Какая ЭЦП подходит для использования юридическим лицом?

Что понимается под электронной подписью (что такое ЭЦП — электронная цифровая подпись)

Под электронной цифровой подписью понимаются компьютерные данные, которые тем или иным образом удостоверяют принадлежность (авторство), а в ряде случаев и целостность файла, к которому в установленном порядке прикрепляются. Например, если соответствующим файлом является бухгалтерский документ, то электронная подпись может удостоверять факт:

• подписания данного документа бухгалтером или иным уполномоченным человеком;
• отсутствия изменений в документе после его подписания.

Обе возможности во многих случаях делают подписание документов с помощью ЭЦП более предпочтительным, чем традиционное заверение — ручкой и печатью. Главное — чтобы ЭЦП фактически выполняла указанные функции.

https://www.youtube.com/watch?v= debVNVhPuZE

Законом № 63-ФЗ определено 3 типа электронных подписей:

• простая,
• усиленная,
• усиленная квалифицированная.

Простая ЭЦП выполняет только одну из указанных выше функций — удостоверяет факт подписания документа конкретным человеком. При этом ее устойчивость к дешифровке, как правило, не слишком высока. Примером простой ЭЦП является пароль к электронной почте человека, с которой он отправляет свои сообщения, «по-простому» удостоверяя факт их принадлежности себе.

В свою очередь, усиленная ЭЦП шифруется гораздо глубже, чем пароль к e-mail — в принципе 512-битное шифрование характеризует как раз усиленную подпись. Узнать ее, как пароль к e-mail, крайне затруднительно, поскольку она представляет собой последовательность компьютерных данных: во-первых, хорошо зашифрованных, во-вторых — не предназначенных для представления в текстовом виде, понятном для человека.

Квалифицированность ЭЦП — гарантия ее максимальной устойчивости к дешифрованию с точки зрения того или иного государственного стандарта. В случае с российскими ЭЦП их квалифицированность — это соответствие требованиям ГОСТ Р 34.10-2012. Только те электронные подписи, которые удовлетворяют требованиям данного стандарта, могут быть признаны квалифицированными.

Вовсе не обязательно при этом, что обычная усиленная подпись будет слабее защищена от взлома, чем квалифицированная. Вполне возможно, что те стандарты шифрования, что реализуются в неквалифицированной ЭЦП, разработанной, к примеру, частным научно-исследовательским центром, будут еще более строгими, чем по ГОСТ Р 34.10-2012.

Применение усиленной квалифицированной ЭЦП может быть предписано отдельными нормативными актами. Например, для отправки отчетности в госструктуры российские фирмы обязательно должны задействовать КЭП. В свою очередь, те виды КЭП, что адаптированы для работы с конкретными документами, например с формами налоговой отчетности, не подойдут для организации обмена документами между предприятиями.

Простой электронной подписью может воспользоваться любой желающий человек — например, через свой e-mail или номер мобильного. Для того чтобы задействовать усиленную, потребуется использовать один из обязательных ее компонентов — сертификат. Рассмотрим его особенности подробнее.

Проверка файла усиленной электронной подписи («оттиска») возможна только с применением специального сертификата — документа, посредством которого удостоверяется принадлежность ключа проверки ЭЦП конкретному лицу. То есть факта подписания электронного документа конкретным человеком.

Сертификаты на ЭЦП обычно выдаются на определенный срок — как правило, на 12 месяцев. После их нужно получать снова или подтверждать свое право на применение сертификата. В некоторых случаях доступ пользователя к соответствующему документу может быть приостановлен — например, при подозрении на нарушение правил работы с ЭЦП с его стороны.

Если вдруг человек перестает владеть сертификатом ЭЦП или же срок действия сертификата истекает, то электронные подписи данного лица признаются недействительными до тех пор, пока соответствующий документ вновь не станет активным.

На практике соответствующие сертификаты чаще всего представлены документами, являющимися частью программных комплексов для организации документооборота. Рассмотрим, каким образом осуществляется получение электронной подписи для юридических лиц.

Прежде всего стоит отметить, что закон № 63-ФЗ принципиально не запрещает оформлять ЭЦП непосредственно на юрлицо как самостоятельный субъект правоотношений. В этом смысле электронно-цифровая подпись для юридического лица может быть аналогом печати организации. Но на практике соответствующий механизм, когда ЭЦП оформляется только на юрлицо, пока что не выработан в России.

Усиленная подпись изготавливается удостоверяющим центром и передается директору фирмы на носителе, посредством которого может быть реализован установленный механизм шифрования подписи — например, это может быть ключ eToken. Одновременно с носителем ЭП руководитель получает комплект ПО, необходимый для организации обмена данными с теми хозяйствующими субъектами, которым предполагается направлять документы, заверенные электронной подписью.

Как получить ЭЦП для юридического лица человеку, не являющемуся руководителем фирмы? Зарегистрировать ЭЦП на организацию, в принципе, может любой ее представитель (п. 3 ст. 14 закона № 63-ФЗ). При этом внутренним распорядительным актом фирмы должен быть определен сотрудник, отвечающий за работу с электронными подписями при вступлении фирмы в правоотношения в сфере государственных и муниципальных услуг, а также в иных случаях, что предусмотрены законодательством.

Если такой распорядительный акт принят не будет, то ответственным лицом в этом случае по умолчанию назначается директор организации. Сотруднику — не руководителю, который получает ЭЦП, выдается соответствующий разрешительный документ от руководителя (например, приказ, наделяющий правом подписи определенных документов). Такой документ обычно нужно прикладывать к пакету документов на получение ЭЦП для сотрудника.

Где получить ключ электронной подписи Ключ, как и сертификат, включается в состав программного продукта, который поставляется удостоверяющим центром заказчику. Практически исключено пользование ЭЦП без указанных компонентов, поэтому они так или иначе оказываются в распоряжении пользователя.

Директор фирмы, решивший оформить ЭЦП, должен принести в удостоверяющий центр:

• выписку из ЕГРЮЛ на свою фирму;
• копию своего паспорта;
• копию своего СНИЛС;
• копию приказа о своем назначении на должность руководителя.

Указанные документы передаются в УЦ вместе с заявлением на регистрацию электронной подписи, а если потребуется — иными документами по требованию удостоверяющего центра.

Что представляет собой ЭЦП?

Напомним вкратце о том, что представляет собой ЭЦП. Вопросы получения и использования ЭЦП регламентируются Федеральным законом от 06.04.2011 г. №63 «Об электронной подписи» (далее по тексту – Закон №63-ФЗ). Этим же Законом определены виды ЭЦП.

ЭЦП – это информация в электронной форме, которая присоединена или связана с другой информацией, и используется для определения лица, подписывающего эту информацию (п.1 ст.2 Закона №63-ФЗ).

НАЛОГОВЫЙ АУДИТ

Видами электронных подписей являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная электронная подпись (п.1 ст.5 Закона №63-ФЗ).

ЭЛЕКТРОННЫЕ ПРОЕЗДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Алгоритм отправки в электронном виде документов на государственную регистрацию компании

Наиболее востребованный электронный формат общения возникает при электронной подаче документов в налоговую инспекцию в связи с государственной регистрацией компании.

Как называется электронная подпись по законодательству

В соответствии с п. 1 ст. 2 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ (данный НПА регламентирует, как используется ЭПЦ и где можно получить электронную цифровую подпись) рассматриваемый вид подписи именуется «электронной подписью». Но неофициально также получили распространение термины «электронно-цифровая подпись», «цифровая подпись».

В целях обеспечения формальных требований к документам при взаимодействии с государственными органами желательно, таким образом, использовать понятие «электронная подпись». В рамках коммуникаций внутри фирмы, с частными лицами — можно применять любой удобный термин.

Срок действия ЭЦП, продление

Стандартный срок действия УКЭП — 1 год. Если ИП получил электронную подпись 1 декабря 2017 года, он сможет её использовать до 30 ноября 2018 года, после этого сертификат ключа ЭЦП перестанет работать.

Чтобы продлить ЭЦП, нужно обратиться в УЦ. Центром выпускается новый ключ и сертификат к нему.

Для пролонгации УКЭП предприниматель снова должен подготовить пакет бумаг, в который входят:

• заявление на пролонгацию подписи;
• паспорт предпринимателя;
• СНИЛС;
• Свидетельство о гос. регистрации ИП;
• ИНН;
• выписки из ЕГРИП.

После представления всех документов сертификат и новый ключ будут готовы в течение одного рабочего дня. Далее следует стандартная процедура перезагрузки нового сертификата на компьютер.

Сервис ЭЦП подскажет, когда обновить сертификат

Подлинность сертификата ЭЦП можно проверить онлайн. Для этого на сайте госуслуг есть специальный сервис, который предназначен для подтверждения электронной подписи и сертификата к ней: достаточно вставить скан сертификата и кликнуть проверку. Сервис покажет результат — действительна ли на данный момент электронная виза и работает ли центр, который выдал сертификат УКЭП.

Нужно знать, что такая услуга портала носит только информационный характер, её нельзя использовать в качестве доказательства в суде.

Есть один менеджерский постулат: что не контролируется — не работает. Онлайн-ресурсы — личный кабинет налогоплательщика, электронная подпись, интернет-сервисы ФНС РФ и госуслуг — позволяют держать бизнес под контролем в режиме онлайн, не выходя из дома. Сегодня мы только начинаем осваивать эти возможности, а завтра не сможем без них вести свои дела.

Как регулируется по ГОСТ электронная подпись («оттиск» ЭЦП и его шифрование)

Применение электронных подписей строго регламентируется законодательством РФ. Дополнять закон № 63-ФЗ, разъясняющий сущность ЭЦП, а также раскрывающий то, как получить электронно-цифровую подпись, могут различные ГОСТы.

Так, например, проверка ЭЦП на подлинность осуществляется на основе ГОСТ Р 34.10-2012. Важнейшее требование к электронной подписи по соответствующему ГОСТ — устойчивость ее «оттиска», то есть последовательности компьютерных данных, что прикреплены к файлу. Фактически — устойчивость к попыткам одного человека несанкционированно подписаться за другого.

Надежное шифрование ЭЦП — главное условие выполнения соответствующей подписью обеих указанных выше функций: удостоверения факта подписания документа конкретным человеком, а также отсутствия изменений в документе после его подписания.

Самым устойчивым к дешифровке типом ЭЦП является квалифицированная подпись. Изучим ее особенности, а также то, где можно сделать электронную подпись соответствующего типа.

Отдельные вопросы, возникающие при электронной подаче документов

Стоит отметить, что в целях организации документооборота внутри организации, а также при обмене документами между фирмой и другими хозяйствующими субъектами необязательно использовать усиленную квалифицированную ЭЦП. Это может быть любая подпись — в том числе и простая, если, конечно, нормативными актами или договором не предписано задействовать иной вариант подписи (п. 1 ст. 4 закона № 63-ФЗ).

Пример использования простой цифровой подписи для юридического лица — организация обмена различными документами с применением внутрикорпоративной почты. Данный вид коммуникаций, в принципе, может быть осуществлен и при взаимодействии фирмы с партнерскими организациями — но при условии заключения с ними отдельного соглашения, регламентирующего порядок обмена файлами и заверения их с помощью простой ЭЦП.

В случае если у партнеров есть желание повысить защищенность деловой переписки — имеет смысл получить цифровую подпись, которая является усиленной. Выше мы отметили, что и неквалифицированный ее вариант может обеспечивать самую высокую устойчивость ЭЦП к дешифрованию, поэтому менеджерам фирмы, возможно, соответствующие программно-аппаратные решения будет полезно рассмотреть в приоритетном порядке.

Где заказать электронную подпись целесообразнее — в аккредитованном или обычном УЦ, будет зависеть от того, какие конкретно документы предполагается заверять посредством ЭПЦ. Если основные адресаты отправляемых файлов — государственные органы, то, вероятно, имеет смысл обратиться именно к аккредитованным структурам.

При подаче документов в электронном виде возникают вопросы нотариального заверения их копий. Например, необходимо ли нотариально заверять копию паспорта при электронной отправке документов, подписанных усиленной квалифицированной ЭЦП?

Как показывает практика, компании или ИП при подаче документов, распечатывают заполненные формы, подписывают заявления, затем сканируют их. Тем самым усложняется электронный документооборот.

В связи с этим возникает вопрос: должен ли заявитель в заявлении, уведомлении или сообщении вписать свои ФИО на листе заявителя и собственноручно подписаться, а затем сканировать документ для отправки документов в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной ЭЦП?

АУТСОРСИНГ БУХГАЛТЕРСКИХ УСЛУГ

Согласно п.1.2 ст.9 Федерального закона от 08.08.2001 г. №129-ФЗ собственноручное указание заявителем своих фамилии, имени, отчества (при наличии) и проставление своей подписи на заявлении (уведомлении, сообщении), предоставляемом при государственной регистрации юридических лиц и ИП, при направлении в регистрирующий орган документов для государственной регистрации в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя, не требуется. То есть распечатывать и подписывать документы нет необходимости.

Преимущества электронного формата общения с налоговыми органами

Направление документов в электронном виде освобождает компанию от посещения и затрат на услуги нотариуса, значительно экономит время на оформление документов, избавляет компанию или ИП от посещения налоговой инспекции.

ЭЛЕКТРОННЫЙ СЧЕТ – ФАКТУРА 

НУЛЕВАЯ ФИНАНСОВАЯ ОТЧЕТНОСТЬ

Как получить электронно-цифровую подпись для юридических лиц

Пакет документов для получения электронной подписи различается для юридических и физических лиц. Но общий порядок действий одинаков:

1. Определите, для чего нужна подпись: тип подписи отличается в зависимости от сферы применения. Основные сферы использования мы описали выше.
2. Заполните заявку на выпуск сертификата электронной подписи в удостоверяющем центре (УЦ).
3. Оплатите стоимость выбранного сертификата, подготовьте и отправьте специалисту УЦ нужный комплект документов.
4. Придите в УЦ, чтобы получить сертификат.

Получить электронную подпись

Ещё раз отметим, что для работы на различных ресурсах можно воспользоваться разными видами ЭЦП:

• для портала госуслуг может быть использована как простая, так и квалифицированная ЭП;
• для взаимодействия с регуляторами и полноценного документооборота ИП нужна только УКЭП.

Простая ЭЦП

Программные комплексы, посредством которых задействуются сертификаты ЭЦП, а также осуществляется непосредственно подписание документов с помощью ЭЦП, распространяются специализированными удостоверяющими центрами. Они могут иметь или же не иметь аккредитации. С точки зрения технологичности решения, предлагаемые первыми, могут не уступать вторым — и наоборот. Однако только аккредитованные центры вправе оформлять подписи КЭП.

Каким может быть порядок получения ЭЦП главным бухгалтером предприятия? В данном случае лучше задействовать первый вариант — когда для сотрудника оформляется отдельная подпись. Это связано как раз с тем, что многие документы в фирме должен подписывать именно главный бухгалтер.

Главный бухгалтер фирмы, если будет принято решение о наделении его соответствующими полномочиями и оформлении для него отдельной ЭЦП, должен будет предъявить в удостоверяющий центр те же документы, что и директор — но только вместо приказа, который предъявляется директором, ему необходимо показать локальный распорядительный документ о наделении бухгалтера необходимыми полномочиями на использование ЭЦП.

Каковы особенности получения электронной подписи сотрудниками филиала организации?

Фактически речь идет о задействовании схемы, аналогичной той, что характеризует оформление ЭЦП директором и главным бухгалтером. Все, что нужно в данном случае сделать представителю фирмы для получения ЭЦП, — предъявить в УЦ документы, удостоверяющие личность и полномочия.

Где взять электронную подпись КЭП

Где получить ЭЦПквалифицированного типа? Для того чтобы оформить данную подпись, необходимо обратиться в удостоверяющий центр, который имеет аккредитацию Минкомсвязи. Перечень соответствующих УЦ доступен на сайте ведомства. Используя его, можно узнать, где получить ЭЦП юридическому лицу ближе всего.

Для оформления ЭЦП необходимо передать в удостоверяющий центр — обычный или аккредитованный — комплект документов, состав которого определяется юридическим статусом обращающегося лица. Рассмотрим то, каким соответствующий комплект должен быть, если ЭЦП оформляется организацией.

Квалифицированная электронная цифровая подпись (КЭП): что это такое

Как оформить электронную подпись для юридических лиц через интернет?

Прежде всего отметим, что взаимодействие между удостоверяющими центрами и их клиентами может осуществляться как в офлайн-формате — когда заказчик ЭЦП приходит в офис УЦ, так и онлайн. При этом начало взаимодействия между УЦ и клиентом может начинаться онлайн: многие удостоверяющие центры предлагают в целях ускорения процедуры выпуска электронных подписей представлять основные сведения о заказчиках через интернет.

После — инициируют подготовку к изготовлению ЭЦП и фактически выпускают ее, удостоверившись в подлинности документов, принесенных уже в офис заказчиком в назначенное время. При необходимости специалисты УЦ дают разъяснения по возникшим вопросам. Например, объясняют, где получить электронную подпись для юридического лица для организации дальнейшей работы с ЭЦП и УЦ.

Таким образом, полностью в электронном виде взаимодействия между УЦ и заказчиками ЭЦП не происходит — так или иначе нужны оригиналы правоустанавливающих документов. Но как сделать ЭЦП юридическому лицу при минимуме формальностей, современные удостоверяющие центры знают хорошо, и для этого как раз таки могут быть задействованы онлайновые каналы.

Кто занимается выдачей электронных подписей на предприятии

Каким образом на предприятии можно организовать снабжение сотрудников, если это требуется, собственными электронными подписями?

Прежде всего отметим, что сотрудник предприятия, в компетенции которого — работа с электронными подписями, обязан обеспечивать конфиденциальность соответствующих программных инструментов и не разрешать без своего согласия использовать ЭЦП кому-либо (п. 1 ст. 10 закона № 63-ФЗ). Данная формулировка, очевидно, свидетельствует о том, что человек, управомоченный применять ЭЦП, имеет возможность делегировать пользование электронной подписью иным лицам. Также можно отметить, что законом № 63-ФЗ не установлено ограничений по количеству электронных подписей, оформляемых на одно юридическое лицо.

Таким образом, организовать снабжение сотрудников предприятия ЭЦП можно:

• посредством издания локальных нормативов, по которым ЭЦП, оформленная, к примеру, на генерального директора, будет передаваться в случаях, когда это нужно и допускается, замещающему доверенному лицу;
• посредством оформления ЭЦП для юридического лица на каждого сотрудника фирмы, который нуждается в применении соответствующей подписи.

Следует иметь в виду, что законом могут быть предусмотрены случаи, при которых реализация первого варианта будет противозаконной. Например — если речь идет о передаче права пользования ЭЦП главного бухгалтера в целях подписания первичных документов. Дело в том, что в соответствии с п. 3 ст. 7 и п. 2 ст.

В первом случае выдавать ЭЦП будет, вероятнее всего, сам директор или те лица, которым он делегирует данные полномочия. Во втором — выдавать ЭЦП будет уже удостоверяющий центр при условии, что обращающееся лицо сможет подтвердить свои правомочия в части последующего применения электронной подписи.

Как завести электронную подпись бесплатно

Получение ЭЦП для юридических лиц практически всегда осуществляется на платной основе. Это связано хотя бы с тем, что носитель ключа ЭЦП, например eToken, является технологичным продуктом, который имеет определенную себестоимость. При этом тарификация услуг УЦ может зависеть:

• от предназначения ЭЦП (например, электронные подписи для отчетности обычно дешевле тех, что предназначены для торгов);
• от количества сертификатов, оформляемых УЦ (по мере его увеличения каждый сертификат может обходиться дешевле);
• от технологичности программно-аппаратной инфраструктуры работы с ЭЦП, внедряемой на предприятии.

При длительных и доверительных отношениях между УЦ и заказчиком получать электронные цифровые подписи вполне возможно со скидками или на особых условиях.

Электронная подпись для малого бизнеса

Сегодня малый и средний бизнес ещё недостаточно широко применяет основное электронное средство документооборота. Скорее всего, здесь кроются две причины. Первая — ошибочное мнение, что получение и использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП) — сложный и трудоёмкий процесс. А вторая — недоверие к виртуальному документообороту и незнание всех плюсов и возможностей его использования.

Электронная цифровая подпись — элемент идентификации личности при юридических и финансовых сделках в цифровом формате. Владелец электронной визы — это тот человек, на которого оформлена ЭЦП и сертификат. Это всегда физическое лицо, даже если подпись используется для ИП или организации.

При этом электронная цифровая подпись (ЭЦП) служит для идентификации физ. лица, предпринимателя или организации при ведении ими защищённого юридически значимого электронного документооборота. Использование электронно-цифровой подписи регулируется ФЗ №63 «Об электронной подписи».

Плюсы и минусы ЭЦП

Электронная подпись находит всё больше применения в деятельности частного бизнеса, так как даёт широкие возможности при решении задач информационной безопасности, юридического статуса документооборота, экономит время и ресурсы.

В максимальный спектр использования онлайн-визы входит:

• заказ и получение госуслуг, а также услуг муниципалитетов;
• оперативное взаимодействие с гос. учреждениями (вопросы и ответы);
• сдача полноценной отчётности в системе ЭДО ФНС РФ, Пенсионного фонда, других регуляторов;
• заключение гражданско-правовых сделок;
• участие в электронных торгах.

Плюсы использования электронной подписи (относится только к квалифицированной онлайн-визе):

• конфиденциальность документооборота;
• контроль целостности и невозможность подделки документа;
• моментальная идентификация авторства (кем завизирован и отправлен документ);
• поддержание юридической значимости;
• существенная экономя времени на обмен документацией;
• удешевление процесса доставки, учёта и архивирования;
• минимизация рисков.

Ключи ЭЦП хранятся на цифровых носителях

Отдельно необходимо акцентировать внимание на преимуществах отчётности перед регулирующими органами через обмен ЭДО (налоговая) и так называемая СЭД (ПРФ), которая сдаётся только при наличии УКЭП:

• не нужно лично посещать регуляторов — отчётность может быть отправлена из любого удобного места и в любое время (экономия времени);
• не нужно дублировать отчётные документы на бумаге;
• заполнение форм отчётности автоматизировано, что ведёт к минимизации ошибок и доработок;
• формы для заполнения всегда актуальные, не нужно искать и уточнять правильные шаблоны;
• о принятии отчёта (или отказе) оперативно известят: ИП получит информацию, принят ли документ, в течение одних суток;
• отчётность не смогут ни посмотреть, ни скорректировать сторонние лица;
• всегда можно получить и сохранить в электронном виде справочную информацию о статусе расчётов с госбюджетом, выписки, уведомления о сроках отчётности, акты сверки, а также задать вопросы регуляторам.

Подделать квалифицированную электронную подпись невозможно. Разрабатывается она с использованием шифров, при её создании выстраивается уникальная цепочка символов. В каждом комплекте документации ЭЦП есть рекомендации удостоверяющего центра по хранению и применению ключа. Если соблюдать правила и выполнять рекомендации, подпись будет в полной сохранности.

При этом на каждом USB-носителе УКЭП находится 2 ключа ЭЦП: закрытый и открытый. Закрытый ключ формирует уникальную генерацию чисел и символов электронной подписи, которой визируется документ. УКЭП находится в теле подписанного документа, а может также прилагается к нему. Закрытый ключ предназначен для проверки подлинности ЭЦП. Ключи связаны между собой и страхуют друг друга.

Как и другие электронные носители конфиденциальной информации, ключ ЭЦП закодирован личным PIN-кодом владельца. Для ввода пароля есть ограниченное количество попыток (как правило, их три), после неправильного ввода кода ЭЦП блокируется.

Также невозможно изменить или подделать текст электронного документа, завизированного ЭЦП. Все корректировки, которые были внесены после подписания, будут сразу видны. Проверка электронной визы покажет, что ЭЦП искажена.

Схема работы электронной цифровой подписи включает в себя проверку принимающей стороной

В случае если владелец подписи попытается отказаться от завизированного им электронного документа, он не сможет этого сделать. ЭЦП содержит целый ряд атрибутов, по которым в любой момент можно определить, кому принадлежит личная электронная подпись. Комбинация уникального номера сертификата, а также данные удостоверяющего центра помогут быстро доказать факт и дату подписания.