Меры по защите ЭДО и предоставление электронного документа в суд с ЭЦП

Что делать

Очевидно, что ситуация широко распространена и прекрасно известна налоговым органам. Но это не делает жизнь пострадавших проще.

Если факт мошенничества обнаружен до окончания отчетного периода, то по-видимому, правильными действиями будет оперативно отправить корректировку, предпринять действия для блокировки фиктивной ЭЦП, проверяя при этом отсутствие мошеннических корректировок «поверх» вашей и обратиться в правоохранительные органы. Каков будет результат – пока непонятно.

Что делать если факт мошенничества обнаружен после того как счет уже заблокирован – непонятно. Росреестр дежурно говорит «полномочия… были подтверждены в установленном порядке» и доказать, что это действительно не ты оформил вторую ЭЦП и пытаешься уклониться от уплаты налогов – становится твоей личной проблемой.

У кого есть опыт подобных ситуаций – делитесь, пожалуйста, потому что порядок действий не всегда очевиден, а неправильные действия могут усугубить ситуацию.

В каком случае можно передавать эцп другому лицу

Ни в одном нормативном акте не сказано, что ЭЦП можно передавать сторонним лицам. Связан этот негласный запрет с тем, что электронная подпись служит идентификации лица. По сути, передачу ЭЦП можно сравнить с тем, что владельцу «живой» подписи отрезают руку и этой рукой ставят роспись.

Вопрос: Можно ли подтвердить расходы для целей налога на прибыль электронными документами, подписанными электронной подписью (п. 1 ст. 252 НК РФ)?Посмотреть ответ

Имеет ли юридическую силу электронная подпись?

Пункт 1 статьи 6 ФЗ-63 «Об электронной подписи» устанавливает, что любой документ, подписанный с помощью ЭП, признается равнозначным тому, что подписан собственноручной подписью и печатью. Данное правило также установлено в пункте 3 статьи 11 ФЗ-149.

Получается, что электронный документ может полностью заменить бумажный, юридическая сила подписанного ЭП файла не должна вызывать сомнений. На практике есть свои особенности и даже некоторые трудности, но нормы ФЗ-63 прямо говорят именно об этом

Электронная цифровая подпись будет заменять не только подпись, но и печать, если она оформлена на организацию. Такой документ не потребует никаких других способов идентификации, если стороны оговорят данный момент.

Отдельное внимание стоит уделить видам ЭП. Так, ФЗ-63 в статье 5 установлено, что можно оформить:

• Простую ЭП. Чаще всего используется для регистрации на различных порталах при получении государственных услуг. Допускается ее применение при документообороте между контрагентами, если это предусмотрено в соглашении между сторонами.
• Усиленная неквалифицированная ЭП. Применяется при участии в торгах, а также между контрагентами, если данный формат одобрен соглашением между сторонами.
• Усиленная квалифицированная ЭП. Применяется в бухгалтерии, при сдаче налоговых отчетностей, а также в электронном документообороте.

Чтобы использовать электронный документооборот, стороны должны сначала договориться о данном порядке сотрудничества. В любом случае самым надежным вариантом считается использование усиленной квалифицированной подписи. Организации чаще всего используют именно такой вариант, так как он позволяет в полной мере определить, что документ подписан конкретным лицом.

Быстро внедрим юридически значимый ЭДО у вас в организации

Как обеспечивается юридическая сила электронных документов?

Юридическая сила электронного документа подтверждается действующим законодательством. Об этом прямо говорит ряд правовых норм.
Договор, подписанный ЭП, будет равнозначен подписанному сторонами или их представителями собственноручно. Это существенно упрощает ведение деятельности в удаленном режиме, когда каждая сторона находится в различных населенных пунктах.

Но не только договор может быть заверен ЭП. Фактически любая бумага может быть переведена в электронный вид и представлена второй стороне.

Важно! ЭП не используется для подтверждения подлинности документа, для этого нужно обратиться к нотариусу и оформить перевод копии в электронный формат. ЭП ― это замена подписи от руки и печати фирмы.

Электронная подпись представляет собой сложный код, который через специальную программу позволит определить принадлежность определенному лицу. Взломать такой код практически нереально, так как он невероятно сложен и состоит из огромного количества символов. Проще
подделать собственноручную подпись.

Наличие ЭП позволяет сторонам обмениваться документами любым доступным способом, в том числе через электронную почту. Главное ― выбрать правильный тип и использовать его должным образом. Документ, подписанный данным способом, приобретет юридическую силу. Это помогает сторонам экономить время и средства.

Мошенники могут вас обворовать с помощью электронной подписи. даже если вы ее не делали – новости руан

Проблема 1: идентификация подписавшего документ лица

Поскольку ЭП предназначена для удаленного использования от второй стороны сделки, это не дает возможности быть точно уверенным в том, что по другую сторону сети работает нужный человек. В первую очередь проблема возникает при работе с простой подписью и НЭП.

В этом случае риск подмены отправителя довольно высок. Считается, что только КЭП может надежно защитить ЭДО. Но уже зафиксировано несколько случаев ее неправомерного использования. В большинстве ситуаций это происходило по причине передачи ЭП третьим лицам, что запрещено законом.

Незаконное использование чужой неквалифицированной и простой подписи осуществить легче. Это происходит путем подбора паролей, перехвата данных во время отправки, взлома одной из сторон ЭДО.

Проблема 2: территориальная подсудность

Сложность определения контрагента заключается не только в проблемах идентификации пользователя, но и в его территориальной принадлежности. Физическое лицо или представитель организации может подписать документ, находясь в пути: в автомобиле, метро, поезде, самолете.

Он может разместить оферту, находясь в любом городе нашей страны или в иностранном государстве. Субъект может не иметь офиса, а всю свою коммерческую деятельность вести через веб-сайт. Как в этих случаях реагировать обманутому пользователю, в какой территориальный орган подавать жалобу?

Проблема 3: отсутствие законодательных критериев, применимых к цифровым документам

В настоящий момент:

Также отсутствуют критерии, позволяющие определить достоверность данных, и не прописана техника защиты интересов пользователей, удаленно заключающих сделки в интернете.

Проблемы правового регулирования электронных документов

Правовое регулирование электронного документооборота имеет одно очевидное противоречие. С одной стороны, ЭП придает копии ту же правовую силу, что и в случае подписания документа лично (статья 6 ФЗ-63). С другой – определение ВАС РФ от 17.10.08 № 13675/08 устанавливает, что суд может принять документ, подписанный ЭП, только в том случае, если есть иные доказательства правоотношений между лицами.

В России не прецедентное право, но определение ВАС РФ четко указывает позицию судов по данному вопросу. Арбитражные и региональные суды часто руководствуются практикой ВАС и ВС при вынесении решений.

Это не все проблемы, присущие правовому регулированию и практическому использованию ЭП. Также стоит обратить внимание на иные моменты:

• Лицо, которое использовало подпись, не может быть определено с точностью. Это касается деятельности организаций. В данном случае рекомендуется вынести документ, который определит перечень сотрудников, имеющих право на использование ЭП.
• Подсудность. В договоре стоит четко определять подсудность, так как контрагенты могут находиться в удаленных регионах друг от друга. Если этого не сделать, то могут возникнуть проблемы, так как не всегда стороны предоставляют реальные данные на своих сайтах или в переписке. Информацию следует тщательно проверять.
• Хранение электронных документов. Если в отношении большей части бумажных документов имеются требования о сроках хранения, то в отношении электронных версий такое регулирование отсутствует. Организациям рекомендуется хранить копии на удаленных серверах в течение таких же сроков, как если бы это были обычные бумаги. В целом, дублирование документов на бумажных носителях не обязательно, но может помочь в их сохранности.

Значимость электронного документа точно такая же, как у бумажного варианта. По общему правилу оба варианта будут иметь одинаковую юридическую силу. Однако некоторые проблемы применения ЭП все же имеются. Рекомендуется предусмотреть дополнительные методы подстраховки при использовании ЭП в своей практике.

На практике, электронный документооборот хоть и становится более популярным, но еще не заменил полностью обычный, бумажный. В определенной степени его распространению мешают указанные в нашей статье проблемы, а также недостаточность информирования граждан и бизнеса.

Если вы решили перейти на безбумажный документооборот, наши специалисты всегда готовы ответить на все вопросы, связанные с ЭДО. Наша компания специализируется на этом, и предоставляет авторскую безроуминговый технологию юридически значимого ЭДО – WA:

ЭДО, интегрированную с 1С и различными операторами ЭДО. А также предлагает консультации по юридическим вопросам, связанным с ЭДО и ЭП, проводит экспертную оценку электронных документов и электронных подписей и оказывает услуги по представлению в суде по делам, связанным с использование электронных документов и ЭП.

Решение проблемы 1

Чтобы обезопасить себя, доказать недостоверность фиксации документа и неправомерное использование подписи в определенных случаях, необходимо:

Указать в Уставе либо установить внутренним приказом и распоряжением лицо, имеющее право владеть и пользоваться сертификатом.

При оформлении подписи первым владельцем становится по умолчанию руководитель предприятия. Затем он может передать ЭП другому сотруднику организации. Передача оформляется документально, и с этого момента фактически новым владельцем становится другой сотрудник.

Разработать внутреннее Положение об электронном документообороте. В нем необходимо указать запрет на передачу подписи иному лицу и правила пользования, обеспечивающие безопасное хранение.

Эти действия также прописаны в статье 10 No 63-ФЗ и в приказе Минфина РФ No 174н от 10.11.2021. То есть фактически пользователи должны принимать все меры по сохранности сертификата и физического носителя. Тем не менее прописать это дополнительно во внутреннем документе, заставить сотрудника, который в соответствии с должностными обязанностями будет пользоваться ЭП, ознакомиться с этим документом и подписать его лишним не будет.

Решение проблемы 2

Отправьте провайдеру заявление о передаче сведений об используемых IP‐адресах отправителя (физического лица, ИП, организации). В большинстве случае при правильном составлении запроса, вам дают доступ к информации. Однако, может последовать и отказ. Получить эти данные также можно в подразделении Управления «К» МВД России.

В обоих случаях следует ссылаться на право получения этой информации согласно пункту 4 части 1 статьи 13 Закона No 3-ФЗ «О полиции» от 07.02.2021, а также статьей 15 Закона No 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности» от 12.08.1995.

Еще один способ официально и законно получить информацию об IP‐адрес, с которого был отправлен ЭД — обратиться в суд. Право на это дают статья 57 ГПК РФ и статья 66 АПК РФ.
Начинайте действовать от простого к сложному. Обратитесь к провайдеру, получив отказ, напишите запрос в Управление «К». Не получив нужных сведений, отправляйтесь в суд.

После получения необходимых данных вы сможете подать иск по территориальной подсудности. Либо, наоборот, ходатайствовать о возвращении иска, объясняя это тем, что согласно месту жительства ответчика дело неподсудно этому суду.

Решение проблемы 3

Позаботиться о процессах, которые не прописаны законодательно, необходимо самостоятельно. Для этого нужно составить соглашение взаимоотношения сторон в цифровой сети. В качестве основы стоит взять Постановления Правительства РФ No 451 от 8 июня 2021 и No 697 от 14 августа 2021 года.

В договоре стоит указать все типы используемой документации и их машинное изображение, все возможные конфликтные ситуации и способы их разрешения. В этом случае в большем выигрыше остаются более опытные предприятия, сумевшие вынести в ряде длительного регулярного использования ЭП полезный опыт.

Случай второй

Второй случай свежий – конец 2-го квартала 2021г – и относится к категории «лучших». Факт подачи фальшивой отчетности был обнаружен до окончания периода сдачи отчетности.

Директор и бухгалтер собрали документы и отправились в налоговую. Вкратце, позиция налоговой по этому вопросу – это не наша сфера компетенции, у нас есть регламент, мы можем заблокировать ЭЦП и не принять отчетность только в случае подозрения на незаконную деятельность, в вашем случае в присланной отчетности признаков незаконной деятельности и подозрительных операций нет; мы можем заблокировать ЭЦП, если директор напишет заявление о том что компания и ЭЦП зарегистрированы без его ведома, в вашем случае директор признает что регистрировал компанию и одну ЭЦП, но не регистрировал другую – эта ситуация выходит за рамки нашего регламента; в нашем регламенте ваша ситуация отсутствует. Что делать?

Обратитесь в полицию. Куда именно в полицию? Позвоните 02, вас направят в нужный департамент. Что делать с незаконной отчетностью? Напишите корректировку. А если злоумышленники после нашей напишут свою? Это возможно, проверяйте почаще чтобы этого не произошло и напишите нам письмо, мы рассмотрим его в соответствии с регламентом.

Поначалу все разговоры велись только по телефону из проходной, но как только прозвучало название компании, человек, говоривший по телефону, засуетился, выписал пропуска, лично встретил и провел в кабинет к кому-то из высокого руководства, которое встретило посетителей очень благожелательно.

Впрочем, причина этого чудесного феномена быстро прояснилась – название компании совпадало до одной буквы и было созвучно названию компании, к которой был какой-то интерес у руководства налоговой. После этого благожелательности поубавилось, но факт нахождения в кабинете руководства позволил попасть еще в несколько кабинетов и получить частицы разной информации.

В частности, в одном из кабинетов сказали, что подобные случаи настолько распространены, что существует даже некий внутренний рейтинг надежности УЦ разных компаний – такие-то компании наиболее часто оказываются замешаны в выдаче поддельных ЭЦП, а вот, к примеру. у этой (не подумайте, что я рекламирую их услуги) – у них все очень строго и случаев подделки не было.

Удостоверяющий центр, выдавший поддельную ЭЦП находится недалеко от границы области. Туда был сделан звонок и разговор тоже был замечательным. Сотрудник УЦ сказал, что УЦ примерно месяц не занимается ЭЦП (поддельная ЭЦП была выдана больше месяца назад), но вот вам мобильный телефон нашего партнера они вам помогут.

На вопрос была ли выпущена ЭЦП для такого-то человека и на каком основании, был получен ответ: да была, человек явился лично и у нас полный пакет документов, вот он передо мной, включая заявление с синей печатью и цветную копию паспорта. Что нужно сделать, чтобы получить копии этих документов и заблокировать данную ЭЦП?

А продиктуйте мне свой e-mail и я вам немедленно вышлю копии документов, а ЭЦП, я прям сейчас, минутку … уже заблокировал. Вы заблокировали ЭЦП просто по звонку (неизвестно от кого)? Не беспокойтесь, это стандартная процедура, если возникает подозрение на незаконные действия, мы сразу так поступаем.

Как ни странно, копии документов были получены, в т.ч. цветная копия настоящего паспорта с замененной фотографией и чужой подписью, в высоком качестве, с бликами от голограммок в нужных местах, аккуратным угловым штампом на фото и т.п. и заявление с синей поддельной печатью. Можно надеяться, что это поможет доказать, что вторая ЭЦП была действительно получена мошенническим путем.

Случай первый

Первый случай, с которым я столкнулся (конец первого квартала 2021г) был «худшим». Проблема стала очевидна после блокировки счета и последующий процесс не закончился до сих пор.

Позиция налоговой в этом вопросе предельно проста: подписи ваши, удостоверены в соответствии с законом, налоги должны быть уплачены. Любое обращение в налоговую рассматривается согласно регламенту (время рассмотрения письма – месяц).

Следственные действия до сих пор продолжаются. А до их окончания у пострадавшего за неуплату налогов заблокированы счета компании и наложен арест на личное имущество.

В обсуждении к предыдущей статье комментаторы писали, что самостоятельные попытки блокировки фиктивной ЭЦП могут быть впоследствии расценены следствием негативно. В первом случае пострадавший отказался самостоятельно предпринимать какие-либо действия, помимо обращений в следственные органы, в результате – следствие еще идет, до окончания следствия (по крайней мере), за неуплату налогов, повторюсь, заблокированы счета компании и наложен арест на личное имущество. Что было бы, если бы он самостоятельно заблокировал фиктивную ЭЦП, посетив УЦ на другом конце страны – неочевидно.

Статья 6. условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью / консультантплюс