- Почему первое лицо организации не должно кому-либо передавать свою эп
- Почему налоговый представитель не должен использовать эп первых лиц организаций
- Где хранятся подписи
- Дешево расписаться
- Для каких документов использовать эп
- Живучая бумага
- Кадровый электронный документооборот — можно всем?
- Как сотрудник организации должен применять эп
- Какая подпись нужна обычным работникам
- Квалифицированная электронную подпись (кэп)
- Неквалифицированная электронная подпись (нэп)
- Простая электронная подпись (пэп)
- Тк рф статья 22.3. взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота консультантплюс
- Усиленная электронная подпись
- Чем опасна передача эп другим лицам?
Почему первое лицо организации не должно кому-либо передавать свою эп
С 1 января 2022 года индивидуальные предприниматели (ИП), нотариусы и первые лица коммерческих организаций получают ЭП в ФНС России. Здесь представлен актуальный перечень налоговых инспекций, где выдаются электронные подписи.
Передача ЭП лицам, отличным от владельца, противоречит ст. 10 закона № 63-ФЗ. Несмотря на это, распространена практика, когда первые лица передают свои ЭП сотрудникам и даже налоговым представителям или бухгалтерам, работающим на аутсорсе.
Эти действия не наказуемы. Но наказываться могут последствия таких действий.
Почему налоговый представитель не должен использовать эп первых лиц организаций
Нередки случаи, когда организация или ИП пользуются услугами налоговых представителей или бухгалтеров-аутсорсеров, просто передавая им USB-токен с ЭП первого лица. Налоговые же представители с одного компьютера отправляют в госорганы отчётность нескольких организаций, заверяя её ЭП разных первых лиц.
В чём здесь риск? К примеру, при сдаче налоговой отчётности ФНС России отслеживает IP- и MAC-адреса компьютеров, с которых она направляется. Налоговики могут сделать вывод, что разные компании и ИП, по сути, не связанные между собой, подконтрольны какому-то одному лицу. Ведь все они сдают отчётность от своего имени с одного компьютера.
Вдобавок такое использование ЭП — это признак фиктивного дробления бизнеса (см. п. 8 письма ФНС от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@, письмо ФНС от 31.10.2022 № ЕД-4-9/22123@, п. 11 письма ФНС от 13.07.2022 № ЕД-4-2/13650@).
Где хранятся подписи
Электронные подписи могут хранится: в облаке или учетной системе компании; на флэшке; на идентификаторе TouchMemory (как таблетка для открывания дверей); в токене.
В основном используются токены. Для токена можно создать экспортируемый ключ и неэкспортируемый ключ.
Неэкспортируемый ключ извлечь из токена невозможно. Из USB и TouchMemory извлечь ключи можно.
Хранение ключей в автоматизированных системах не рекомендуется. Обычно ключи хранятся за пределами автоматизированных систем в хранилищах HSM.
Дешево расписаться
Для большинства документов сотрудник может использовать усиленную неквалифицированную ЭЦП, говорит Иванова. Например, компания Carcade уже запустила сервер, позволяющий выпустить упрощенную неквалифицированную электронную подпись, и сотрудники, которые уже дали согласие на использование электронной подписи, теперь будут подписывать ею заявления на отпуск и на командировку, а также удостоверять подписью факт ознакомления с внутренними локальными актами, рассказывает Ермашенков. По его словам, процесс простой: сначала сотрудник читает электронный документ и нажимает кнопку, подтверждающую, что он с ним ознакомился, потом нажимает вторую кнопку «подписать». По прогнозам Ермашенкова, с 1 января 2022 г. на КЭДО перейдут уже 95% действующих сотрудников Carcade и 100% новых.
Тем не менее, уточняет Кожемякина, усиленную квалифицированную ЭЦП сотрудникам все же придется время от времени использовать. Ею они должны будут подписывать с работодателем самые важные документы: трудовой договор, договор о полной материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении и отзыв такого заявления, ознакомление с приказом об изменении условий труда по инициативе компании, ознакомление с приказом о дисциплинарном взыскании, добавляет Иванова.
Для каких документов использовать эп
Сотрудники, в зависимости от типа документа, могут простую и усиленную (квалифицированную и неквалифицированную) электронную подпись.
Для простого обмена документами можно использовать простую ЭП, но эту возможность лучше закрепить в трудовом договоре.
Живучая бумага
По данным сети деловых коммуникаций SBIS, к документам с высоким риском перевода в электронную форму относятся трудовой договор, приказ о приеме на работу, заявление об отпуске с последующим увольнением, заявление о переводе, дополнительное соглашение о переводе, приказ о дисциплинарном взыскании, заявление об увольнении и приказ о прекращении действия трудового договора. Легко же перевести в онлайн больничные листы, табель рабочего времени, заявление об отпуске по графику, заявление о приеме на работу, авансовый отчет.
Кадровый электронный документооборот — можно всем?
ТК РФ прямо указывает, что на бумажном носителе оформляют: сведения из трудовой книжки (ст. 66.1, 84.1 ТК РФ), трудовой договор с дистанционным работником, приказ о прекращении его ТД (ст. 312.2, 312.8 ТК РФ) и книги учета бланков и движения трудовых книжек.
По остальным документам ТК РФ не упоминает бумажную форму. Но требует оформлять документы или «письменно» или «обязательно» или «под роспись». От этих требований и зависит, какой вид электронной подписи должен быть у работника.
- Документ нужно вручать «под роспись» работников.
ТК не пишет, что роспись нужна на бумаге. Это добавляет Минтруд.
По ГОСТ Р7.0.8-2022 (Делопроизводство и архивное дело) «роспись» — это составляющая подписи. По ч. 1, 2 ст. 6 закона 63-ФЗ «Информация в электронной форме, подписанная КЭП, НЭП, ПЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной „подписью“…».
Но только НЭП/КЭП обеспечивает неизменность подписанного документа и позволит доказать в суде факт вручения работнику именно этого текста. Поэтому для документов категории «под роспись» применяем КЭП/НЭП. - Документ нужен в письменной форме.
ТК не требует бумажного оформления.
Для таких документов хватит ПЭП. Она подтвердит, что работник вообще писал этот документ. Есть его волеизъявление на перенос отпуска, на выдачу трудовой книжки. НЭП/КЭП тоже можно использовать.
Исключение — документы, связанные с заключением или прекращением ТД. Это сам трудовой договор, ученический, о материальной ответственности, дополнительные соглашения к ним, соглашение о расторжении ТД, приказ об увольнении. Пока их безопаснее подписывать на бумаге или КЭП. Их прямо разрешено подписывать НЭП или КЭП для дистанционных работников, «удаленщиков» и участников кадрового эксперимента Минтруда по 122-ФЗ.
Еще одно исключение — рискованные для вашей организации документы. Учитывайте специфику фирмы, трудовые споры, травмы на производстве, категории риска, присвоенные фирме ГИТ. - Документ не обязательный, не предусмотрен ТК.
Такой можно не оформлять вообще или подписывать любой подписью.
Разбор конкретных кадровых процессов читайте в статье.
Как сотрудник организации должен применять эп
Напомним, что каждый руководитель или сотрудник отвечает за свои действия и использует только свою подпись.
Первые лица организаций подписывают электронные документы лично — полученной в ФНС электронной подписью.
Сотрудники организаций заверяют электронные документы сами — своей ЭП, оформленной в коммерческом удостоверяющем центре на основании доверенности от первого лица организации на получение такой ЭП.
Налоговый представитель или бухгалтер на аутсорсе заверяют отчётность исключительно собственными ЭП. Для этого заранее от первого лица организации-доверителя на налогового представителя/бухфирму оформляется доверенность по правилам госоргана, куда представляется отчётность.
Снизьте риски при получении в налоговой ЭП на первое лицо — воспользуйтесь услугой «Подготовка к получению ЭП в ФНС». 15 % скидка на ЭП для ваших сотрудников при заказе данной услуги.
Какая подпись нужна обычным работникам
Электронные подписи для работников бывают трех видов:
- простая электронная подпись — ПЭП;
- усиленная неквалифицированная подпись НЭП;
- усиленная квалифицированная — КЭП.
Есть еще один бесплатный вариант, кадровый ЭДО на сайте «Работа в России». Но вряд ли это подойдет даже маленькой компании.
Квалифицированная электронную подпись (кэп)
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) применима для всех операций с документами. Причем, не только кадровыми, но и при обмене электронными УПД, счетами-фактурами с партнерами и для сдачи отчетности в госорганы.
Главбуху и сотруднику, который ответствен за кадровый учет в компании, нужна КЭП.
Только с ней можно заключать договоры, отправлять сведения по электронным больничным в ФСС и сдавать кадровую отчетность в ПФР и Росстат.
Бесплатно получить КЭП для организации в Удостоверяющем центре ФНС России вправе только директор. Для каждой организации выпускается одна ЭЦП, ключ которой скопировать невозможно.
Дополнительные подписи, например, вторую для главного бухгалтера или для сотрудника по доверенности, придется получать платно в обычных удостоверяющих центрах, аккредитованных налоговой.
КЭП выдаются:
- либо в компании при приеме на работу и подтверждаются в УЦ;
- либо непосредственно в удостоверяющем центре (УЦ), аккредитованном Минкомсвязи.
В основном задача УЦ — проверить, что человек, предоставляющий открытый ключ, действительно тот, кем он представился.
КЭП действует 1 год, затем ее нужно продлевать. С 1 июля 2021 года директора компаний, имеющие право действовать без доверенности, и ИП могут подать заявление на выпуск КЭП через «Личный кабинет налогоплательщика — физического лица».
При потере такого ключа его вносят в список отзыва, с датой отзыва и датой внесения в список отзыва.
Неквалифицированная электронная подпись (нэп)
Неквалифицированную электронную подпись (НЭП) так же, как и ПЭП, выпускает работодатель при приеме сотрудника на работу.
НЭП также выдают банки и ФНС. НЭП можно записать на флешки и выдать работникам.
Простая электронная подпись (пэп)
Простую электронную подпись (ПЭП) вправе выдать работнику сам работодатель при приеме на работу.
Такая подпись формируется в информационной системе, которую применяет организация. Это может быть система собственной разработки или встроенный модуль в учетной программе.
Тк рф статья 22.3. взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота консультантплюс
При заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, а также при подписании приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания, уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора посредством информационной системы работодателя работодателем используется усиленная квалифицированная электронная подпись.
В случаях, установленных настоящей статьей, работодателем и работником может использоваться усиленная неквалифицированная электронная подпись, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством Российской Федерации порядке (далее для целей настоящей статьи – усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства).
При подписании иных, чем указанные в части первой настоящей статьи, электронных документов посредством информационной системы работодателя работодателем могут использоваться:
усиленная квалифицированная электронная подпись;
усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.
При заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, при подписании согласия на перевод, заявления об увольнении, отзыве заявления об увольнении, а также при ознакомлении с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться:
усиленная квалифицированная электронная подпись;
усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.
При подписании иных, чем указанные в части четвертой настоящей статьи, электронных документов посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться:
усиленная квалифицированная электронная подпись;
усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;
простая электронная подпись в случае, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи (далее для целей настоящей статьи – простая электронная подпись работника в информационной системе работодателя).
При подписании электронных документов посредством цифровой платформы “Работа в России” работодателем могут использоваться:
усиленная квалифицированная электронная подпись;
усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.
При подписании электронных документов работником или лицом, поступающим на работу, посредством цифровой платформы “Работа в России” могут использоваться:
усиленная квалифицированная электронная подпись;
усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;
простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке в соответствии с установленными Правительством Российской Федерации правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме.
Работник или лицо, поступающее на работу, осуществляющие взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, вправе направлять в адрес работодателя заявления, уведомления и сообщения, которые предусмотрены трудовым законодательством и в отношении которых осуществляется электронный документооборот в соответствии с настоящей статьей и статьями 22.1 и 22.2 настоящего Кодекса, посредством:
информационной системы работодателя (в случае ее применения работодателем для осуществления электронного документооборота), в том числе с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг (при условии взаимодействия в целях осуществления электронного документооборота информационной системы работодателя с единым порталом государственных и муниципальных услуг);
цифровой платформы “Работа в России” при условии ее применения работодателем в целях осуществления электронного документооборота.
Заявления, уведомления и сообщения, направленные работником или лицом, поступающим на работу, способами, указанными в части восьмой настоящей статьи, считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления.
Заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий (статья 62 настоящего Кодекса) работник может подать в письменной форме, либо направить в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя, либо направить через цифровую платформу “Работа в России” при условии использования работодателем указанных информационных систем в целях осуществления электронного документооборота.
При подаче работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий (статья 62 настоящего Кодекса) работодатель обязан безвозмездно предоставить работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления такие документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе либо, если в отношении этих документов осуществляется электронный документооборот, такие электронные документы способом, указанным в заявлении работника:
в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом;
в форме электронного документа, в том числе путем его размещения на едином портале государственных и муниципальных услуг в случае взаимодействия в целях осуществления электронного документооборота информационной системы работодателя с единым порталом государственных и муниципальных услуг либо в личном кабинете работника на цифровой платформе “Работа в России” при условии ее использования работодателем в целях осуществления электронного документооборота.
По заявлению работника работодатель обеспечивает доступ работника к документам, подписанным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя, путем направления электронного документа в личный кабинет работника (при наличии) на едином портале государственных и муниципальных услуг в порядке, предусмотренном Правительством Российской Федерации.
В случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, работодатель и работник, не осуществляющие взаимодействие посредством электронного документооборота, вправе в соответствии с локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов, временно обмениваться документами, в том числе документами, связанными с работой, в форме электронного документа или электронного образа документа (документа на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов) с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.
Работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле, в том числе в случае, если электронный документооборот осуществляется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы “Работа в России”.
Порядок предоставления работнику электронных документов, созданных с использованием цифровой платформы “Работа в России”, и порядок его доступа к ним посредством единого портала государственных и муниципальных услуг устанавливаются Правительством Российской Федерации.
Усиленная электронная подпись
Усиленная ЭП делится на 2 группы:
- квалифицированная;
- и не квалифицированная.
При создании они не отличаются, главное различие затем — это УЦ. Есть аккредитованные УЦ и неаккредитованные УЦ.
Неаккредитованный УЦ сам подписывает свой сертификат.
Для аккредитованных УЦ подписывает главный УЦ пространства доверия РФ.
Чем опасна передача эп другим лицам?
1. Даже если электронный документ фактически заверяет с помощью ЭП кто-то кроме её владельца, то ответственность за такие действия, включая уголовную, несёт именно владелец ЭП.
Например, сотрудник фирмы с помощью ЭП руководителя представил в ФНС некорректную отчётность, что стало причиной неполной уплаты суммы налога или нарушения по налоговому вычету. Такие действия могут повлечь судебное разбирательство и ответственность по ст. 122 Налогового кодекса РФ.
2. Недобросовестный сотрудник с помощью ЭП первого лица компании может совершить мошеннические действия с деньгами или активами организации.
3. Компрометация ЭП потенциально влечёт её отзыв по инициативе налоговых органов (пп. 1 п. 6.1 ст. 14 закона № 63-ФЗ). Электронные документы, подписанные скомпрометированной ЭП, могут быть признанными недействительными.
