Диадок – электронный документооборот с контрагентами

Работа с любого устройства

В веб-версии Диадока можно работать с планшета, смартфона или другого мобильного устройства с помощью КЭП. Закрытый ключ подписи хранится на нашем сервере, и СКБ Контур гарантирует его сохранность.

Основная сфера применения электронной подписи — это сдача электронной отчетности. Большинство категорий бизнеса обязаны через интернет представлять отчетность в ФНС, ПФР, ФСС и другие контролирующие органы. Для отправки отчетности через интернет потребуется квалифицированный сертификат электронной подписи (далее — КЭП), выпущенный на сотрудника, который обладает полномочиями подписывать электронную отчетность организации.

Получить электронную подпись для отчетности

Особняком стоит взаимодействие с единой государственной автоматизированной информационной системой (ЕГАИС) ФСРАР. Система создана, чтобы контролировать алкогольный рынок: производство, оптовую и розничную продажу спиртосодержащих напитков.

Для подключения к системе и взаимодействия с ней организации или индивидуальному предпринимателю нужна специальная квалифицированная электронная подпись — КЭП для ЕГАИС ФСРАР. Это связано с требованиями безопасности и техническими особенностями ключевых носителей: криптографические операции происходят в самом носителе, а не на компьютере пользователя.

Получить электронную подпись для ФСРАР ЕГАИС

Больше половины закупок всех бюджетных организаций проводятся в формате электронных аукционов. До июля 2018 года для участия в госзакупках нужна неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — это требование 44-ФЗ «О контрактной системе».

С помощью НЭП участники госзакупок аккредитуются на электронных торговых площадках и подписывают контракты в случае победы в закупке. Но специалисты рекомендуют сразу же оформить КЭП, необходимую для других действий, связанных с участием в госзакупках: например, она нужна, чтобы оформить банковскую гарантию через интернет, обратиться в ФАС или арбитраж.

Кроме того, КЭП подойдет для участия в электронных закупках компаний с госучастием и коммерческий компаний, которые тоже проводят часть своих закупок  на электронных площадках.

Чтобы приобрести подходящую электронную подпись для участия в торгах в качестве поставщика, уточните требования к виду подписи на тех площадках, на которых планируете участвовать в электронных торгах.

Получить электронную подпись для торгов

Все больше организаций, особенно с большим количеством контрагентов, переходят на электронный документооборот, оценив плюсы этой технологии:

• быстрый обмен любыми документами, в том числе бухгалтерской «первичкой»,
• сокращение издержек на обработку и передачу документов.

По договоренности между собой стороны могут использовать любой вид электронной подписи, но гарантом юридической силы электронных документов без подписания дополнительных соглашений между участниками документооборота является только КЭП. Кроме того, государство установило обязанность использовать квалифицированную электронную подпись для счетов-фактур.

Получить электронную подпись для документооборота

Многие ведомства и госорганы предоставляют услуги или принимают отчетность в электронном виде. Чтобы работать на этих порталах, также понадобится электронная подпись.

Большинство площадок принимают базовые квалифицированные подписи, например:

• ЕФРСБ, ЕФРСФДЮЛ, ЕАИС ФСТ, ЦБ РФ Финансовые рынки, Росимущество, Главгосэкспертиза, Мой Арбитр, Роскомнадзор, Госуслуги и другие.

Для некоторых нужен квалифицированный сертификат, который содержит в структуре специальный идентификатор, например:

• ФТС, порталы для раскрытия информации и некоторые коммерческие торговые площадки: B2B-Center, ЭТП ГПБ, Фабрикант и др.

Выберите сертификат для работы с конкретным ведомством с помощью Мастера подбора сертификатов.

Получить электронную подпись для госсистем

Пакет документов для получения электронной подписи различается для юридических и физических лиц. Но общий порядок действий одинаков:

1. Определите, для чего нужна подпись: тип подписи отличается в зависимости от сферы применения. Основные сферы использования мы описали выше.
2. Заполните заявку на выпуск сертификата электронной подписи в удостоверяющем центре (УЦ).
3. Оплатите стоимость выбранного сертификата, подготовьте и отправьте специалисту УЦ нужный комплект документов.
4. Придите в УЦ, чтобы получить сертификат.

Получить электронную подпись

ЭДО Контур.Диадок () — это облачный (с доступом к основным функциям через браузер либо пользовательской программы, которая интегрирована с облачным сервером Контура) сервис для организации электронного документооборота. С помощью него средние и малые предприятия могут оперативно передавать друг другу различные первичные и иные документы официального характера (в том числе подлежащие проверкам со стороны ФНС), например:

• формируемые на основе утвержденных регуляторами бланков первички по НДС (счета-фактуры, универсальные передаточные документы);
• составляемые по унифицированным формам акты, накладные (например, типовая форма ТОРГ-12);
• договоры, дополнительные соглашения.

Вместе с тем, с помощью сервиса технически возможен оборот любых документов, подписанных с помощью ЭЦП. Контур.Диадок позиционируется как решение, предназначенное для обеспечения, прежде всего, юридически значимого документооборота — между разными хозяйствующими субъектами (либо между подразделениями одного субъекта).

Если сравнивать бумажный и электронный документооборот по времени

и по финансовым затратам

то в подавляющем большинстве случаев можно говорить, что электронный документооборот позволяет сокращать временные и материальные затраты по сравнению с бумажным.

Функционал сервиса предусматривает интеграцию через API либо интерфейс Диадок.Коннектор. Возможна интеграция с 1С с использованием готового модуля. Также сервис по умолчанию интегрирован с платформой Контур.Экстерн () — брендированным продуктом компании Контур, который призван решать задачи, связанные со сдачей отчетности в государственные органы.

Данное приложение позволяет производить ключевые операции в рамках электронного документооборота:

• подписывать входящие и исходящие документы;
• получать уведомления об изменении статусов полученных или отправленных документов;
• просматривать документы (и отслеживать изменения по их статусам).

Системой Контур.Диадок поддерживаются ЭЦП, выданные любыми удостоверяющими центрами — и в этом несомненный плюс используемой платформы. Нет необходимости перестраивать логику распределения полномочий в применении подписей — если она сложилась к моменту внедрения рассматриваемой системы ЭДО на предприятии.

Сервис ЭДО Контур.Диадок примечателен тем, что:

1. Документооборот в его интерфейсах осуществляется по схемам, достаточно близким по ряду принципов работы к тем, что характеризуют обмен почтовыми сообщениями через веб-интерфейс почтовой службы — и это довольно удобно, поскольку не предполагается выгрузки документов на ПК. Но, безусловно, технических отличий между типичным веб-интерфейсом почты и средствами Контур.Диадок очень много (и все они отражают специфику организации управления объектами ЭДО в решении от Контура).

Разработчики Контур.Диадок выделяют особую единицу маршрутизации документооборота — «ящик». Стороны ЭДО — отправитель и получатель, имеют свои «ящики» (каждый из которых, как правило, соответствует одному хозяйствующему субъекту). Между ними и осуществляется циркуляция данных: причем не самих файлов (и в этом отличие «ящиков» от папок типичного почтового клиента), а специальных записей со ссылками на файлы.

В свою очередь, формирование цепочек ЭДО осуществляется с помощью отдельных элементов — сообщений. По существу, «ящик» выполняет роль логического контейнера для их размещения. В «ящике» могут быть отображены списки сообщений, классифицированных различным образом. Возможно как их обособление друг от друга, так и объединение в группы по тем или иным признакам.

Так, например, возможно формирование цепочки ЭДО, в состав которой входят сообщения со ссылками на документы, связанные одной хозяйственной операцией (например, это могут быть счет-фактура и акт приемки работ). Могут быть логически связаны первичный и корректирующий счет-фактура, основной договор и дополнительное соглашение к нему.

Таким образом, сводится к минимуму вероятность того, что какой-либо документ — из числа однажды «проведенных» в системе Контур.Диадок, потеряется или пропадет из виду. Он в любом случае будет связан, если не с другим документом, то с тем или иным сообщением, которое обязательно найдется в «ящике».

При необходимости в «ящиках» можно размещать черновики сообщений — в которых есть ссылки на те документы, которые подготовлены, но еще не переданы в подписанном виде получателю. Данная опция может быть востребована в организациях, где подготовку документов осуществляет один работник, а подписывает — в силу наличия доступа к ЭЦП и необходимых правомочий, другой человек.

Документы, находящиеся в «ящиках», можно просматривать, используя различные механизмы их фильтрации. Например, можно формировать списки документов в определенной разновидности (например, актов) от конкретного контрагента за установленный период.

2. Документооборот унифицированных документов — счетов-фактур, актов, накладных, УПД, реализован в соответствии со стандартами, утвержденными законодательно.

Основные возможности

Сервис ЭДО Контур.Диадок () умеет:

1. Разумеется — прежде всего, выполнять типичные для современного электронного документооборота функции, такие как:

• создание, отправка и получение электронных документов;
• заверение всех или выбранных документов ЭЦП в целях обеспечения их юридической значимости;
• проверка унифицированных документов — таких как счет-фактура, акт, накладная, в рамках форматно-логического контроля (что сводит к минимуму ошибки в заполнении данных документов и вероятность отказа в их приеме со стороны налоговиков);
• распределение документов по категориям в целях повышения эффективности управления объектами ЭДО.

Электронный документооборот в Контур.Диадок фактически осуществляется на нескольких уровнях:

• внутри предприятия (между подразделениями);
• между хозяйствующими субъектами (фирмой-пользователем Контур.Диадок и ее контрагентами);
• между фирмой-пользователем и государственными органами.

Многое во взаимодействии пользователя Контур.Диадок и государственных органов автоматизировано. Например, система позволяет фирме быстро ответить на требование, пришедшее из ФНС — и подготовить необходимые документы с описью.

Система Контур.Диадок позиционирует себя как первая в России, адаптированная к трансграничному электронному документообороту. По мере развития нормативной базы (скорее всего, для начала — на уровне ближайших к России территориальных коммуникаций — прежде всего, в пределах рынка ЕАЭС) такие опции будут становиться все более востребованными.

2. Обеспечивать локализацию компетенций в части приема-передачи документов (и доступа работников к интерфейсам для обработки объектов ЭДО).

Например, можно настроить межкорпоративный электронный документооборот так, чтобы контрагент мог выбирать, в какое подразделение фирмы направлять те или иные документы. В свою очередь, данное подразделение (отдельных его сотрудников) можно наделить определенными компетенциями по приему документации от конкретного контрагента.

Кроме того, по каждому из подразделений можно дифференцировать компетенции по работе с ЭДО в целом: директор или его заместитель могут иметь полный доступ к электронной документации, а рядовой сотрудник может быть наделен правомочиями на просмотр объектов ЭДО только по конкретному подразделению.

3. Интегрироваться с 1С, благодаря чему обработка документов становится возможной непосредственно с помощью средств учетной системы.

Отправка документов на заверение с помощью ЭЦП или на согласование при этом возможна как из браузерной версии Контур.Диадок, так и из программы 1С.

4. Находить контрагентов, уже подключенных к системе Контур.Диадок, по ИНН (в том числе и при использовании 1С).

Найденным контрагентам можно направлять приглашения на регистрацию в системе. Если она у них уже есть, то ЭДО хозяйствующим субъектам можно организовывать немедленно — не заключая каких-либо дополнительных соглашений.

5. Обеспечивать хранение документов при условии их дублирования и распределения по разным серверам.

Таким образом, практически исключена утеря документа из-за технического сбоя. При этом, доступ к ним сохраняется даже по окончании периода коммерческого использования программы: действующий пользователь в любой момент может загрузить когда-то записанные на сервера Контура файлы.

6. Быстро находить нужные документы по фильтрам, ключевым словам, выборкам.

Через веб-версию легко формировать исходящие документы, согласовывать их внутри компании, подписывать и отправлять адресатам.

Форматный контроль системы защищает документы от технических ошибок и гарантирует их корректное оформление.

Простой и наглядный интерфейс Диадока позволяет создавать подразделения компании и настраивать распределение документов от контрагентов по ответственным специалистам.

Поиск и приглашение контрагентов

Веб-версия позволяет проверить (по названию либо по ИНН), кто из контрагентов компании зарегистрирован в Диадоке, и отправить им приглашения для обмена электронными документами.

Причем сделать это можно в индивидуальном порядке: найти конкретного контрагента и пригласить к обмену электронными документами. А можно в массовом — проверить весь список ваших контрагентов на предмет регистрации в Диадоке и пригласить тех, кто еще не зарегистрирован.

Тарифы

Главные особенности ценовой политики Контура в части установления платы за пользования системой Контур.Диадок заключаются в том, что:

• регистрация в системе — бесплатна;
• абонентская плата — не вносится;
• «входящие» операции (прием, подписание принятых документов, запрос на корректировку, аннулирование) — не тарифицируются (бесплатны).

Дополнительно оплачиваются аппаратный носитель ключа для ЭЦП, необходимые услуги по настройке и интеграции сервиса — например, с программами линейки 1С.

Резюме

Сервис ЭДО Контур.Диадок — решение для электронного документооборота на предприятии (и между предприятиями, в том числе относящимися к разным государствам), которое может быть задействовано через браузер или через учетную программу, с которой сервис может быть установленным образом интегрирован. С помощью Контур.

Диадок возможен обмен, в принципе, любыми документами, но особый акцент сделан на обеспечении оборота различными унифицированными формами — счетов-фактур, актов, накладных, УПД, в полном соответствии с законодательством. Таким образом, систему ЭДО Контур.Диадок можно назвать одним из самых эффективных решений для малых и средних предприятий, которые являются плательщиками НДС.

К числу самых сильных сторон продукта можно отнести:

• эффективную систему классификации объектов ЭДО — самих документов, контактов, сообщений;
• наличие системы статусов по каждому из сообщений;
• возможность выстраивать логические цепочки сообщений — отражающих пути следования документов;
• возможность обеспечения эффективного согласования документов в вертикально ориентированных организациях;
• возможность интеграции с 1С.

Отдельно следует отметить совместимость сервиса с ЭЦП, выданными любыми удостоверяющими центрами. Также поддерживаются различные варианты роуминга систем электронного документооборота — с отслеживанием статусов отправляемых и передаваемых сообщений между разными системами.