- Основные возможности системы диадок
- Ошибки 400 в диадок, что значит?
- Что дают электронные документы и зачем подключаться к эдо
- — интеграция
- — удобство для пользователя
- Безопасность электронного документооборота
- Войти по сертификату
- Директору
- Документооборот с контрагентами
- Задача
- Зачем нужны операторы эдо
- Заявление о подключении к электронному документообороту
- Поиск документов онлайн
- Преимущества сервиса электронного документооборота с контрагентами
- Приём и отправка документов
- Результаты
- Решение
- Тарифы и цены на контур.диадок | электронный документооборот
- Телефон техподдержки контур диадок
- Цены на подключение к системе диадок
- Чем подписывать электронную первичку: читаем новый закон об электронной подписи
- Электронная подпись для работы с эдо
- Отзывы пользователей
Основные возможности системы диадок
Всё управление личного кабинета Контур Диадок располагается в левой части экрана. Здесь доступны разделы:
- Документы. Создание, подписание и отправка документации и отчётности. Возможность интеграции с системой 1С, редактирование товарных накладных, счёт-фактур, актов и УПД. Согласование входящей и исходящей корреспонденции.
- Контрагенты. Возможность приглашать контрагентов в систему, находить компании, подключённые к Диадоку.
- Сообщения. Коммуникация между Вашей компанией и контрагентами. Процесс полностью бесплатный для всех участников.
- Справочник. Ознакомление с изменениями в отчётности, загрузка бланков, ответы на часто возникающие вопросы при работе в личном кабинете.
В верхней части экрана справа расположена ссылка “Настройки и оплата”. Здесь Вы можете:
Ниже рассмотрим более подробно основные функции личного кабинета и опишем детально процесс работы в нём.
Ошибки 400 в диадок, что значит?
Иногда у клиентов Контур Диадок возникают проблемы при работе в личном кабинете и система выдаёт сообщение об ошибке 400. В основном причины её возникновения связаны со следующими факторами:
- не внесены реквизиты организации;
- не найден контрагент;
- приглашение отправлено в незарегистрированную или ликвидированную компанию;
- неудачная проверка подписи.
Справка! Ошибка под номером 400 означает, что проблемы существуют на стороне клиента и обычно связаны с неверным форматом или отсутствием обязательных параметров.
Если Вы не можете самостоятельно найти причину сбоя, то позвоните по телефону горячей линии 8-800-500-10-18 или напишите письмо в техподдержку Контур Диадок.
Что дают электронные документы и зачем подключаться к эдо
Электронный документ — информация, подписанная электронной подписью. Часто используют квалифицированную электронную подпись (КЭП). Она подтверждает авторство конкретного человека и гарантирует, что после подписания никто не менял содержимое файла. По значимости КЭП приравнивается к собственноручной подписи.
Электронный документооборот (ЭДО) — обмен документами через интернет. Договор, акт, ТОРГ-12 можно подписать в электронном виде и мгновенно отправить контрагентам. Перейти на электронный документооборот может любая компания: достаточно четырех простых шагов. О них мы расскажем дальше.
Компании переходят на ЭДО, когда хотят:
Мгновенно пересылать документы. Электронный документооборот быстрее бумажного. Отправлять документы почтой или курьером долго, особенно если контрагенты географически удалены друг от друга. Чтобы не тратить время на пересылку, компании используют ЭДО и обмениваются документами за пару кликов.
Сократить финансовые затраты. Электронный документооборот помогает предпринимателям экономить деньги. Если отправлять документы обычной почтой, придется заплатить 60–70 рублей за пакет. С ЭДО пересылка обойдется в 7–10 раз дешевле.
Оптимизировать бизнес-процессы. Благодаря электронному документообороту составлять, подписывать, отправлять и получать документы становится проще, а процесс занимает секунды. Работники могут взять на себя новые, более серьезные задачи.
Упростить взаимодействие с госорганами. Согласно 63-ФЗ, документы, подписанные в электронном виде, приравниваются к бумажным с собственноручной подписью. Их принимают налоговая и другие госорганы.
Повысить лояльность контрагентов. Бумажные документы теряются во время доставки: тогда их нужно отправлять заново. Если закрадется ошибка, придется вносить корректировки. В обоих случаях расчеты затягиваются. С ЭДО документы гарантированно дойдут до получателя, а исправить ошибку можно за пару минут. Контрагенты смогут быстрее получить корректные счета на оплату и платежи, а их лояльность к партнеру повысится.
— интеграция
Перейти на электронный документооборот проще, если интегрировать его в свою учетную систему. Удобно, когда у оператора есть готовое интеграционное решение. Так, у Диадока разработан встраиваемый модуль, который помогает вести документооборот из 1С. С любыми другими учетными системами интеграцию обеспечивают Диадок.
— удобство для пользователя
Важно, чтобы интерфейс был интуитивно понятным. В Диадоке файлы разбиты по папкам с входящими и исходящими документами, поэтому работать так же просто, как в почтовом сервисе. Есть фильтры для поиска: они помогают находить файлы по названию контрагента, его ИНН, дате отправки договора.
Безопасность электронного документооборота
Вход в Диадок осуществляется по квалифицированному сертификату электронной подписи, что гарантирует защиту от несанкционированного доступа.
Работа с сертификатами электронной подписи осуществляется с использованием сертифицированных ФСБ криптосредств – «Крипто Про».
Защита от потери или повреждения данных обеспечивается троекратным резервным копированием документов и хранением копий на разнесенных серверах.
При этом серверы находятся в нескольких дата-центрах страны, в которых обеспечены:
- отказоустойчивое электроснабжение,
- благоприятный климатический режим,
- доступ к магистральным каналам связи,
- комплексная безопасность (видеонаблюдение, пропускной режим по индивидуальным магнитным картам, круглосуточный мониторинг). Список лиц, имеющих доступ к серверному оборудованию, строго ограничен.
Обращаем внимание на то, что все электронные документы доступны клиенту в любой момент. Разработчик Диадока — компания СКБ Контур — уже имеет значительный опыт по организации электронного юридически значимого документооборота (самая крупная система сдачи отчётности через интернет Контур.Экстерн).
Войти по сертификату
Для входа в личный кабинет по сертификату ЭЦП необходимо установить флеш-носитель в компьютер и только после этого авторизоваться в системе. После перехода по кнопке “Войти” с главной страницы Контур Диадок, система автоматически распознаёт владельца ключа и открывает доступ к аккаунту.
Важно! Перед использованием ЭЦП на рабочем компьютере необходимо установить Контур.Плагин.
Директору
Руководитель предприятия или финансовый директор требуют сокращения расходов и повышения прибыли. Именно система Контур Диадок позволяет экономить на расходных материалах, покупке бумаге, канцтоварах и курьерской службе. ЭДО Diadoc позволяет:
- сократить расходы на покупку бумаги до 80%;
- подписывать бумаги с мобильного приложения или из личного кабинета в один клик;
- узнавать стадии рассмотрения отчётности и прочих бумаг;
- хранение файлов на серверах СКБ-Контур;
- быстрое подписание документов для бухгалтерии, а значит ускоряется процесс оплаты продукции, перевода денег для выдачи заработной платы и прочее.
Документооборот с контрагентами
В личном кабинете Вы можете вести документооборот не только внутри своей организации и между подразделениями, но и с контрагентами. Для этого нужно найти их в списке или пригласить в сервис Контур Диадок, если они работают в иной программе.
На главной странице личного кабинета в левой его части перейдите в раздел “Контрагенты”. Система предлагает Вам осуществить поиск по ИНН конкретной организации или загрузить список компаний для массового поиска и рассылки приглашений.
В поисковой строке Вы можете ввести наименование или часть названия искомой организации, а также есть возможность осуществить поиск по ИНН.
Ниже появится список, разделённый на два блока:
- “Работают в Диадоке”, то есть компании, уже подключённые к данному сервису электронного документооборота;
- “Ещё не обменивались документами в Диадоке”, то есть компании, работающие на других платформах, но имеющие возможность обмениваться файлами с Вашей организацией.
Определитесь с нужной организацией и кликните по её наименованию. Появится окно, в котором нужно нажать на кнопку “Пригласить”.
Задача
Гарантированная и быстрая передача документов клиентам
Отправка бумажных документов почтой занимает от нескольких дней до нескольких недель. При этом существует риск их потери и повторной отправки. Учитывая огромное число пользователей Google AdWords и их географическую разрозненность, это приводит к существенным финансовым издержкам для компании. Кроме того, длительная доставка тормозит завершение документооборота и, как следствие, оплату услуг.
Эффективная коммуникация между бухгалтерами компании и клиента
Часто со стороны клиента за получение необходимых документов в нужный срок отвечает специалист отдела рекламы, который впоследствии передает их в бухгалтерию. Таким образом, бухгалтеры вынуждены общаться через посредника, что негативно сказывается на скорости документооборота.
Зачем нужны операторы эдо
Некоторые документы, подписанные ЭП, можно пересылать по имейл. Но чтобы соблюсти требования Налогового кодекса, электронные счета-фактуры следует передавать только через систему ЭДО, организованную оператором. Документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, приравнивается к бумажному документу с собственноручной подписью.Также с ЭДО передача данных защищена шифрованием, поэтому третьи лица не смогут перехватить документы.
Заявление о подключении к электронному документообороту
Чтобы зарегистрироваться и начать пользоваться сервисом, нужно оставить короткую заявку. В ней указать:
— как компания будет использовать электронный документооборот: обмениваться документами с контрагентами или только получать их,
— Ф. И. О. и контактный телефон пользователя,
— название, ИНН, КПП организации.
Эксперт Контура свяжется с компанией после отправки заявки. Он предложит решение под потребности компании и поможет настроить Диадок.
Поиск документов онлайн
В личном кабинете Диадок Вы можете быстро находить любые файлы. При этом неважно к какому типу они относятся и переданы в роуминге или путём обмена между пользователями системы.
Войдите в свой аккаунт и вверху в пустом поле введите условие поиска. Например, номер документа или его наименование.
В данном случае поиск осуществляется по всем разделам. А если ввести несколько значений для поиска файла, то система будет искать его по каждому из них.
Вы можете воспользоваться специальным фильтром. Перейдите в разделе “Документы” в правой части экрана по ссылке “Расширенный поиск”. Откроется форма, в которой нужно заполнить все поля:
- наименование получателя файла или его ИНН;
- тип и статус выбираются из списка;
- местоположение по умолчанию стоит любое, но Вы можете выбрать папку “Входящие”, “Исходящие”, “Внутренние”, “Черновики” и “Удалённые”;
- установите дополнительный параметр по дате получения или статусу, тарификации.
Ниже отобразится список всех найденных файлов. Вы можете найти подходящий и открыть его для просмотра или редактирования.
Если документ не удалось найти, то причинами этого могут послужить следующие факторы:
- У вас несколько организаций, подключённых к Контур Диадок. Проверьте в каком личном кабинете Вы осуществляете поиск.
- Документ не был отправлен. В этом случае попросите контрагента отправить Вам скриншот, где видны ИНН и КПП отправителя.
- Контрагент работает в роуминге, то есть у него другая система электронного документооборота. Вам нужно в названии организации-получателя в скобках указать слово “роуминг” и имя оператора контрагента. В этом случае компания появится в списках и Вы сможете с ней работать.
Преимущества сервиса электронного документооборота с контрагентами
Для работы в сервисе diadoc kontur необходимо иметь электронную подпись. Достаточно той, что Вы подписываете документы для ФНС. Сам сервис очень прост в управлении, а его интерфейс предельно понятен. Всё это делает электронный документооборот простым и доступным для каждого предпринимателя, экономя его финансы.
Справка! Электронные документы, подписанные с помощью ЭЦП, имеют туже юридическую значимость, что и бумажный их аналог с оригинальной подписью руководителя и печатью организации.
Система Контур Диадок разработана для бухгалтеров, руководителей и кадровиков. Она обладает множеством преимуществ, среди которых можно отметить:
- Контроль статуса документа в режиме онлайн.
- Формирование и отправка документов контрагентам в пару кликов.
- Гарантия доставки файлов в течение 7 секунд.
- Сдача отчётности в Налоговую инспекцию с использованием актуальных бланков.
- Работать в личном кабинете и контролировать документооборот предприятия можно удалённо из любой точки мира.
- Минимизация времени на обработку бумаг, а также значительная экономия денег на расходные материалы, покупку канцелярии, отправку корреспонденции.
- Применение системы Диадок в различных сферах деятельности: аптеки, логистика, бюджетные организации и прочее.
- Интеграция с 1С, что позволяет ускорить работу бухгалтерии.
Приём и отправка документов
Весь документооборот проходит в разделе “Документы”. Поступающая корреспонденция отображается в подразделе “Входящие”. Напротив наименования будет отображаться цифра неоткрытых файлов.
Откроется список, в котором Вы можете увидеть следующую информацию:
- наименование организации-отправителя;
- наименование документов (договор, счёт-фактура, акт и прочее);
- статус: подписан, требует подписания или на согласовании;
- дата поступления.
Акты и договоры необходимо подписывать. Для этого кликните по соответствующей строке и внутри карточки вверху перейдите по кнопке “Подписать”.
В открывшемся окне нужно указать тип исполнителя и завершить процесс кликнув по кнопке внизу “Подписать и завершить документооборот”.
Обработанные документы можно принимать к учёту. Скачивать и распечатывать их не нужно, так как вся информация хранится на сервере СКБ-Контур.
В видеоролике Вы можете подробно узнать о том, как принимать к учёту поступившие файлы:
Результаты
Сегодня трафик исходящих документов Google AdWords через Диадок стабильно растет. Пользователи Google AdWords отмечают, что:
- бухгалтерия быстро и бесплатно получает закрывающие документы прямо на своем рабочем месте;
- специалисты по рекламе не контролируют стадии доставки документов и могут сосредоточиться на своих прямых обязанностях.
Для Google AdWords:
- сократилось количество обращений клиентов в техподдержку с вопросами относительно документов;
- снизился процент потери документов при доставке и, как следствие, число повторных отправок;
- увеличилась скорость поступления оплат в компанию.
Сегодня Google AdWords активно предлагает своим контрагентам получать документы в электронном виде через Диадок.
Документооборот с Google AdWords
Решение
В 2021 году компания Google начала внедрение юридически значимого электронного документооборота. Для этого была выбрана система ЭДО Контур.Диадок, которая позволяет:
- бессрочно и бесплатно хранить электронные документы на серверах оператора ЭДО;
- гарантировать безопасность, конфиденциальность передаваемых данных за счет отказоустойчивой системы хранения, которая обеспечивает троекратное резервирование и не позволяет удалить или изменить однажды записанную информацию;
- работать с электронными документами в режиме онлайн: формировать, сверять, исправлять, подписывать, отслеживать движение;
- рекламодателям мгновенно получать документы;
- быстро искать документы по электронному архиву;
- легко формировать пакеты электронных документов для предоставления в контролирующие органы.
Дополнительным аргументом в пользу Диадока стал широкий выбор вариантов программной интеграции (API, Диадок.Коннектор) и готовых интеграционных решений с распространёнными учетными системами, которые позволяют бухгалтерии работать в привычном интерфейсе своих программ, но при этом использовать возможности ЭДО.
Тарифы и цены на контур.диадок | электронный документооборот
Сертификат электронной подписи – к нему не предоставляется носитель. Цена включает лицензию на СКЗИ и составляет 2000 рублей.
Квалифицированный сертификат на устройстве хранения РутокенЛайт с защитой – электронная подпись (ЭП), с предоставлением устройства РутокенЛайт для хранения закрытого ключа защищенного и созданного для хранения основной информации. Стоимость включает лицензию на СКЗИ и составляет 3 000 рублей.
Срок действия Лицензии на СКЗИ «КриптоПро CSP» составляет 1 год. Стоимость – 1 000 рублей.
Сертификат без наличия лицензии – не подразумевает предоставления лицензии СКЗИ и самого носителя.
Стоимость данного сертификата – 1 000 рублей.
Телефон техподдержки контур диадок
Разработчик предлагает круглосуточную поддержку своих клиентов, пользующихся личным кабинетом Контур Диадок. По всем возникающим вопросам Вы можете звонить на бесплатный номер службы поддержки 8-800-500-10-18. Операторы также консультируют и потенциальных клиентов, желающих подключиться к сервису.
Еслиу Вас нет возможности позвонить самостоятельно операторам Горячей линии, то оставьте запрос и они сами перезвонят Вам на указанный номер телефона.
У тех пользователей, у которых установлен мессенджер Телеграмм, могут написать в чат Контур Диадок и задать вопросы операторам службы техподдержки.
Цены на подключение к системе диадок
В системе Диадок входящая документация бесплатная, а вот исходящая оплачивается согласно выбранному тарифу. При этом все пакеты включают в себя следующие опции:
- Обмен файлами в текстовом формате.
- Подписание бумаг с помощью ЭЦП.
- Доступ к поступающей корреспонденции.
- Хранение файлов на серверах СКБ-Контур осуществляется бессрочно.
- Для сотрудников компании, не имеющих доступ к редактированию, открыт только просмотр.
- Техподдержка в круглосуточном режиме.
Выбирая тариф, обращайте внимание на количество исходящей документации в год и стоимости одного файла:
Если Вы превысите в год количество отправленных документов, то автоматически включается тариф “Универсальный”. Согласно ему за каждый переданный файл взимается оплата в размере 9 рублей. При этом оплачивается только та документация, у которой завершён процесс документооборота.
Внимание! Периодически СКБ-Контур проводит акции по снижению стоимости в некоторых тарифах. Это может быть очень выгодно для ведения Вашего бизнеса.
Чем подписывать электронную первичку: читаем новый закон об электронной подписи
Электронная подпись для работы с эдо
Работа в ЭДО подразумевает наличие усиленной квалифицированной ЭЦП, позволяющей подписывать документы и придавать им юридическую значимость. Получить её можно в любом аккредитованном центре своего города, а также в удостоверяющем центре СКБ-Контур.
Внимание! Для работы в системе Контур Диадок подходит квалифицированная ЭЦП, с помощью которой Вы подписываете отчёты для госорганов.
Отзывы пользователей
В обзоре мы подробно рассказали о работе личного кабинета Контур Диадок. А также мы подробно описали его функционал и возможности, обратили внимание на важные моменты при осуществлении процесса ЭДО. Но полноценно составить мнение о работе ресурса позволяют только реальные отзывы клиентов.
Рассмотрим не только положительные, но и отрицательные отзывы о системе Diadoc. Например, один из пользователей, пожелавших остаться неизвестным, говорит только о плюсах сотрудничества с ресурсом. В нём его организация работает уже год. Из положительных моментов отмечено:
- безопасность и защищённость канала;
- невозможность подделать или подменить подписи;
- удобный документооборот.
Многие пользователи мобильного приложения отзываются о нём с положительной точки зрения, особенно в условиях удалённой работы. Они также просят наладить сервис по некоторым пунктам, чтобы улучшить его. Например, пользователь под ником Roman Ig говорит, что в мобильной версии нет возможности перемещения документа в другое подразделение. Хотя данная опция присутствует в личном кабинете на веб-ресурсе.
На другом ресурсе клиенты Diadoc делятся негативными впечатлениями о сотрудничестве. Например, Ольга Тумакова хотела подключить личный кабинет и оставила заявку на сайте СКБ-Контур. Ей перезвонил оператор, который в итоге оказался некомпетентен и недобросовестно проконсультировал клиента. Выразилось это в следующем:
- не пояснил, какая электронная подпись нужна для работы в ЭДО;
- отказал в регистрации нового клиента и только скинул дубликат инструкции с официального сайта;
- опроверг возможность подключения личного кабинета к MacBook.
Женщина осталась крайне недовольна такой консультацией и не смогла зарегистрироваться в ЭДО. Все её партнёры по бизнесу уже работают в данной системе и ей также хотелось бы сэкономить время и финансы на документообороте.
А вот Борис Найдов недоволен подключением роуминга, то есть возможностью обмена файлами с партнёрами, неработающими в Контур Диадок. Он оплатил стоимость согласно тарифу и ему обещали подключение в течение 3-5 дней. В итоге прошло уже около месяца, но интерес сотрудников компании, как говорит пользователь, к нему пропал.
Если Вы уже пользуетесь личным кабинетом Diadoc, то мы просим поделиться своим опытом с другими пользователями и рассказать о его плюсах и минусах. Ваше мнение позволит нам составить полное представление о ресурсе и его возможностях.
