В налоговую как получить электронную подпись для ИП? Как открыть электронный кабинет ип

Как получить и где используется

Редактор: Наталья Турашова

Мир без электронной подписи: если нужно отправить договор или акты заказчику, идешь на почту или вызываешь курьера. Но мир с электронной подписью не проще.

Павел Стоянов

Занимается развитием продуктов для участников госзакупок в Тинькофф Бизнесе

В этой статье

Руководители компаний, ИП, сотрудники организаций и физлица могут подписывать документы электронно. Разобрались, какие разновидности электронных подписей существуют, как и где их оформить, как с ними работать.

Электронная подпись — это аналог собственноручной подписи на бумаге. По федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» это информация в электронно-цифровой форме, с помощью которой можно определить, кто подписал документ.

Компаниям нужна электронная подпись, чтобы обмениваться документами с партнерами, сдавать отчетность через интернет, участвовать в электронных торгах, подать иск в суд.

Частные лица пользуются подписью, чтобы подать иск в суд или подписывать документы удаленно. Например, если продают квартиру и нужно подписать договор купли-продажи.

В законе описаны два вида подписей: простая и усиленная — неквалифицированная и квалифицированная.

Простая ЭП — самая незащищенная, при подписании документов не используется шифрование информации. У нее появляется юридическая сила, только если участники электронного документооборота заключили об этом соглашение.

Соглашение об электронном документообороте — договор с условиями, на которых стороны будут обмениваться документами. Например, какие документы можно подписывать электронной подписью или как вносить в них изменения.

Простая подпись не защищает документ от подделки и не гарантирует, что кодом или паролем не воспользуется кто-то другой.

Например, к вашему аккаунту привязан телефон, а операцию вы подтверждаете с помощью СМС-кода. Всегда есть риск, что телефон могут украсть, чтобы получить доступ к коду.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — по сравнению с простой более защищенная, для ее создания используются средства шифрования. С ее помощью можно определить, кто подписал электронный документ и не менялся ли документ после подписания.

Чтобы признать неквалифицированную подпись равнозначной собственноручной подписи на бумаге, нужно заключить официальное соглашение с другими участниками документооборота, как для простой подписи.

Выдержка из соглашения об электронном документообороте. В соглашении стороны договариваются, что документы должны быть подписаны неквалифицированной электронной подписью

Неквалифицированную подпись можно использовать, например, для обмена документами с контрагентами или внутри своей компании. Эту подпись не обязательно получать в удостоверяющем центре. Если знаете программирование, ее можно сгенерировать самостоятельно.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — самая надежная и защищенная. У нее такая же юридическая сила как у собственноручной подписи, причем без дополнительных соглашений. КЭП позволяет определить владельца подписи и подтверждает, что никто не менял документ перед отправкой.

КЭП выдается только аккредитованными удостоверяющими центрами (УЦ), которые прошли проверку в Минцифры, а программы для работы с КЭП должны быть сертифицированы ФСБ.

Государственные органы доверяют документам, которые подписанны КЭП. Поэтому эту подпись можно использовать для любых операций: участия в торгах, сдачи налоговой отчетности, обращения в суд. Если компания или ИП хочет обмениваться документами с госорганами дистанционно, им нужна именно квалифицированная электронная подпись.

Чаще всего компаниям и ИП нужна квалифицированная электронная подпись, чтобы обмениваться документами с госорганами и участвовать в торгах. Поэтому дальше будем говорить о КЭП.

Технически КЭП — сгенерированный файл с уникальной последовательностью цифр, который прикрепляется к документу.

Электронная подпись состоит из трех компонентов:

• закрытого ключа, который генерирует электронную подпись;
• открытого ключа для проверки подлинности подписи;
• сертификата ЭП с данными о владельце подписи и об удостоверяющем центре.

Закрытый ключ — набор символов, с помощью которого создается уникальная электронная подпись для документа. Закрытый ключ можно хранить на компьютере, диске, флешке, в облаке, но лучше всего использовать токен.

Токен — специальный USB-носитель для электронной подписи. Внешне он похож на обычную флешку. В токен встроена защищенная карта памяти, поэтому использовать его безопаснее: никто не сможет взломать или перехватить вашу подпись в интернете.

Открытый ключ содержит публичную информацию. По нему получатель документа может проверить подлинность подписи и целостность документа.

Для работы с подписью нужна специальная программа — СКЗИ, средство криптографической защиты информации. Она шифрует и дешифрует электронные документы. Есть разные СКЗИ: КриптоПро CSP, Signal-COM CSP, ЛИССИ-CSP, VipNet CSP. Когда пойдете получать подпись, в удостоверяющем центре расскажут, какую программу нужно будет использовать.

Подписание документа, по сути, процесс взаимодействия открытого и закрытого ключей. К примеру, вы хотите отправить договор партнеру через систему электронного документооборота (ЭДО). Упрощенно, процесс такой:

• Вы подписываете документ в системе. С помощью СКЗИ для договора создается хэш-сумма — уникальная последовательность цифр, которая генерируется на основе содержания документа.
• Хэш-сумма шифруется с помощью закрытого ключа. Это и есть уникальная подпись договора.
• Вы отправляете зашифрованный документ партнеру через систему ЭДО. Этот документ передается вместе с подписью и данными сертификата, где указан открытый ключ.
• Партнер получает документ. С помощью открытого ключа он расшифровывает документ. СКЗИ на стороне получателя тоже вычисляет хэш-сумму и сравнивает ее с той, которую вы зашифровали при подписании документа.

Если эти две последовательности чисел совпадают, подпись верна, договор подписан и имеет юридическую силу. Если не совпадают, значит, документ меняли после подписания: подпись признается недействительной, а договор не имеет юридической силы.

С 1 июля 2021 года ИП и руководители компаний больше не могут получать квалифицированную электронную подпись в специальных удостоверяющих центрах (УЦ).

В 2022 году электронную подпись для ИП, руководителей и частных нотариусов выдает налоговая. Также можно получить подпись у доверенных лиц ФНС. Всего их семь.

Есть исключения. Налоговая не выдает электронные подписи банкам, операторам платежных систем и некредитным организациям, таким как инвестиционные фонды и ломбарды. Они получают КЭП в удостоверяющем центре ЦБ РФ.

Сотрудники ИП и компаний также не могут выпустить КЭП в налоговой. Например, если бухгалтер подписывает документы компании или ИП, ему нужно обратиться за электронной подписью в коммерческий аккредитованный удостоверяющий центр.

В отличие от аккредитованного удостоверяющего центра подпись в налоговой можно получить абсолютно бесплатно. Нужно лишь купить токен в удостоверяющем центре или магазине производителя — в среднем токен стоит примерно 1000 ₽. Можно сэкономить и использовать носитель со старой подписью.

Чтобы получить КЭП, нужно купить токен, собрать пакет документов и обратиться в налоговую.

Купить токен. USB-носитель для электронной подписи можно приобрести в интернет-магазине производителя или в удостоверяющем центре. Главное, чтобы УЦ был сертифицирован ФСБ или ФСТЭК России.

Для налоговой нужно приобрести токен формата USB, тип А. Подойдет, например, Рутокен Lite, Рутокен ЭЦП 2.0, JaCarta LT, JaCarta-2 ГОСТ.

Подать заявление. Чтобы получить КЭП, нужно подать заявление. Его можно оформить на бумаге в налоговой по записи, электронно — в личном кабинете компании или ИП на сайте налоговой.

Для подачи заявления через интернет зайдите в личный кабинет юрлица или ИП на сайте ФНС. Затем выберите «Заявление на получение КЭП».

Личный кабинет ИП на сайте ФНС

Больше ничего делать не нужно. Заявление формируется автоматически на основе данных из личного кабинета.

Чтобы отправить заявление на сертификат, нажмите «Далее»

Собрать документы и получить КЭП. В налоговую придется идти в любом случае — заполняли вы заявление в ФНС или электронно. ИП и руководителю ООО понадобятся:

• паспорт;
• СНИЛС;
• токен и его сертификат.

После скачивания и установки программы нужно вставить токен в компьютер, запустить КриптоПро CSP, выбрать раздел «Контейнеры» и нажать на «Установить сертификат».

Установка КЭП через КриптоПро CSP

Чтобы создавать и проверять КЭП при отправке документов через браузер, нужно установить плагин «КриптоПро ЭЦП Browser plug-in».

Теперь можно пользоваться квалифицированной электронной подписью. Чтобы было проще обмениваться электронными документами с государственными службами и контрагентами, подключите систему электронного документооборота.

Если вы планируете оформлять КЭП у доверенных лиц ФНС, необходимо лично прийти в выбранный центр с тем же набором документов. При обращении вы получите токен, а также программное обеспечение «КриптоПро CSP». Это платно. Стоимость уточняйте у доверенного лица ФНС.

Сотрудники ИП и компаний могут выпустить электронную подпись в аккредитованных удостоверяющих центрах.

С 1 января 2023 года сотрудникам организаций предстоит перейти на ЭП нового типа — обычную подпись физического лица, где не указывают данные организации. Отличие подписи сотрудника от подписи руководителя — она будет без запрета на копирование или включение расширений.

Для оформления электронной подписи сотрудникам нужно записаться в УЦ и лично его посетить. С собой необходимо взять:

• паспорт;
• СНИЛС.

Токен и программное обеспечение выдадут на месте.

С 1 января 2023 года сотрудники ИП и компаний будут обязаны иметь машиночитаемую доверенность, чтобы подписывать документы от имени организации.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — доверенность в электронном виде, подписанная руководителем с помощью КЭП. Эта доверенность дает сотруднику право выполнять действия от лица организации.

Рассмотрим принципы работы МЧД.

Подпись руководителя. Руководитель подписывает электронную доверенность на каждого сотрудника в ФНС квалифицированной электронной подписью.

Хранение в информационной системе (ИС). Подписанная машиночитаемая доверенность отправляется на хранение в информационную систему. ИС выбирают в зависимости от того, куда будут передавать МЧД. Подходят следующие информационные системы:

• операторов ЭДО;
• федеральных органов исполнительной власти (ФНС, ПФР, ФСС и других);
• аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ);
• УЦ ФНС, Казначейства или Центробанка;
• Головного удостоверяющего центра;
• система, в которой происходит подписание документов, например собственная ИС организации;
• системы аккредитованных доверенных третьих сторон.

Использование МЧД. Сотрудник может отправлять машиночитаемую доверенность двумя способами:

• прикрепить отдельным файлом к пакету подписанных с помощью ЭП документов;
• написать получателю документа номер МЧД, который хранится в сторонней системе — по номеру получатель может проверить данные: срок действия МЧД, полномочия сотрудника, электронную подпись директора.

Машиночитаемая доверенность может выглядеть по-разному, это зависит от информационной системы. Поэтому у сотрудника может быть несколько МЧД для разных задач: портала ФНС, отчетности, ЭДО и других систем.

Например, МЧД на сдачу налоговой отчетности формируется в ФНС в формате XML. Подобная доверенность имеет силу бумажной и не требует заверения нотариусом.

Проверку подписи проводят, чтобы убедиться в юридической силе документа. Это нужно, если партнеры отправляют документы не через системы ЭДО. Например, заказчик принимает заявки от участников тендера не через торговую площадку, а обычной электронной почтой.

Проверить подлинность электронной подписи можно через специальные сервисы.

Можно проверить достоверность самого сертификата подписи или подписанного документа

В сервис нужно загрузить документ и сертификат, с помощью которого он был подписан

Для проверки подписи нужно загрузить файл сертификата и ввести код с картинки

По закону владелец подписи должен обеспечить ее конфиденциальность. Это значит, что передавая подпись кому-то другому, вы ее компрометируете. Если об этом узнает удостоверяющий центр, он должен отозвать сертификат, чтобы подпись перестала действовать.

Бывает, что руководитель поручает бухгалтеру подписывать отчетность и отдает ему свою подпись. Это рискованно: если кто-то отправляет договор или отчетность вместо руководителя, ответственность за подписанные документы будет нести владелец подписи. А для бухгалтера можно выпустить отдельную подпись.

Если вы потеряли ключ электронной подписи или его украли, как можно скорее обратитесь в налоговую или удостоверяющий центр, который выдал подпись. ФНС или УЦ отзовет сертификат, чтобы им никто не мог воспользоваться.

Восстановить сертификат нельзя, его придется выпускать заново.

Сертификат электронной подписи выдают на 12—15 месяцев. Чтобы продлить сертификат, нужно заново подать заявление в налоговую или удостоверяющий центр. Если какие-то данные вашей компании изменились, нужны будут оригиналы новых документов.

Если данные прежние, обычно подпись выпускают на основе сохранившихся документов, повторно их нести не нужно. На всякий случай уточните в УЦ: некоторые центры заново просят весь пакет документов.

Если у вас остался токен, новый сертификат и ключ электронной подписи можно перезаписать на него же.

По новым правилам 63-ФЗ можно до конца 2022 года пользоваться старой подписью, если она выпущена аккредитованным удостоверяющим центром. С 1 января 2023 года руководители, ИП и сотрудники обязаны пользоваться электронной подписью, соответствующей новому законодательству.

Если срок действия старой электронной подписи не истек до 2023 года, ИП и руководителям организаций все равно придется получить новую КЭП — в налоговой или у доверенных лиц ФНС.

Сотрудникам организации повезло чуть больше. Если срок старой подписи не истек до 2023 года, сотрудник может обратиться в удостоверяющий центр, попросить заменить ЭП на новую и зачесть оплаченный срок старой ЭП. Некоторые УЦ идут навстречу и без переоформления обеспечивают клиентов сертификатом, который работает по актуальному законодательству.

Как получить ЭЦП для ИП

ЭЦП, КЭП, УКЭП – это общепринятые сокращения, обозначающие электронный вариант подписи, которую можно использовать для удаленного подтверждения личности при оформлении документов. ИП используют в работе УКЭП (усиленная квалифицированная ЭП) – она представляет собой защищенный цифровой ключ на специальном носителе.

В этой статье:

Сегодня с помощью электронной подписи можно оформить практически любой документ, он будет равен по юридической силе с документом, который вы подписали вручную. Но при этом, вам не придется тратить время на личные встречи с партнерами и поездки в гос. учреждения. Многие предприниматели оценили эту возможность в период пандемических ограничений.

Введение новой госуслуги с 01.01.2022 г. позволяет получить ЭЦП для ИП бесплатно. Это не трудно, предлагаем разобраться вместе.

Чем полезна ЭЦП для ИП

Использование электронной подписи позволяет подтвердить факт подписания документа и зафиксировать конкретное время. Это экономит время, поскольку ИП не приходится лично ездить с отчетами в государственные органы, нет необходимости в личных встречах с партнерами для оформления документов. Деловые процессы становятся проще и быстрее.

С 2022 года ЭЦП для ИП для налоговой универсальна. Вы сможете пользоваться ей и в рабочих, и личных целях. Теперь не нужно оформлять несколько разных ЭЦП, одной УКЭП предприниматель может расписываться:

• В отчетных документах для налоговой
• В заявках на получение госуслуг и муниципальных услуг. Вы получите доступ ко всем электронным площадкам, в том числе Росреестру, Госуслугам, “Торгам” и “Закупкам”, и пр.
• В электронных документах, необходимых для взаимодействия с контрагентами и партнерами
• В иных документах при решении личных задач

Как видите, если оформить ЭЦП для ИП, можно одновременно решить множество задач, не покидая рабочего места.

Как получить ЭЦП для ИП в налоговой

Нет никаких серьезных трудностей при оформлении бесплатной ЭЦП для ИП. Для налоговой необходимо только заявление и токен для записи сертификата цифровой подписи. Предусмотрено 2 варианта подачи заявления на выдачу КЭП – онлайн и лично. Рассмотрим подробнее каждый способ и нюансы.

1 Онлайн

Удаленно в ФНС можно подать только само заявление на выдачу КЭП. Оно формируется автоматически из учетной записи в личном кабинете предпринимателя на сайте ФНС, вам нужно лишь выбрать название заявления и нажать кнопку “Отправить”.

Далее необходимо лично посетить налоговую с паспортом, СНИЛС и токеном, на который инспектор запишет ваш индивидуальный сертификат. Чтобы не тратить время на очереди, на прием стоит записаться заранее через личный кабинет ИП. Онлайн-запись позволит выбрать удобное отделение ИФНС, дату и время и визита.

Учтите: список ИФНС, где можно получить ЭЦП для ИП, ограничен! Как правило, такую услугу оказывает только одна инспекция в городе.

2 Лично

Для непосредственного обращения в налоговую потребуется:

• Заявление на выдачу подписи в бумажной форме (заполнить можно на месте или подготовить заранее, распечатав бланк с сайта ФНС)
• Паспорт и СНИЛС
• Токен

Обратите внимание: необходимо лично присутствовать в ФНС, чтобы получить сертификат ЭЦП для ИП. Для налоговой недопустима работа с представителями ИП по доверенности при оказании данной услуги. В том числе, ИП не может воспользоваться бесплатным получением ЭЦП для своих сотрудников: они должны сами обращаться в аккредитованные центры, предоставляющие электронные подписи физическим лицам.

Зачем покупать токен и устанавливать КриптоПро

ФНС выдает ЭЦП для ИП бесплатно, но чтобы начать работу с подписью, недостаточно регистрации сертификата. Записать файл с вашим уникальным цифровым кодом налоговая может только на специальный защищенный носитель – токен, соответствующий одному из разрешенных стандартов (ESMART, JaCarta, Рутокен). Это устройство ИП должен приобрести сам в специализированном интернет-магазине, у производителя или в удостоверяющем центре. Перед покупкой токена убедитесь, что у продавца имеется сертификация ФСТЭК или ФСБ.

На компьютер, который вы будете использовать для работы с ЭЦП, нужно установить КриптоПро CSP – специальную программу, которая обеспечивает безопасное шифрование. Без этой криптопрограммы работать с ЭЦП вы не сможете. Первые 90 дней после установки вам будет доступна демоверсия, а далее нужно будет выбрать лицензию и оплатить ее.

Как применить ЭЦП на практике

• Токен с записанным сертификатом вставляется в компьютер аналогично любому флэш-носителю
• Далее запускается программа, в которую клиент загружает документ для подписания
• На токене выбирается соответствующий сертификат
• Вы нажимаете кнопку “Подписать”
• Отправляете документ адресату или сохраняете на своем компьютере

Сколько стоит ЭЦП для ИП в 2023 году

Налоговая бесплатно предоставляет сертификат ЭЦП для ИП, но цена пользования подписью другая. Она складывается из двух статей дополнительных расходов:

• Токен – его стоимость порядка 1500 рублей
• Лицензия программы КриптоПро CSP – цена годовой лицензии 1350 рублей, лицензия без ограничения срока – 2700 рублей

Стоит отметить, что лицензия на КриптоПро персонализирована – она будет работать только на одном ПК. Если вам необходимо использовать подпись и на работе, и дома – на каждый компьютер придется приобретать лицензию отдельно.

В любом случае выгоднее оформить ЭЦП для ИП в налоговой: цена услуги в удостоверяющих центрах – выше на 1500-2000 рублей.

Сколько времени занимает оформление ЭЦП

Налоговая не ограничена в сроках выдачи ЭЦП законодательно. Процесс выдачи подписи зависит только от загрузки инспекции обращениями. В большинстве случаев, предприниматель получает записанный сертификат сразу в день посещения, но иногда приходится ожидать больше.

Период действия сертификата КЭП

Новые унифицированные ЭЦП для ИП, которые ФНС выдает с 01.01.2022 года, действуют 15 месяцев.

Раньше сертификат предоставлялся на 12 месяцев. Ранее выданные подписи могут быть использованы до окончания периода, а после – продлены бесплатно по обращению ИП.