Как выбрать транспортную компанию с помощью тендера

Я хочу участвовать в электронных аукционах. Что мне делать?

1. Определитесь, какие именно закупки вас интересуют: государственные или коммерческие. От этого зависит, какой сертификат электронной подписи понадобится в торгах, где будут проводиться электронные торги и какими законами будут определены правила участия. Заказчики по 44-ФЗ осуществляют открытые закупки на восьми электронных площадках. Коммерческие компании и корпорации торгуются на специализированных, в том числе на своих собственных электронных ресурсах.
2. Приобретите подходящий сертификат электронной подписи. Подходящий — это такой сертификат, который примут на нужной вам электронной торговой площадке (ЭТП). Участником торгов может стать не только юрлицо, но и физическое лицо, в т.ч. индивидуальный предприниматель. Правила те же.
3. Чтобы стать участником госзакупок, надо зарегистрироваться в ЕИС.
4. Найдите интересующую вас закупку, изучите документацию и требования заказчика. И если вы готовы выполнить все требования — подавайте заявку на участие.

Юрий Майский, преподаватель-эксперт Контур.Школы рассказывает, как найти нужную закупку:

Как участвовать в тендерах начинающему ип

Индивидуальный предприниматель может участвовать в закупках на тех же условиях, что и юрлицо, за исключением государственного оборонного заказа (ГОЗ). Ч. 3 ст. 3 275-ФЗ разрешает быть головным исполнителем по ГОЗ только юрлицам. Подробнее о гособоронзаказе можно прочитать в этой статье.

Особых требований для ИП нет. Им проще оформить документы для регистрации в ЕИС и на площадках: нужны только все страницы паспорта и выписка из ЕГРИП.

Предпринимателем важно учитывать два нюанса при участии  торгах:

• ИП несет ответственность за обязательства своим имуществом.
• Заказчик сам устанавливает правила, как считать вашу цену: с НДС или нет. Если вы на упрощенной системе налогообложения, то есть риск, что заказчик вычтет НДС от вашей цены. Если заказчик не указал в проекте контракта, как будет действовать при победе участника на УСН, рекомендуем подать запрос на разъяснения.

Что такое электронные торги и где их проводят?

Электронные торги — это современный способ выбора поставщика (или покупателя), при котором процесс покупки и продажи совершается на специализированных сайтах — электронных торговых площадках (ЭТП) в интернете. Покупать и продавать можно товары, работы или услуги.

Правила проведения электронных торгов в бизнес-сегменте и в госзакупках могут сильно различаться.

Открытые электронные процедуры по госзакупкам проходят на восьми площадках:

1. «Сбербанк-АСТ».
2. «ЕЭТП».
3. «АГЗ РТ».
4. «РТС-тендер».
5. ЭТП Газпромбанк.
6. АО «РАД».
7. Национальная электронная площадка.
8. ЭТП «ТЭК-ТОРГ».

Закупки по 223-ФЗ, которые проводятся для субъектов малого и среднего предпринимательства, проходят на этих же площадках, по единым правилам.

У меня есть ЭП и Рутокен. Что делать дальше?

Если у вас уже есть сертификат электронной подписи для госзакупок, необходимо пройти процедуру регистрации в ЕИС. После этого вам будут доступны закупки на любой из восьми отобранных ЭТП.

Затем нужно найти закупку. Вы можете сделать это на официальном сайте ЕИС или непосредственно на площадках. Изучите документацию, оцените выгоду и можете подавать заявку на участие. Будьте внимательны, в некоторых процедурах необходимо предоставить обеспечение заявки, для этого нужно заранее открыть спецсчет в уполномоченном банке и перечислить средства или оформить банковскую гарантию.

Если вы приобрели ЭП для участия в коммерческих аукционах, которые проходят на специализированных площадках, уточните правила аккредитации на этих площадках.

Что кроме аукциона?

В электронной форме можно провести практически любую закупку, не только аукцион:

• электронный конкурс;
• электронный запрос предложений;
• электронный запрос котировок и так далее.

Правила для таких процедур оговариваются в том числе регламентами электронных площадок. Современные электронные площадки предлагают организаторам и участникам торгов множество возможностей для проведения закупок. Выбирайте то, что вам больше подходит.

Для начала определитесь с задачами

Прежде чем выбрать компанию, нужно понять, зачем именно она необходима, какие задачи она может на себя взять. На этом этапе важно найти такой вариант, который устроит вас не только по цене, но и по эффективности.

Создайте для себя стратегию, для которой следует ответить на три вопроса:

• какие виды перевозок вам нужны,
• сколько транспортных компаний вам необходимо,
• какой у вас бюджет.

Определившись с задачами, вы поймете, какого типа транспортная компания вам нужна — это может быть как широкий профиль, так и более узконаправленное решение, например, компания, которая перевозит грузы при определенном температурном режиме.

При выборе компании помните, что они бывают двух видов:

Нельзя сказать, что какой-то из этих видов лучше или хуже — выбирать подходящий вариант нужно индивидуально.

Основные ошибки участников торгов

Многие участники допускают одинаковые ошибки, за которые заказчики отклоняют заявки. Посмотрим, что это за ошибки и как их избежать.

. Какую электронную торговую площадку выбрать?

Это зависит от ваших целей.

1. Если вы хотите получить госзаказ, необходимо зарегистрироваться в ЕИС и тогда вы автоматически получите аккредитацию на восьми площадках для госзакупок («Сбербанк-АСТ», «ЕЭТП», «АГЗ РТ», «РТС-тендер», ЭТП Газпромбанк, АО «РАД», Национальная электронная площадка, ЭТП «ТЭК-ТОРГ»).
2. Если вы хотите стать поставщиком крупных коммерческих заказчиков (АО «Газпром», Роснано, ОАО «МТС» и т.д.), то следует выбирать площадки, где проходят данные торги (это, например, B2B-Center, «Фабрикант», «ТЗС Электра», «Аукционный Конкурсный Дом» и др.).
3. Если вы заинтересованы в выгодном приобретении имущества предприятий-банкротов, то вам нужны площадки, аккредитованные на проведение торгов по реализации имущества предприятий-банкротов. Среди них «Российский аукционный дом», «Сбербанк-АСТ», «СЭлТ», uTender и др.

. Какова процедура государственных электронных торгов и получения государственного контракта?

Для компаний-поставщиков можно условно выделить несколько этапов, которые предстоит пройти, чтобы заключить государственный контракт:

1. Получение сертификата электронной подписи для госзакупок в удостоверяющем центре.
2. Регистрация в Единой информационной системе.
3. Подготовка к торгам. Участник выбирает закупку, готовит документы. Если заказчик потребовал, то предоставляет обеспечение заявки. И подает заявку на участие.
4. Торги. Если это аукцион, то далее следует процедура, в рамках которой участники подают ценовые предложения. Победителем признается тот, кто предложил наименьшую цену. Если это конкурс, то заявка оценивается по совокупности критериев. В любом случае победителем может стать только тот, чья заявка полностью соответствует требованиям заказчика.
5. Заключение контракта. Участник, ставший победителем, обязан заключить государственный (муниципальный) контракт. Контракт заключают в электронном виде на ЭТП. Заказчик включает в проект контракта предложение победителя. Сначала проект контракта своей электронной подписью подписывает поставщик, затем контракт своей ЭП подписывает заказчик. После этого контракт считается заключенным, и информация о нем публикуется в ЕИС. Осталось его исполнить! 

Чем торгуют на ЭТП?

На различных площадках присутствуют совершенно разные лоты. Теоретически номенклатура лотов, которые можно размещать на ЭТП, ничем не ограничена. Можно продавать и покупать товары, предлагать выполнение работ, оказание различных услуг.

Правительство РФ может в любой момент обновить или изменить эти перечни. Будьте готовы к изменениям.

Какие преимущества получаешь при участии в электронных торгах?

• Вы получите новые рынки сбыта, в т.ч. региональные.
• Вы сможете продавать свой товар (услуги) заказчику из любого города России. У вас будет доступ к широкой базе предложений по интересующим вас позициям.
• Вы будете взаимодействовать с участниками торгов без посредников, сэкономите время и деньги.

Если говорить о государственных закупках, то участие в электронных процедурах — это возможность заработать свою долю от 13 трлн рублей. Именно в такую сумму оценивается общий объем государственного и муниципального заказа с учетом госкорпораций и естественных монополий. Государство — надежный и крупный заказчик.

Какие типы электронных аукционов встречаются?

1. Открытый электронный аукцион. В таком аукционе все процедуры проводятся полностью на электронной торговой площадке. Участники в процессе торгов подают ценовые предложения. Побеждает участник, предложивший лучшую цену.
2. Аукцион на понижение (иногда его называют «редукцион») — это единственная форма проведения электронных торгов по государственным закупкам. Заказчик объявляет объем необходимых услуг и начальную максимальную цену, участники подают предложения и обязуются оказать весь объем услуг за меньшие деньги. Побеждает участник, предложивший наименьшую цену.  
3. Аукцион на повышение: побеждает участник, предложивший наивысшую цену. Такие аукционы объявляют, например, при сдаче в аренду государственного (муниципального) имущества.

Как получить сертификат электронной подписи?

Сертификат ЭП для участия в электронных торгах можно получить в Удостоверяющем центре СКБ Контур. Задать любые вопросы о получении сертификата ЭП можно по бесплатному телефону 8-800-5000-508. 

Виды тендеров

Закупка — это форма отбора поставщика для покупки товаров, работ, услуг (ТРУ). Все государственные организации обязаны закупать ТРУ через систему госзакупок.

Заказчики отбирают поставщиков двумя способами:

• конкурентным — поставщики состязаются за право заключить контракт на изначально равных условиях: в конкурсе, аукционе, запросе котировок, предложений, запросе цен и других способах проведения закупки;
• неконкурентным — закупки у единственного поставщика, когда заключают договор с конкретным подрядчиком. Госкомпании должны обосновать необходимость закупки у единственного поставщика.

Закупки делят на три категории в зависимости от типа заказчиков:

Закупки бывают открытые и закрытые. Сведения и документы об открытых процедурах доступны всем желающим. Закрытые конкурсы и аукционы проводят на специализированной ЭТП — АСТ ГОЗ. Приглашения участвовать в такой закупке высылают ограниченному кругу лиц.

Закрытым способом проводят тендеры для безопасности страны, с гостайной, закупки для транспортировки и охраны драгоценных металлов, камней, ценных изданий, услуги для судей и судебных приставов и др.

Как сейчас

С 1 января 2021 года основой информационного обеспечения Контрактной системы является Единая информационная система (ЕИС). Официальный сайт ЕИС сейчас — это полноформатный портал, предоставляющий информацию для заказчиков, участников закупок, контролирующих органов, общественности.

Как следует подготовьтесь

Первое, что нужно сделать при подготовке — составить контракт, в котором прописаны все условия для будущего поставщика. Это необходимо, чтобы закрепить ответственность за сторонами.

Также стоит запросить у компаний данные по прежним перевозкам за любой подходящий вам период, например, за год.

В эту информацию, как правило, входят:

• типы транспортных средств,
• даты отгрузки,
• количество перевозок,
• объем перевозок,
• направления,
• расходы.

Далее составьте тендерное задание. Сделайте его максимально ясным, чтобы участники тендера понимали, что именно от них требуется.

Также составьте таблицу для оценивания. Она нужна, чтобы сравнить компании между собой и определить наиболее подходящую. 

Что указать в оценочной таблице, кроме стоимости:

• Опыт и ресурсы. Насколько предыдущие перевозки компании схожи с вашими и какой автопарк есть у него в наличии;
• Гибкость. Может ли компания подстроиться под ваши запросы;
• Прозрачность. Внедрен ли в компанию ЭДО и насколько легко можно отслеживать груз на всех этапах;
• Доступность. Можно ли легко связаться с представителями компании, если что-то пойдет не так. 
• Есть ли личный менеджер;Сопутствующие услуги. Предоставляет ли компания другие услуги и какую цену за это требует (если требует).

Нарушение сроков

В торгах сроки важны: можно пропустить срок подачи заявок, подписания контракта, аукцион, не успеть перечислить деньги для обеспечения заявки или контракта, оформить банковскую гарантию. 

Советы:

• Обращайте внимание на время окончания подачи заявок. Например, если в извещении написано, что дата окончания подачи заявок: 05.12.2020 15:00, то в 15:01 подать заявку не получится. 
• Уточняйте, по какому часовому поясу указано время. Как правило, в ЕИС время указывают по месту нахождения заказчика, а на площадке — московское. Если не можете разобраться во времени, позвоните в техподдержку ЭТП.
• Переводите деньги для финансового обеспечения заранее и проверяйте сумму. Если сумма, которую вы перевели заказчику, будет меньше требуемой даже на одну копейку, вас могут признать уклонившимся от подписания договора.

Объявите тендер

Когда вы определились с видом транспортной компании, перейдите к следующему этапу — поиску конкретного перевозчика или экспедитора. Его можно найти через знакомых, на специальных мероприятиях или объявить тендер. Последний вариант — самый распространенный.

Тендер хорош тем, что в процессе отбора вы поймете, как каждая отдельная компания позиционируется на рынке и справляется с заказами. Обычно крупные компании-заказчики проводят тендеры один раз в год или два года.

Тендеры бывают трех видов:

Также тендеры бывают открытыми и закрытыми. В открытом участвуют те компании, которые откликнулись на предложение, в закрытом — только те, которые выбрал для себя сам заказчик.

Открытие спецсчета и перевод денег

В госзакупках и торгах по 223-ФЗ для МСП заказчики требуют финансового обеспечения заявки. Денежный залог нужен заказчику в качестве страховки на случай, если победитель откажется подписывать контракт. Если не внести обеспечение, подать заявку не получится. Наличие или отсутствие обеспечения заявки и его размер заказчик указывает в документах закупки.

Участник сам выбирает способ обеспечения заявки — перевести деньги на специальный счет или оформить банковскую гарантию. Площадка заблокирует деньги на спецсчете на время проведения закупки. 

Спецсчет открывают кредитные организации из перечня Распоряжения от 13.07.2021 1451-р. При открытии счета в банке он автоматически подтягивается в личный кабинет ЭТП. Площадка направляет запрос в банк в момент окончания срока подачи заявок и проверяет наличие на нем суммы обеспечения. Если денег на счете не хватит, площадка вернет заявку участнику.

Для участия в коммерческих закупках деньги переводят до подачи заявки по реквизитам торговой площадки.

Оформление электронной подписи

Для участия в большинстве электронных торгов поставщику нужна электронная подпись (ЭП). Подписи различаются в зависимости от категории закупок.

Оцените эффективность подрядчика

Меняя транспортную компанию, проследите, изменились ли вводные (например, ставки или логика тарификации) с приходом нового подрядчика. 

Сравните условия, которые были у прежней компании, с теми, что предложила новая. Так вы будете знать инфляционную составляющую на следующий месяц (квартал, год)

Это позволяет разработать точный бюджет по разным направлениям. Например, если для перевозки груза новой компании нужно заплатить больше, но эти перевозки совершаются редко, это не скажется на бюджете существенно.

Ошибки в документах

По невнимательности участники не прикладывают нужные документы, ошибаются в характеристиках товара и пропускают важные нюансы.

Участник электронного аукциона в заявке сослался не на тот ГОСТ. Заказчик указал в техзадании ГОСТ, которому должна соответствовать продукция, а участник перепутал номера и указал другой ГОСТ. Заказчик отклонил заявку.

Чтобы избежать ошибок с документами, советуем:

• внимательно читать все документы;
• следить за изменениями в извещении о закупке в ЕИС или на ЭТП;
• перед отправкой заявки на участие проверить, что прикрепили все документы;
• следить за актуальностью действия документов.

Поиск тендера

Искать интересующие закупки можно в единой информационной системе (ЕИС) и на торговых площадках. Как искать тендеры на сайте госзакупок мы подробно писали в этой статье.

Также можно воспользоваться услугами поиска торгов, например, в системе ИС-Закупок. В сервисе можно настроить шаблоны поиска, пользоваться метками в работе с закупками и получать уведомления о новых тендерах.  

Заказчики по 44-ФЗ и по 223-ФЗ для МСП обязательно размещают закупки в ЕИС и выбирают одну из восьми федеральных ЭТП, на которой проведут торги: Сбербанк-АСТ, РТС-тендер, Росэлторг, НЭП, ZakazRF, Lot-online, ТЭК-Торг, ЭТП Газпромбанка. Информация по закупке дублируется с ЕИС на площадку.

Закупки по 223-ФЗ также публикуют на портале госзакупок и на ЭТП, которую выберет заказчик. Но есть закупки, которые не публикуются в ЕИС:

с начальной ценой не больше 100 тыс. рублей;с начальной ценой не больше 500 тыс. рублей при годовом обороте заказчика больше 5 млрд рублей.

Заказчики коммерческих торгов размещают извещения на своем сайте или коммерческих ЭТП.

Проведите тендер полезный чек-лист

После полной подготовки опубликуйте тендер на специальном онлайн-ресурсе.

Если вы хотите нанять сразу несколько компаний, найдите по несколько подходящих кандидатов на каждое направление, а затем выберите лучших среди них, выслав задание.

После этого можно провести конференцию, на которой участники смогут задать вопросы и больше погрузиться в проект, чтобы не возникло недопониманий при выполнении задания.

Не стоит сразу после тендера менять или нанимать все новые компании — необходимо сделать это постепенно, чтобы уровень сервиса не стал хуже из-за того, что перевозчик только начал разбираться в предстоящем деле.

Окончательный сценарий тендера выглядит таким образом:

• готовим документы и задания,
• объявляем тендер на специальном ресурсе,
• выбираем несколько подходящих компаний и высылаем им задания,
• проводим конференцию для участников,
• изучаем предложения по заданию — если какая-то компания очевидно пошла непредсказуемым путем, стоит уточнить, правильно ли она поняла ТЗ,
• выбираем лучших кандидатов и озвучиваем решение,подписываем документы и обговариваем период перехода к новым поставщикам.

Идеальным временем для тендера считается январь, когда у большинства транспортных компаний затишье, поэтому они не завышают ценник

Условия контракта

Проект контракта входит в документацию к закупке, которую нужно полностью изучить еще до участия. Когда вы подаете заявку на участие, вы соглашаетесь со всеми условиями договора, которые нельзя изменить. Невнимательность может привести к РНП и штрафам.

В проекте контракта обратите внимание на следующие условия.

• предмет договора и технические требования товара;
• срок исполнения;
• порядок и срок оплаты;
• какие документы нужны при поставке товара, например, сертификаты соответствия, паспорта изделий и др.;
• наличие или отсутствие гарантий с вашей стороны.

Эп для торгов по 223-фз и коммерческих закупок

Торги проходят на коммерческих ЭТП, которые устанавливают свои требования к электронной подписи. Например, для работы в коммерческих секциях федеральных площадок подходит обычная КЭП, а некоторые коммерческие ЭТП требуют подписи со специальным платным расширением — OID-ом. Можно получить обычную КЭП, а OID добавить позднее, если понадобится.

Заполнить заявку на КЭП для торгов можно на сайте ИС-Закупок.

Эп для торгов по 44-фз

Участникам нужно получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) в аккредитованном удостоверяющем центре. Такая подпись подойдет и для участия в торгах по капремонту (постановление правительства № 615), и по 223-ФЗ для малого и среднего бизнеса.

Сертификат КЭП нужен на всех этапах торгов, чтобы:

• зарегистрироваться в ЕИС и на ЭТП;
• подать заявку на участие;
• подать ценовое предложение в аукционе;
• подписать контракт.

КЭП оформляют на руководителя организации. Только он сможет зарегистрировать компанию в ЕИС. Для дальнейшей работы можно оформить доверенности на сотрудников, которые будут заниматься торгами, получить на них КЭП и назначить полномочия в ЕИС. После этих действий сотрудники смогут заходить на площадки и участвовать в торгах от лица компании с помощью своей электронной подписи.

Вывод

Участвовать в закупках могут все юрлица, ИП, физлица и иностранные компании, независимо от возраста организации, видов деятельности, системы налогообложения. Бывают ограничения для участников, но не в каждой закупке. Рекомендуем начать тендерную деятельность с госзакупок по 44-ФЗ.