Преимущества документооборота через Интернет
Такой документооборот имеет следующие преимущества:
1) Время между отправкой и получением бумаг при электронном обмене составляет минуты, тогда как при помощи почты или курьера – дни.
2) Не затрачивается время на вбивание входящих документов (ВД), вся информация уже есть в электронном виде — не надо забивать вручную,
3) Снижение ошибок при вводе, то есть данные из электронного документа сразу отразятся в системе
4) Снижается количество претензий со стороны налоговой
5) Экономия почтовых расходов и расходных материалов
6) Не требуется вести бумажный архив — акты хранятся в электронном виде
7) Отправка и получение непосредственно из 1С, не надо ничего перезагружать
8) Возможность выбора оператора связи
9) Нет платы за использование ЭДО у организаций, оформивших подписку ИТС
10) Наличие льготных пакетов отправок для версии ИТС ПРОФ — 100 и ИТС ТЕХНО – 50 пакетов.
Пакет — это счёт-фактура и два любых акта, например, акт или накладная. Также бесплатно предоставляются ВД и исходящие со второй подписью. Например, поставщик прислал подписанный акт и ждёт его подписанным со стороны предприятия обратно.
Настройка 1с бухгалтерия 8.3 для работы с эцп
01.09.2021
Вся ниже описанная процедура настройки, в нашей компании, включена с стоимость 1С Отчетность. Сертифицированный специалист произведет настройки и установку ЭЦП и КриптоПро.
Чтобы в 1С Бухгалтерия учет был более оперативным, рекомендуется иметь возможность работать с цифровой подписью и обмениваться документами с контрагентами и контролирующими органами в цифровой форме. Для этого необходимо приобрести и установить на сервер или рабочую станцию специальную программу для шифрования и передачи данных.
Она должна быть сертифицированной, поскольку используется для предоставления данных в контролирующие органы. Настраивать порядок использования цифровой подписи и программ шифрования в информационной системе 1С Бухгалтерия следует в разделе меню, посвященном управлению прикладными сервисами и программами (в нем имеется специальная форма для настройки параметров работы с цифровой подписью и шифровальными программами).
Настраивать информационную систему 1С Бухгалтерия 8.3 для работы с цифровым документооборотом рекомендуется следующим образом:
- Войти в раздел меню, который используется для настройки параметров обмена корреспонденцией в цифровом виде (находится в разделе администрирования автоматизированной системы 1С Бухгалтерия).
- Установить возможность использования цифровых подписей при обмене документами. Без выполнения этого действия невозможно будет произвести настройку параметров подписи и программы для шифрования – раздел останется недоступным.
- На закладке, где расположен перечень установленных программ, с которыми может взаимодействовать 1С Бухгалтерия, следует выбрать решение для шифрования. Если его нет в списке, необходимо его добавить.
- В перечне содержатся краткие наименования программ. Выбирать следует ту, которая установлена на компьютере. Если никакой программы на рабочей станции или сервере нет, то 1С Бухгалтерия 8.3 выдаст сообщение об ошибке.
- Далее следует проверить корректность имени программы, чтобы затем проверить, находится ли она в списке сертифицированных.
- После этого необходимо сверить число, которое указывает тип провайдера для цифровой подписи с типом программы, который установлен в параметрах информационной системы 1С Бухгалтерия.
- Затем следует выбрать из перечня, который предоставляет провайдер, корректный алгоритм, по которому будут подписываться документы.
- Также из перечня алгоритмов, которые предоставляет компания-провайдер, следует выбрать требуемый алгоритм хеширования.
- Для подписания документов в 1С Бухгалтерия 8.3 цифровой подписью, возможности шифровать их и передавать контрагентам и контролирующим органам, необходимо установить сертификаты. Добавление данных документов и их настройка производится на одноименной закладке, а сам сертификат пользователь получает в специальном удостоверяющем центре. При получении следует обратить внимание, чтобы сертификат был квалифицированным, то есть подписание им придавало бы документам официальный юридический статус.
- При наличии сертификата на компьютере его можно просто добавить, выбрав из имеющихся на компьютере. После того, как сертификат будет установлен в информационной системе 1С Бухгалтерия, пользователь получает возможность определить перечень документов, которые можно подписывать с помощью имеющегося сертификата.
- В 1С Бухгалтерия 8.3 имеется встроенный помощник, с помощью которого можно оформить заявление на получение сертификата и получить его в цифровом виде из специализированного центра.
Применение цифровой подписи и шифрования данных позволяет в 1С Бухгалтерия осуществлять обмен корреспонденцией между контрагентами и контролирующими органами в полной безопасности.
Одобрение заявления на подключение к 1с-отчетности и завершение настройки
Когда заявление на подключение будет одобрено, в программе появится сообщение (рис. 27).
Для автоматической настройки программы нажмите кнопку “Настроить автоматически” и следуйте инструкции.
Рис. 27
В ходе настройки могут возникать вопросы об установке сертификатов – отвечайте на них утвердительно (рис. 28).
Рис. 28
По окончании настройки появится сообщение об успешном подключении (рис. 29).
Рис. 29
После завершения подключения к сервису 1С-Отчетность можно отправлять отчетность в подключенные контролирующие органы и выполнять электронный обмен
с ними другими документами.
Если заявление было подписано электронной подписью, как показано на рис. 24, то сообщение об одобрении выглядит как на рис. 30.
Чтобы использовать 1С-Отчетность, необходимо отправить расписку о получении нового сертификата, нажав кнопку “Отправить расписку”.
В ходе настройки могут возникать вопросы об установке сертификатов – отвечайте на них утвердительно.
Рис. 30
При подписании расписки электронной подписью в получении изданного сертификата может понадобиться ввести пароль закрытого ключа сертификата (рис. 31).
Рис. 31
По окончании появится сообщение, что подключение выполнено успешно, как показано на рис. 29.
Подготовка и отправка заявления на подключение
Помощник “Подключение к 1С-Отчетности” поможет выполнить подключение. Его можно открыть из элемента справочника “Организации” (рис. 1).
Рис. 1
Для защиты информации и обеспечения юридической значимости документооборота требуется специальная программа – криптопровайдер. Помощник подключения
проверяет, установлена ли такая программа на компьютере. В случае, если такая программа не установлена, выводится диалоговое окно с предложением ее установить
(рис. 2).
Сервис 1С-Отчетность работает с криптопровайдерами: ViPNet CSP (ОАО “ИнфоТеКС”) или CryptoPro CSP (ООО “КРИПТО-ПРО”). Для ознакомления
с условиями распространения этих программ перейдите по ссылкам из формы (см. на рис. 2).
Для установки программы-криптопровайдера нажмите на одну из кнопок “Установить бесплатно программу ViPNet CSP” или “Установить программу CryptoPro
CSP” (рис. 2).
По кнопке “Установить бесплатно программу ViPNet CSP” загружается файл дистрибутива программы ViPNet CSP и предлагается ее установить. После установки
ViPNet CSP нужно перезагрузить компьютер и снова открыть программу 1С – подключение к 1С-Отчетности будет продолжено.
Решение второе, автоматическое
Как писал выше, в моем случае ручное решение не подошло. Контрагентов много, для каждого за месяц создается несколько десятков документов. Их все нужно сохранить в PDF, подписать, отправить одним письмом. Для решения задачи придумали модифицировать и использовать стандартную для многих конфигураций обработку «Групповая обработка справочников и документов».
Обработка уже умеет печатать отобранные документы. В последних версиях платформы появился штатный механизм сохранения печатных форм в виде PDF файлов. Осталось совместить эти два механизма и сохранять выбранные пользователем документы в папку на локальном компьютере, а затем запускать командную строку и запускать утилиту КриптоПро PDF для выполнения подписи.
Немного доработали интерфейсную часть. Убрали из обработки работу со справочниками. Оставили в интерфейсе 4 вида документов, которые нужно отправлять. Изменили систему отборов. Создали новый регистр сведений Настройки ЭЦП. В него для каждого пользователя сохраняется информация о том, по какому пути лежит КриптоПро PDF на локальном компьютере, папки для временного хранения файлов, сертификат, которым будет выполнена подпись. Еще просили сохранять пин от ключа, но мы не стали этого делать из соображений безопасности.
Чтоб автоматизация была уж совсем полной, пришлось в 1С оживить модуль электронной почты. Дальше все просто. Раз в месяц оператор выбирает список контрагентов и виды документов, которые должны быть отправлены, проверяет результат отбора, нажимает кнопку Выполнить, вводит пин-код от ключа и ждет… В моем случае формирование пакета документов может длится несколько часов.
Обработка группирует отобранные документы по контрагентам, дальше циклом проходится по каждому контрагенту, выбирает все его документы, сохраняет в виде PDF-файлов на диск, запускает утилиту КриптоПро PDF из командной строки, подписывает сохраненные документы, создает документ Электронное письмо с контактными данными из справочника контрагентов, в качестве вложения прикрепляет подписанные документы из папки на диске, переводит письмо в статус для отправки и переходит к следующему контрагенту.
Для удобства приведу кусочек кода, который выполняет саму процедуру подписания. Все параметры берутся из созданного регистра сведений.
МассивВходящих = НайтиФайлы(КаталогВходящие, "*.pdf", Ложь);
КоличествоФайловВходящие = МассивВходящих.Количество();
Сообщить("Обнаружено " КоличествоФайловВходящие " файлов для подписи.");
КоманднаяСтрока = ИмяФайлаКриптоПро " sign"
" --in-dir=""" КаталогВходящие """"
" --out-dir=""" КаталогИсходящие """"
" --report-dir=""" КаталогЛоги """"
" --err-dir=""" КаталогОшибки """"
" --certificate=""" ИмяФайлаСертификата """"
" --pin=""" ПинКод """"
" --overwrite-files";
ЗапуститьПриложение(КоманднаяСтрока, "", истина);
МассивИсходящих = НайтиФайлы(КаталогИсходящие, "*.pdf", Ложь);
КоличествоФайловИсходящие = МассивИсходящих.Количество();
Сообщить("Подписано " КоличествоФайловИсходящие " файлов.");
Решение первое, полу-ручное
Подавляющее большинство ключей ЭЦП выпускаются в виде eToken или Rutoken USB-модулей. В моем случае был eToken. Кто не знает, основное отличие состоит в том, что eToken имеет встроенный аппаратный криптографический сопроцессор. Это значит, что при шифровании данных закрытый ключ не покидает токена. В нашем случае эта разница значения не имеет.
Не буду рассматривать установку драйверов USB-ключей. Они, как правило, поставляются выпускающим удостоверяющим центром вместе с самими токенами и установка проблем не вызывает. Еще с токенами обычно поставляется лицензия на КРИПТО-ПРО и утилита КриптоПро CSP. Я использовал последнюю доступную на данный момент версию 3.9.
Дальше все просто. Запускаем КриптоПро CSP. Закладка Сервис, кнопка Посмотреть сертификаты в контейнере, нажимаем Обзор для выбора токена с криптохранилищем, и выбираем нужно нам хранилице. Обычно на одном токене одно хранилище.
Дальше, Кликаем правой кнопкой по установленному сертификату, Все задачи, Экспорт. Обязательно отказываемся экспортировать закрытый ключ и сохраняем сертификат куда-нибудь на локальный компьютер, например, на рабочий стол, в формате файла X.509 (.CER) в кодировке DER. Сохраненный сертификат нам понадобиться дальше для выполнения подписи.
Электронное подписание заявления
Если у организации есть действующий сертификат и на компьютере установлена соответствующая программа-криптопровайдер, то заявление можно подписать
электронной подписью. Помощник подключения проверяет наличие такого сертификата в системе. Если сертификат найден, то устанавливается флажок “Электронной
подписью” и появляется блок реквизитов “Скан-копии” (рис. 24).
Электронное подписание подписание по сравнению с бумажным имеет свое преимущество в том, что встреча с представителем обслуживающей организации не потребуется.
Рис. 24
Прикрепите к заявлению скан-копии документов, используя гиперссылки “Выбрать файл” рядом с надписями “Паспорт” и “Свидетельство
СНИЛС” (рис. 25). Используйте гиперссылку “Требования к изображениям”, чтобы узнать требования к файлам сканов документов.
В случае если доступен сканер, рядом с надписями “Паспорт” и “Свидетельство СНИЛС” отобразится гиперссылка “Отсканировать”.
Если сертификат оформляется на уполномоченного представителя, то в блоке “Скан-копии” также появляется поле для загрузки документа, подтверждающего
полномочия уполномоченного представителя. Как правило, таким документом является доверенность.
Документы следует прикрепить к заявлению, потому что они необходимы для оформления подключения к сервису “1С-Отчетность”. А в случае
электронного подписания посещение обслуживающего партнера не требуется.
Рис. 25
Нажмите кнопку “Подписать и отправить” для подписания и отправки заявления (рис. 26). При этом потребуется создать закрытый ключ так же,
как показано на рис. 20.
Если закрытый ключ сертификата защищен паролем, то потребуется его ввести, прежде чем отправка заявления будет продолжена.
Рис. 26
Что делать дальше:
1) Сообщите об отправке заявления:
2) Заключите договор и подготовьте необходимые документы.
3) Дождитесь, когда обслуживающая организация одобрит ваше заявление.
4) Завершите настройку 1С-Отчетности.
