оформить допсоглашение и оплатить выставленный центром счет.

Электронная подпись для физических лиц

Для физлиц есть 2 типа подписей: квалифицированная и неквалифицированная. Процедура получения, если сравнивать с юрлицами, гораздо проще.

Частные лица обычно используют ЭП, чтобы подписывать некоторые бумаги.

Сейчас для ее применения разработаны такие системы, как:

• Единый портал государственных услуг;
• Сеть ЕСИА, для получения различных сведений.

Для ЕСИА достаточно простого типа ЭП, а вот для портала госуслуг используется квалифицированная.

Чтобы получить ЭЦП, гражданин также обращается в УЦ, со всеми документами и заявлением. Также при себе нужно иметь флеш-накопитель, на который запишут закрытую часть ключа, известную только владельцу.

Процедура выглядит так:

• Обратиться в УЦ за сертификатом и чтобы получить ключ ЭЦП;
• Подобрать пароль;
• Заполнение бланков для получения ключей;
• Подача всех документов;
• Получение сертификата на ключи.

Алгоритм получения практически не отличается от получения подписи физлицом. Точно так же выбирается УЦ, собираются все нужные документы, оплачивается выставленный счет. Единственное, не нужно забывать, что выписка из ЕГРЮЛ должна быть получена вовремя, так как процесс ее подготовки занимает около 5 дней.

ЭЦП обладает равной юридической силой с обычной подписью в бумажном варианте документа, в том случае если она наносилась без нарушений. Если же были выявлены отклонения, документ силы не имеет. Государство регулирует процесс использования ЭЦП Федеральным законодательством.

В деловом документообороте сегодня используются два равнозначных понятия – электронная и цифровая электронная подпись. Смена терминологии произошла по причине отмены федерального закона «Об ЭЦП» и вступления в силу аналогичного акта «Об ЭП».

Еще статья 3 «Правовой режим использования электронной подписи» первого из названных актов установила, что ЭЦП по своей юридической силе равнозначна собственной личной подписи при следовании некоторым правилам, а именно:

• при использовании не нарушается законодательство;
• подтверждена подлинность ЭЦП;
• закрытый личный ключ ЭЦП (набор символов, использующийся для создания электронных подписей) принадлежит подписанту;
• сроковый сертификат ключа действовал в момент заверки документа.

Статья 6 действующего профильного закона установила аналогичные правила с оговоркой, что законодательством может предписываться существование отдельных документов исключительно в бумажном виде. Это, к примеру:

• общегражданский паспорт;
• свидетельства, выданные органами регистрации актов гражданского состояния: о рождении, смерти, изменении личного имени;
• нотариально удостоверенные документы;
• вексель.

Стоит напомнить, что гражданское и хозяйственное право регулируют отношения исходя из принципа: разрешено все, что не запрещено. Поэтому создание оцифрованных документов и использование электронной цифровой подписи возможно относительно всех документов, издателем которых является частное лицо – физическое или юридическое.

И наоборот: документы, подписанные простой либо усиленной неквалифицированной подписью приравниваются к лично подписанным бумажным только тогда, когда это прямо установили:

• федеральный закон или подзаконный правовой акт;
• письменное соглашение об использовании электронной подписи участников электронного документооборота.

Таким образом, только квалифицированная электронная подпись признается равной личной подписи на бумажном носителе во всех случаях, когда допускается создание электронного документа.

Перевыпуск сертификата ЭЦП

Иногда возникают ситуации, когда владелец электронной подписи теряет USB-носитель, меняет свои личные или юридические реквизиты или же законодательство вносит изменения в требования к электронным подписям. В таких случаях понадобится перевыпуск сертификата. В большинстве случаев эта услуга предоставляется удостоверяющими центрами на платной основе.

В случае перевыпуска сертификата ЭЦП просто обновить его не получится — придется устанавливать заново. Для установки нового сертификата понадобится программа КриптоПро CSP, находящаяся в меню «Пуск» — «Настройки» — «Панель управления». В этой программе на вкладке «Сервис» установить новый сертификат можно либо через кнопку «Просмотреть сертификаты в контейнере…», либо через кнопку «Установить личный сертификат…».

Хеш-функция: зачем нужна

Она обладает повышенной чувствительностью к разного рода искажениям документа, если изменится хотя бы один знак в первоначальном документе, исказится большая часть знаков хеш-значения.

Хеш-функция устроена так, что по ее значению исходный документ восстановить невозможно, также нельзя найти 2 разных электронных документа, у которых одно и то же хеш-значение.

Для формирования ЭЦП отправитель вычисляет хеш-функцию документа и шифрует ее при помощи секретного ключа.

Говоря простыми словами, она предназначена для упрощения обмена данными между пользователями. Это ключевой инструмент по защите данных.

Подписываемый файл проходит процедуру хеширования. А получатель сможет удостовериться в подлинности документа.

Как удалить старые сертификаты ЭЦП

Удалить старые сертификаты ЭЦП будет намного проще, чем установить или обновить новые. Для этого нужно зайти в программу «Сертификаты» через меню «Пуск» — «Программы» — «Крипто-Про», открыть подпапку «Личное», выбрать старый сертификат, нажать правой клавишей мыши и из появившегося меню выбрать функцию «Удалить». Сертификат будет удален.

Но специалисты не рекомендуют этого делать, так как устаревшие сертификаты могут понадобиться для просмотра ранее подписанных документов и отчетов. Например, при удалении старых сертификатов просмотреть отчеты и письма, переданные с их помощью через ТКС, уже будет нельзя. И придется обращаться в аккредитованные центры с просьбой предоставить удаленные сертификаты.

Чтобы старые сертификаты сохранились в электронном виде, но и не появлялись в списке действующих сертификатов, достаточно вместо удаления сертификата открыть его двойным щелчком левой клавиши мыши и в появившемся окне на вкладке «Состав» нажать на кнопку «Свойства». В новом окошке переставить точечку на «Разрешить только следующие назначения» и убрать галочку «Проверка подлинности клиента». Таким образом старый сертификат сохранится, но и мешать при использовании действующих сертификатов уже не будет.

Срок действия ЭЦП

ЭЦП действительна в течение 12 месяцев, с того дня, когда она была получена. Как только этот срок заканчивается, ее продлевают либо получают другую.

Подведем итоги. Использование ЭЦП наибольшую выгоду приносит крупным компаниям и предприятиям. Благодаря ей удешевляется документооборот, открываются широкие горизонты для бизнеса.

Простым гражданам обладать ею также выгодно. Не нужно стоять в очередях, заказывать гос. услуги можно не выходя из дома. ЭЦП – современный, удобный и выгодный инструмент.

Как долго надо хранить сертификат ЭЦП

Нужно ли владельцу электронной подписи хранить сертификаты ЭЦП после истечения срока их действия? Да, желательно сохранить их у себя в электронном или бумажном виде, так как они могут пригодиться в любой момент для подтверждения юридической значимости ранее подписанных с помощью них документов. При определении срока хранения сертификата ЭЦП можно ориентироваться на установленные законодательством сроки хранения документов в бумажном виде. Ознакомиться с ними вы можете в нашей статье «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

Но еще раз напомним, что это лишь рекомендация для владельцев ЭЦП. Обязанность хранить сертификаты законодательно закреплена за выдавшими их аккредитованными удостоверяющими центрами (п. 1 ст. 15 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Период хранения выданных сертификатов ограничен только сроком деятельности аккредитованного центра.

В будущем планируется перевести хранение всех выданных сертификатов под контроль единой государственной базы, чтобы минимизировать риск их утери в случае прекращения деятельности аккредитованных центров. Но пока такой системы хранения нет, поэтому негласно ответственность за сохранность сертификата полностью лежит на его владельце.

Причины отзыва сертификата ЭЦП

Помимо аннулирования сертификата ЭЦП в связи с окончанием срока его действия и его отзыва владельцем электронной подписи есть еще несколько причин, по которым сертификат может стать недействительным (п. 6, п. 6.1 ст. 14 закона № 63-ФЗ):

• ликвидация аккредитованного центра в случае, если его функции не были переданы другим удостоверяющим центрам;
• владелец сертификата владеет ключом ЭЦП, не соответствующим ключу ЭЦП, зарегистрированному в выданном сертификате;
• оформленная сертификатом электронная подпись уже используется под другим сертификатом;
• вынесено судебное решение о недостоверности информации, внесенной в сертификат ЭЦП;
• иные случаи, установленные законодательством или соглашением между аккредитованным центром и владельцем сертификата.

Итоги

Электронная подпись используется для придания юридической значимости электронному документу, а также позволяет установить его целостность, подлинность и авторство. Данный инструмент позволяет сэкономить массу времени и сил на организацию документооборота. 

https://www.youtube.com/watch?v=bFHzCOm0h1A

Таким образом, сертификат является неотъемлемой частью ключа электронной подписи, подтверждает подлинность и достоверность этого ключа, выступает в качестве его юридически значимого документального сопровождения. При отсутствии сертификата ключ ЭЦП будет считаться недействительным.