Электронный документооборот и электронная подпись — Контур.Диадок — СКБ Контур

Основные возможности системы диадок

Всё управление личного кабинета Контур Диадок располагается в левой части экрана. Здесь доступны разделы:

1. Документы. Создание, подписание и отправка документации и отчётности. Возможность интеграции с системой 1С, редактирование товарных накладных, счёт-фактур, актов и УПД. Согласование входящей и исходящей корреспонденции.
2. Контрагенты. Возможность приглашать контрагентов в систему, находить компании, подключённые к Диадоку.
3. Сообщения. Коммуникация между Вашей компанией и контрагентами. Процесс полностью бесплатный для всех участников.
4. Справочник. Ознакомление с изменениями в отчётности, загрузка бланков, ответы на часто возникающие вопросы при работе в личном кабинете.

В верхней части экрана справа расположена ссылка “Настройки и оплата”. Здесь Вы можете:

Ниже рассмотрим более подробно основные функции личного кабинета и опишем детально процесс работы в нём.

Ошибки 400 в диадок, что значит?

Иногда у клиентов Контур Диадок возникают проблемы при работе в личном кабинете и система выдаёт сообщение об ошибке 400. В основном причины её возникновения связаны со следующими факторами:

• не внесены реквизиты организации;
• не найден контрагент;
• приглашение отправлено в незарегистрированную или ликвидированную компанию;
• неудачная проверка подписи.

Справка! Ошибка под номером 400 означает, что проблемы существуют на стороне клиента и обычно связаны с неверным форматом или отсутствием обязательных параметров.

Если Вы не можете самостоятельно найти причину сбоя, то позвоните по телефону горячей линии 8-800-500-10-18 или напишите письмо в техподдержку Контур Диадок.

Безопасность электронного документооборота

Бессрочное хранение документов

Все отправленные и принятые файлы в системе Контур Диадок хранятся бессрочно на сервере разработчика. В любое время Вы можете открыть их, ознакомиться и даже распечатать. В связи с тем, что в документообороте используется квалифицированная подпись, то контролирующие органы принимают такого рода бумаги для проверки финансовой деятельности организации.

Бухгалтеру

Через бухгалтерию проходит большая часть документов, поэтому Контур Диадок позволяет данной службе осуществлять следующие операции:

• проверять статус документа;
• одним нажатием на клавишу подписывать целый пакет бумаг;
• отправлять отчёты в Федеральную налоговую службу;
• создавать, отправлять и получать электронные документы за несколько секунд.

Весь процесс по шагам

1. Оформите заявкуна электронную подпись для физических лиц на сайте Удостоверяющего центра СКБ Контур. Для выпуска Контур.Сертификата проще позвонить менеджерам — подать заявление на выпуск облачной подписи на сайте нельзя.

В заявке вас попросят выбрать офис, в который нужно будет отвезти документы. Такой офис называется сервисным центром. После подачи заявки всё дальнейшее общение идёт через него.

Когда сервисный центр получит вашу заявку, вам позвонит менеджер и уточнит детали: тип подписи, адрес выбранного офиса и реквизиты.

2. Оплатите счёт, который придёт на электронную почту. Обычно счёт выставляют за три часа, а платёж идёт один рабочий день. Чтобы в Контуре не ждали банковского оповещения, отправьте в обратном письме скан, фотографию или скриншот платёжного поручения с номером счёта. Менеджеры сервисного центра ответят, что приняли условную оплату, и отправят заявку в работу.

Счёт можно оплатить в мобильном банковском приложении, указав в поле Лицевой счёт/Договор номер счёта, а в назначении платежа — номер и дату счёта. Заскриньте чек по операции и отправьте обратным письмом.

3. Заполните заявку на выпуск подписи. Через три часа после оплаты счёта вы получите письмо с инструкцией и ссылкой на Личный кабинет в Контуре. Войдите в Личный кабинет по номеру телефона, загрузите фото или сканы документов, заполните и распечатайте заявление.

4. Дождитесь рассмотрения заявки. Через день-два вам придёт СМС и письмо с результатами проверки документов. После одобрения вам позвонит менеджер из сервисного центра и пригласит в выбранный вами офис для подтверждения личности. Если менеджер не сможет дозвониться, напишет письмо.

Если заявку отклонят, сотрудники сервисного центра помогут исправить неточности и отправить новую заявку.

5. Отвезите оригиналы или заверенные копии документов и заявку на выпуск в выбранный офис. Вам вручат красивую папку, договор, флешку и акт о получении носителя, если вы заказали флешку-токен.

⚠ В офисе сервисного центра вам дадут пустую флешку. Перед использованием подпись нужно выпустить, загрузить на носитель и подключить к Диадоку.

6. Выпустите подпись. Через час после визита в офис вам придёт письмо с инструкцией во вложении. Перейдите в Личный кабинет Контура, вставьте флешку и следуйте указанным шагам. Вам потребуется установить несколько браузерных расширений и служебных приложений, перезагрузить компьютер, а после выбрать, где хранить подпись: на носителе или в реестре компьютера. Система Контура проверит запрос на создание сертификата и создаст ключ. Процедура займёт минут сорок.

Войти по сертификату

Для входа в личный кабинет по сертификату ЭЦП необходимо установить флеш-носитель в компьютер и только после этого авторизоваться в системе. После перехода по кнопке “Войти” с главной страницы Контур Диадок, система автоматически распознаёт владельца ключа и открывает доступ к аккаунту.

Важно! Перед использованием ЭЦП на рабочем компьютере необходимо установить Контур.Плагин.

Вход в личный кабинет электронной системы диадок

После оформления договорных отношений с СКБ-Контур Вы получаете возможность входить в личный кабинет и пользоваться им в любое удобное время.

На главной странице сервиса Контур Диадок в правом верхнем углу кликните по кнопке “Войти”.

Откроется форма, в которой представлено три варианта авторизации (переключение по иконкам сверху):

Два вида подписи

Контур выпускает два вида цифровых подписей: квалифицированную цифровую подпись и Контур.Сертификат — облачную подпись, работающую только с продуктами Контура.

Квалифицированная цифровая подпись — специальный электронный ключ, который прописывают в реестр компьютера или загружают на специальную флешку-токен. Подпись универсальна и подходит для работы с Диадоком, Эльбой, ГосУслугами и другими информационными порталами и торговыми площадками.

Электронная подпись для физических лиц стоит 1000 ₽ в год. Для записи подписи в реестр потребуется Лицензия КриптоПро, которая входит в стоимость.

Контур.Сертификат хранится в облаке Контура и работает только с их продуктами. Такие подписи оформляют реже, поэтому на сайте Контура о них не написано. Стоит 900 ₽ в год.

⚠ Как физик вы можете подписывать только неформализованные документы: приказы, заявления, договоры и NDA. Для документов с утверждённой государством формой одной цифровой подписи недостаточно, нужна регистрация в системе ЭДО. Для регистрации нужен ОГРН, которого нет у физических лиц. В ЭДО регистрируют только ИП.

Директору

Руководитель предприятия или финансовый директор требуют сокращения расходов и повышения прибыли. Именно система Контур Диадок позволяет экономить на расходных материалах, покупке бумаге, канцтоварах и курьерской службе. ЭДО Diadoc позволяет:

• сократить расходы на покупку бумаги до 80%;
• подписывать бумаги с мобильного приложения или из личного кабинета в один клик;
• узнавать стадии рассмотрения отчётности и прочих бумаг;
• хранение файлов на серверах СКБ-Контур;
• быстрое подписание документов для бухгалтерии, а значит ускоряется процесс оплаты продукции, перевода денег для выдачи заработной платы и прочее.

Для кого нужен сервис?

Сервис Контур Диадок подходит для разных компаний: фармацевтические сети, бюджетные организации, производство, оказание услуг, логистика и прочее. Электронный документооборот позволяет быстро подписывать документы, отправлять их контрагентам, заключать договора и обмениваться накладными.

Внимание! В системе Диадок вся входящая корреспонденция является бесплатной.

Документооборот с контрагентами

В личном кабинете Вы можете вести документооборот не только внутри своей организации и между подразделениями, но и с контрагентами. Для этого нужно найти их в списке или пригласить в сервис Контур Диадок, если они работают в иной программе.

На главной странице личного кабинета в левой его части перейдите в раздел “Контрагенты”. Система предлагает Вам осуществить поиск по ИНН конкретной организации или загрузить список компаний для массового поиска и рассылки приглашений.

В поисковой строке Вы можете ввести наименование или часть названия искомой организации, а также есть возможность осуществить поиск по ИНН.

Ниже появится список, разделённый на два блока:

• “Работают в Диадоке”, то есть компании, уже подключённые к данному сервису электронного документооборота;
• “Ещё не обменивались документами в Диадоке”, то есть компании, работающие на других платформах, но имеющие возможность обмениваться файлами с Вашей организацией.

Определитесь с нужной организацией и кликните по её наименованию. Появится окно, в котором нужно нажать на кнопку “Пригласить”.

Мобильное приложение контур диадок

Удобство использования ЭДО заключается в его мобильности, скорости передачи файлов, безопасности их хранения и экономии времени и финансов. Учитывая эти факторы, разработчики создали мобильное приложение Контур Диадок, которое наделено теми же функциями, что и личный кабинет на веб-ресурсе.

Поиск документов онлайн

В личном кабинете Диадок Вы можете быстро находить любые файлы. При этом неважно к какому типу они относятся и переданы в роуминге или путём обмена между пользователями системы.

Войдите в свой аккаунт и вверху в пустом поле введите условие поиска. Например, номер документа или его наименование.

В данном случае поиск осуществляется по всем разделам. А если ввести несколько значений для поиска файла, то система будет искать его по каждому из них.

Вы можете воспользоваться специальным фильтром. Перейдите в разделе “Документы” в правой части экрана по ссылке “Расширенный поиск”. Откроется форма, в которой нужно заполнить все поля:

• наименование получателя файла или его ИНН;
• тип и статус выбираются из списка;
• местоположение по умолчанию стоит любое, но Вы можете выбрать папку “Входящие”, “Исходящие”, “Внутренние”, “Черновики” и “Удалённые”;
• установите дополнительный параметр по дате получения или статусу, тарификации.

Ниже отобразится список всех найденных файлов. Вы можете найти подходящий и открыть его для просмотра или редактирования.

Если документ не удалось найти, то причинами этого могут послужить следующие факторы:

1. У вас несколько организаций, подключённых к Контур Диадок. Проверьте в каком личном кабинете Вы осуществляете поиск.
2. Документ не был отправлен. В этом случае попросите контрагента отправить Вам скриншот, где видны ИНН и КПП отправителя.
3. Контрагент работает в роуминге, то есть у него другая система электронного документооборота. Вам нужно в названии организации-получателя в скобках указать слово “роуминг” и имя оператора контрагента. В этом случае компания появится в списках и Вы сможете с ней работать.

Преимущества сервиса электронного документооборота с контрагентами

Для работы в сервисе diadoc kontur необходимо иметь электронную подпись. Достаточно той, что Вы подписываете документы для ФНС. Сам сервис очень прост в управлении, а его интерфейс предельно понятен. Всё это делает электронный документооборот простым и доступным для каждого предпринимателя, экономя его финансы.

Справка! Электронные документы, подписанные с помощью ЭЦП, имеют туже юридическую значимость, что и бумажный их аналог с оригинальной подписью руководителя и печатью организации.

Система Контур Диадок разработана для бухгалтеров, руководителей и кадровиков. Она обладает множеством преимуществ, среди которых можно отметить:

1. Контроль статуса документа в режиме онлайн.
2. Формирование и отправка документов контрагентам в пару кликов.
3. Гарантия доставки файлов в течение 7 секунд.
4. Сдача отчётности в Налоговую инспекцию с использованием актуальных бланков.
5. Работать в личном кабинете и контролировать документооборот предприятия можно удалённо из любой точки мира.
6. Минимизация времени на обработку бумаг, а также значительная экономия денег на расходные материалы, покупку канцелярии, отправку корреспонденции.
7. Применение системы Диадок в различных сферах деятельности: аптеки, логистика, бюджетные организации и прочее.
8. Интеграция с 1С, что позволяет ускорить работу бухгалтерии.

Приём и отправка документов

Весь документооборот проходит в разделе “Документы”. Поступающая корреспонденция отображается в подразделе “Входящие”. Напротив наименования будет отображаться цифра неоткрытых файлов.

Откроется список, в котором Вы можете увидеть следующую информацию:

• наименование организации-отправителя;
• наименование документов (договор, счёт-фактура, акт и прочее);
• статус: подписан, требует подписания или на согласовании;
• дата поступления.

Акты и договоры необходимо подписывать. Для этого кликните по соответствующей строке и внутри карточки вверху перейдите по кнопке “Подписать”.

В открывшемся окне нужно указать тип исполнителя и завершить процесс кликнув по кнопке внизу “Подписать и завершить документооборот”.

Обработанные документы можно принимать к учёту. Скачивать и распечатывать их не нужно, так как вся информация хранится на сервере СКБ-Контур.

В видеоролике Вы можете подробно узнать о том, как принимать к учёту поступившие файлы:

Проверить кто из ваших контрагентов уже работает в диадоке

Для того чтобы проверить, кто из Ваших контрагентов уже работает в системе Контур Диадок, нужно знать их ИНН (ID-номер). Процедура довольно простая и полностью идентична той, что мы описали выше в разделе “Документооборот с контрагентами”. То есть нужно будет в поисковой строке указать номер ID или ИНН, а в списке ниже узнать о подключении к системе ЭДО.

Тарифы и цены на контур.диадок | электронный документооборот

Тарифы и цены диадока

Новый пользователь Диадока получает промопакет на 50 документов. Считаются только отправленные пользователем документы, которые подписаны получателем. Входящие документы в это число не входят.

Когда промопакет закончится, придётся переходить на платный тариф. Самый подходящий — тариф «Минимальный» на 100 исходящих документов, он стоит 900 ₽ в год.

Телефон техподдержки контур диадок

Разработчик предлагает круглосуточную поддержку своих клиентов, пользующихся личным кабинетом Контур Диадок. По всем возникающим вопросам Вы можете звонить на бесплатный номер службы поддержки 8-800-500-10-18. Операторы также консультируют и потенциальных клиентов, желающих подключиться к сервису.

Еслиу Вас нет возможности позвонить самостоятельно операторам Горячей линии, то оставьте запрос и они сами перезвонят Вам на указанный номер телефона.

У тех пользователей, у которых установлен мессенджер Телеграмм, могут написать в чат Контур Диадок и задать вопросы операторам службы техподдержки.

Цены на подключение к системе диадок

В системе Диадок входящая документация бесплатная, а вот исходящая оплачивается согласно выбранному тарифу. При этом все пакеты включают в себя следующие опции:

1. Обмен файлами в текстовом формате.
2. Подписание бумаг с помощью ЭЦП.
3. Доступ к поступающей корреспонденции.
4. Хранение файлов на серверах СКБ-Контур осуществляется бессрочно.
5. Для сотрудников компании, не имеющих доступ к редактированию, открыт только просмотр.
6. Техподдержка в круглосуточном режиме.

Выбирая тариф, обращайте внимание на количество исходящей документации в год и стоимости одного файла:

Если Вы превысите в год количество отправленных документов, то автоматически включается тариф “Универсальный”. Согласно ему за каждый переданный файл взимается оплата в размере 9 рублей. При этом оплачивается только та документация, у которой завершён процесс документооборота.

Внимание! Периодически СКБ-Контур проводит акции по снижению стоимости в некоторых тарифах. Это может быть очень выгодно для ведения Вашего бизнеса.

Электронная подпись для работы с эдо

Работа в ЭДО подразумевает наличие усиленной квалифицированной ЭЦП, позволяющей подписывать документы и придавать им юридическую значимость. Получить её можно в любом аккредитованном центре своего города, а также в удостоверяющем центре СКБ-Контур.

Внимание! Для работы в системе Контур Диадок подходит квалифицированная ЭЦП, с помощью которой Вы подписываете отчёты для госорганов.

Электронный документооборот и электронная подпись

Электронный документооборот стоимость

Отзывы пользователей

В обзоре мы подробно рассказали о работе личного кабинета Контур Диадок. А также мы подробно описали его функционал и возможности, обратили внимание на важные моменты при осуществлении процесса ЭДО. Но полноценно составить мнение о работе ресурса позволяют только реальные отзывы клиентов.

Рассмотрим не только положительные, но и отрицательные отзывы о системе Diadoc. Например, один из пользователей, пожелавших остаться неизвестным, говорит только о плюсах сотрудничества с ресурсом. В нём его организация работает уже год. Из положительных моментов отмечено:

• безопасность и защищённость канала;
• невозможность подделать или подменить подписи;
• удобный документооборот.

Многие пользователи мобильного приложения отзываются о нём с положительной точки зрения, особенно в условиях удалённой работы. Они также просят наладить сервис по некоторым пунктам, чтобы улучшить его. Например, пользователь под ником Roman Ig говорит, что в мобильной версии нет возможности перемещения документа в другое подразделение. Хотя данная опция присутствует в личном кабинете на веб-ресурсе.

На другом ресурсе клиенты Diadoc делятся негативными впечатлениями о сотрудничестве. Например, Ольга Тумакова хотела подключить личный кабинет и оставила заявку на сайте СКБ-Контур. Ей перезвонил оператор, который в итоге оказался некомпетентен и недобросовестно проконсультировал клиента. Выразилось это в следующем:

• не пояснил, какая электронная подпись нужна для работы в ЭДО;
• отказал в регистрации нового клиента и только скинул дубликат инструкции с официального сайта;
• опроверг возможность подключения личного кабинета к MacBook.

Женщина осталась крайне недовольна такой консультацией и не смогла зарегистрироваться в ЭДО. Все её партнёры по бизнесу уже работают в данной системе и ей также хотелось бы сэкономить время и финансы на документообороте.

А вот Борис Найдов недоволен подключением роуминга, то есть возможностью обмена файлами с партнёрами, неработающими в Контур Диадок. Он оплатил стоимость согласно тарифу и ему обещали подключение в течение 3-5 дней. В итоге прошло уже около месяца, но интерес сотрудников компании, как говорит пользователь, к нему пропал.

Если Вы уже пользуетесь личным кабинетом Diadoc, то мы просим поделиться своим опытом с другими пользователями и рассказать о его плюсах и минусах. Ваше мнение позволит нам составить полное представление о ресурсе и его возможностях.