Лицензия
Тариф «Обмен с контрагентами» сервиса «Документооборот и EDI».
Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl enter или свяжитесь с нами.
Обмен актами по электронной почте
Бизнес — это драйв и постоянное движение вперёд. Не хочется отвлекаться на скучные задачи, когда не хватает времени, чтобы воплотить новые идеи.
Бумажные документы отнимают силы у предпринимателей и вызывают головную боль у бухгалтеров. Вы отправляете бумажки почтой, вызываете курьера, а потом ждёте их обратно. Всё это требует внимания и аккуратности. Многие знают про электронный документооборот, но думают, что это муторно и главное — заманить туда всех контрагентов не получится. А значит не удастся избавиться от бумаг на 100%. Это правда так: жизнь становится проще, только когда абсолютно все партнёры находятся в системе ЭДО. Но существует решение, которое не потребует больших усилий и сэкономит кучу времени. Чуть-чуть поменять бизнес-процессы, а после для обмена актами достаточно будет электронной почты. Всё, деревья спасены 🙂
Обмен актами по электронке закон не запрещает, правда, проще это практиковать компаниям на УСН, так как у налоговой к ним возникает гораздо меньше вопросов.
При заключении нового договора с контрагентом пропишите адреса электронной почты обеих сторон: по ним вы и контрагент будете обмениваться актами. К действующим договорам достаточно подписать дополнительное соглашение. Это несложно, тем более, Кнопочные юристы уже подготовили шаблон. Подписав такое соглашение один раз, вы определите принцип обмена актами для всех текущих и всех будущих совместных договоров.
Обратите внимание, что простая электронная подпись, о которой идёт речь в соглашении, это логин и пароль от электронной почты. А фотокопия документа — вложение, например, скан вашего акта. Таким образом вложение, которое отправили с ящика, указанного в договоре, считается подписанным простой электронной подписью.
Раз в квартал обязательно проводите сверку с контрагентами, чтобы ни один акт, который вы отправили друг другу по электронной почте, не потерялся. В этом случае составляйте классический бумажный акт: если налоговая спросит, достаточно будет показать его и ваше соглашение об электронном обмене актами.
Обмен актами через электронную почту не избавит от бумажной первички полностью, но сократит объёмы пересылаемых бумаг. А сохранить лесополосу в стране можно только с помощью электронного документооборота.
Схема законна и круто облегчает жизнь. Пользуйтесь сами и не держите в себе: делитесь с контрагентами, клиентами и коллегами 🙂
—
Все статьи мы анонсируем в Телеграме. Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь 🙂
Обмен актами сверки без эдо
- Запрос
Инициатор сверки взаиморасчетов создает исходящий акт, либо загружает его из своей учетной системы. Отправляет его по электронной почте либо на бумаге.
- Сверка взаиморасчетов
Получив акт сверки на электронную почту в формате xml, pdf или Excel, контрагент создает входящий акт сверки вручную и прикрепляет к нему полученный файл.
- Загрузка документа
Бухгалтер формирует исходящий акт сверки в СБИС либо загружает данные из своей учетной системы в СБИС и сравнивает акты вручную.
- Отправка результатов
Если результаты сходятся, бухгалтер подписывает акт инициатора и отправляет его с уведомлением о том, что взаиморасчеты верны. Если были найдены расхождения — необходимо отправить свой вариант сверки контрагенту.
Обмен актами сверки через эдо
- Запрос
Инициатор сверки взаиморасчетов создает исходящий акт, либо загружает из своей учетной системы и отправляет по ЭДО.
- Сверка взаиморасчетов
Контрагент получает входящий акт сверки. Как только документ поступил в кабинет организации, система автоматически создаст его карточку.
Бухгалтер формирует данные по взаиморасчетам в своей учетной системе. Если учет ведется в СБИС — это удобно сделать с помощью отчета «Акт сверки расчетов».
На основании полученных данных производится сверка взаиморасчетов с данными инициатора. СБИС сравнит варианты и покажет расхождения.
- Отправка результатов
Если результаты сходятся, контрагент отправляет уведомление об утверждении акта сверки. Если нет — предоставляет свой вариант взаиморасчетов инициатору. СБИС автоматически создаст карточку исходящего акта сверки — останется только проверить и отправить его.