Каким видом ЭП подписывать электронную «первичку»

Содержание

Каким видом электронной подписи можно подписывать «первичку»
Квалифицированная эп
Неквалифицированная эп
Нормативные акты: подписание первичных документов электронной подписью
Отмена унифицированных печатных форм
Письмо минфина от 13.01.2021 № 03-03-06/1/259 об использовании электронной подписи при составлении первичных учетных документов —
Подпись для документов, запрошенных ифнс
Представление документов контролирующим органам
Факсимильная подпись (факсимиле)

Каким видом электронной подписи можно подписывать «первичку»

Федеральный закон от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» ввел три типа электронной подписи (ЭП): простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Нам нужно установить, какой ЭП необходимо подписывать первичные документы.

На данный момент нет нормативного документа, который бы устанавливал, каким видом подписи необходимо подписывать электронную бухгалтерскую первичку. (Заметим, что с электронными счетами-фактурами в этом вопросе существует полная ясность: согласно пункту 6 статьи 169 НК РФ он должен быть подписан усиленной квалифицированной ЭП).

Однако специалисты ФНС России считают, что первичные документы, подписанные неквалифицированной ЭП (НЭП) имеют силу при наличии соглашения сторон (письмо ФНС России от 24.11.11 № ЕД-4-3/19693@).

Квалифицированная эп

Давайте посмотрим, на чем основываются выводы специалистов Минфина и ФНС.

Читаем пункт 1 статьи 6 Закона № 63-ФЗ: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».

Таким образом, на уровне федерального закона КЭП признается равнозначной собственноручной подписи, не требующей соглашения сторон. И любой электронный документ, подписанный КЭП, имеет юридическую силу.

Неквалифицированная эп

Теперь рассмотрим вопрос о значимости первичных документов, подписанных неквалифицированной подписью. Читаем пункт 2 статьи 6 Закона № 63-ФЗ: «Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи».

На наш взгляд, из данной нормы следует вывод: чтобы установить равнозначность неквалифицированной ЭП собственноручной подписи достаточно соглашения сторон, в котором соблюдены правила использования и проверки ЭП.

Порядок использования ЭП установлен пунктом 2 статьи 5 Закона № 63-ФЗ:1) подпись получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;4) создается с использованием средств электронной подписи.

Все эти условия описаны, в частности, в Регламенте системы «Диадок». Поэтому чтобы выполнить требования Закона 63-ФЗ, достаточно присоединиться к регламенту, подписав соответствующее заявление.

Нормативные акты: подписание первичных документов электронной подписью

Приказ ФНС России от 12.10.2020 N ЕД-7-26/736@
“Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры, формата представления документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, и формата представления документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в электронной форме”
(Зарегистрировано в Минюсте России 13.11.2020 N 60901)формат представления корректировочного счета-фактуры с дополнительной информацией (информации продавца), состоящий из реквизитов, предусмотренных для корректировочных счетов-фактур статьей 169 НК РФ и Постановлением N 1137, а также дополнительной информации передающей стороны об экономических субъектах, участвующих в согласовании (уведомлении) изменения стоимости ранее отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав (далее – файл обмена корректировочного счета-фактуры с дополнительной информацией (информации продавца)). Файл обмена подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур, а также в случае формирования первичного учетного документа – электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны передающего экономического субъекта;

Отмена унифицированных печатных форм

Важным изменением, касающимся первичной документации, является отмена обязательных унифицированных печатных форм документов. Также в новом законе отсутствуют указания, как составлять и где использовать тот или иной первичный документ. Теперь организации вправе использовать любые существующие или свои внутренние формы документов и выставлять эти документы по своему усмотрению, если это не противоречит иным нормативным правовым актам.

Однако при работе с электронными первичными документами целесообразнее будет пользоваться XML-форматами, которые рекомендует ФНС России. Только документы в таких форматах можно будет представить в налоговый орган по ТКС без каких-либо дополнительных действий.

В настоящий момент XML-форматы утверждены для ТОРГ-12 и актов приемки-сдачи работ (услуг) (и «Запрошенные в ходе проверки ТОРГ-12 и акт приемки работ скоро можно будет переслать в ИФНС в электронном виде»). Документы, составленные в иных форматах, нужно будет сканировать и направлять в налоговую с заполнением дополнительной информации (см. «Самые распространенные подтверждающие документы можно будет отсканировать и прислать в инспекцию по ТКС»).

Письмо минфина от 13.01.2021 № 03-03-06/1/259 об использовании электронной подписи при составлении первичных учетных документов —

Вопрос: В настоящее время в адрес Государственного унитарного предприятия города Москвы поступают обращения контрагентов с предложением об оформлении первичных учетных документов в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, без составления таких документов на бумажном носителе.

Статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2021 года № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” предусматривает возможность составления первичного учетного документа, как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п.5).Однако, в Федеральном законе от 6 декабря 2021 года № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, Налоговом кодексе Российской Федерации отсутствует регламент, процедура и порядок представления и оформления таких документов в электронной форме для целей исчисления налога на прибыль.

В этой связи просим разъяснить следующие вопросы:

1. Может ли первичный учетный документ (акт выполненных работ/оказанных услуг) составленный в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, служить подтверждением расходов признаваемых для целей исчисления налога на прибыль в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации?

2. Каким из видов электронной подписи, указанных в статье 6 Федерального закона от 06.04.2021 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” должен быть заверен первичный учетный документ с обеих сторон для подтверждения расходов признаваемых для целей исчисления налога на прибыль в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации?

3. Каков порядок хранения первичного учетного документа составленного в виде электронного документа, подписанного электронной подписью? Необходимо ли данный электронный документ хранить на физическом носителе (бумаге) и каков порядок такого хранения? Должны ли стороны такой документ дополнительно заверять подписью и печатью?

4. В каком виде необходимо предоставлять первичные учетные документы, составленные в виде электронных документов, подписанные электронной подписью при проверке деятельности организации контролирующими органами? Каков порядок такого предоставления при выездной проверке?

5. Принимается ли к вычету НДС по счет-фактуре составленной в виде электронного документа, подписанного электронной подписью? Какое количество электронных подписей должно быть на счет-фактуре оформленной в виде электронного документа? Необходимо ли выводить на печать и хранить на бумажном носителе счет-фактуру, составленную в виде электронного документа? Должны ли быть предусмотрены подписи на бумажном носителе электронного документа?

6. Каков порядок внесения исправлений в первичный учетный документ, составленный в виде электронного документа, подписанного электронной подписью?

7. Каков порядок изъятия первичных учетных документов составленных в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, при необходимости их изъятия в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Министерство финансов Российской Федерации
ДЕПАРТАМЕНТ НАЛОГОВОЙ И ТАМОЖЕННО-ТАРИФНОЙ ПОЛИТИКИ

ПИСЬМО от 13 января 2021 года № 03-03-06/1/259

[Об использовании электронной подписи при составлении первичных учетных документов]

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики в связи с обращением об использовании электронной подписи при составлении первичных учетных документов сообщает следующее.

В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2021 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон № 402-ФЗ) виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. В этой связи до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета, организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой, предусмотренный Законом № 402-ФЗ вид электронной подписи.

Электронные документы, обращающиеся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, исходя из положений Федерального закона от 06.04.2021 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон № 63-ФЗ), признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных указанным соглашением.

Таким образом, при оформлении первичных учетных документов хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись, при условии соблюдения требований Закона № 63-ФЗ.

Налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (в том числе при сдаче налоговой отчетности).

В соответствии с абзацем первым пункта 1 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав, сумм налога на добавленную стоимость к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 “Налог на добавленную стоимость” Кодекса. При этом согласно абзацу второму пункта 1 данной статьи Кодекса счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

Согласно пункту 6 данной статьи Кодекса счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пунктом 14 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2021 № 1137, предусмотрено, что счета-фактуры, подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры хранятся в хронологическом порядке соответственно по мере их выставления (составления) или получения за соответствующий налоговый период.

Кроме того, согласно пункту 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (далее – Порядок), установленного Приказом Минфина России от 25.04.2021 № 50н, участники электронного документооборота обеспечивают хранение документов, подписанных электронной цифровой подписью, составление и выставление которых предусмотрены Порядком, совместно с применявшимся для формирования электронной цифровой подписи указанных документов сертификатом ключа подписи в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур.

Учитывая изложенное, счета-фактуры, выставленные в установленном порядке в электронном виде, хранятся налогоплательщиком в электронном виде без распечатки их на бумажном носителе.

Заместитель
директора Департамента
А.С.Кизимов

Подпись для документов, запрошенных ифнс

При этом формализованные первичные документы, составленные по утвержденному ФНС формату (пока формат утвержден только для ТОРГ-12 и актов приемки-сдачи работ и услуг), необходимо подписывать квалифицированной электронной подписью. Эту же подпись обязательно использовать и при передаче в инспекцию отсканированных бумажных документов, которые пересылаются как приложение к описи (утверждена приказом ФНС России от 29.06.

2021 № ММВ-7-6/465@). Подробнее о пересылке документов в инспекцию см. «Самые распространенные подтверждающие документы можно будет отсканировать и прислать в инспекцию по ТКС» и «Запрошенные в ходе проверки ТОРГ-12 и акт приемки работ скоро можно будет переслать в ИФНС в электронном виде».

В завершение разговора об электронной подписи на первичных документах и счетах-фактурах, скажем несколько слов о ситуации, связанной с принятием нового закона об электронной подписи (федеральный закон от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; подробнее см.

««Старый» закон об ЭЦП будет действовать еще год»). Сейчас большинство пользователей систем для отправки отчетности (например, «Контур-Экстерн») и систем электронного документооборота (например, «Диадок») пока используют электронную цифровую подпись (ЭЦП), выданную на основании федерального закона от 10.01.

02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». ЭЦП можно подписывать электронную бухгалтерскую первичку. Ведь, во-первых, согласно закону №1-ФЗ электронные документы, подписанные ЭЦП, признаются равнозначными бумажным документам при наличии соглашения сторон.

В случае с «Диадоком» таким соглашением является Регламент, к которому присоединяются пользователи. Во-вторых, согласно статье 19 закона № 63-ФЗ сертификат ЭЦП приравнивается сертификату КЭП. Можно считать, что ЭЦП и есть КЭП, а значит, любой документ, подписанный ЭЦП, имеет юридическую силу.

Представление документов контролирующим органам

Новый закон о бухучете уравнял бумажный и электронный первичные документы. Согласно пункту 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ «первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью».

Отметим, что прежний закон о бухучете обязывал организации по требованию любого контролирующего органа или другого участника хозяйственной операции составить бумажную копию за свой счет. А теперь бумажные копии будут необходимы только «в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе».

Это означает следующее. Если организация составляла и получала первичные документы в электронном виде, и никакими нормативными актами не предусмотрено представления этих документов исключительно в бумажном виде, то госорган не может потребовать продублировать электронные документы на бумаге.

Правда, на данный момент о возможности представления первичных документов в электронном виде упоминается только в контексте налогового контроля (ст. 93 НК РФ). Да и техническая возможность по приему электронных документов реализована только налоговыми органами.

Факсимильная подпись (факсимиле)

Действующее законодательство допускает использование факсимиле в деятельности хозяйствующих субъектов в случаях, установленных законом и/или предусмотренных соглашением сторон.

В таком случае, по нашему мнению, в товарных накладных (товарно-транспортных накладных) также может быть использовано факсимиле.

Аналогичной позиции придерживаются и суды. В Постановлении Второго ААС от 30.11.2021 N 02АП-9319/2021 был сделан вывод о том, что если товарная накладная содержит факсимиле подписи о получении покупателем товара, скрепленное печатью общества, то это подтверждает полномочия названного лица на получение товара от имени общества и свидетельствует о получении товара организацией.

Суд также указал, что отсутствие в письменном договоре ссылки на возможность применения факсимиле или заключение между сторонами соответствующего соглашения в письменной форме не может являться формальным основанием для признания договора поставки незаключенным, не имеющим юридической силы.

В Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 01.03.2021 по делу N А82-3735/2021 указывается, что условия подписанного между сторонами договора и действующее законодательство не запрещают подписывать документы с помощью факсимиле.

Аналогичный вывод был сделан в Постановлении ФАС Центрального округа от 06.03.2021 по делу N А09-1662/2021, в котором поставка оборудования подтверждалась товарной накладной, которая была подписана факсимиле, без замечаний. Суд установил, что практика использования ответчиком факсимиле при оформлении документов, в том числе накладных и актов выполненных работ, подтверждается договором, товарной накладной и актом на выполнение работ, оказание услуг к нему.

Вместе с тем в постановлении ФАС Поволжского округа от 19.02.2021 по делу N А72-10043/2009 суд пришел к противоположному выводу, установив, что представленные в подтверждение факта выполнения работ и передачи их результата акт и накладная содержат в себе факсимильный оттиск подписи неуполномоченного лица.

При этом отмечено, что в материалах дела отсутствуют доказательства того, что сторонами заключались какие-либо письменные соглашения об использовании при совершении сделки, в том числе при оформлении распорядительных писем, факсимильного воспроизведения подписи директора ответчика. Не содержит подобного условия и заключенный сторонами договор.

Таким образом, полагаем, что порядок применения факсимиле при оформлении товарных накладных (товарно-транспортных накладных) целесообразно установить в локальном акте организации. Также необходимо предусмотреть возможность использования факсимиле непосредственно в условиях договора при осуществлении взаимодействия с контрагентами.

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:

– Энциклопедия решений. Факсимильная подпись на счетах-фактурах.

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТГалимарданова Юлия

Контроль качества ответа:Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТаудитор, член РСА Горностаев Вячеслав

11 октября 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.