Битрикс24: Электронный документооборот в Битрикс24

Что на выходе?форматы документов с эцп

Следующий вопрос — что мы получаем на выходе? Документ с факсимиле, с водяным знаком? Какой формат документа с ЭЦП можно получить?

Есть два возможных исхода:

1. Контейнер («обычная» подпись). Как правило, это архив формата «*.sig». Там находятся подписанные документы, данные о сертификате, с помощью которого сделана подпись и сама подпись. Файл такого формата открывается только с помощью специального ПО. Использовать привычные Adobe Reader или MS Office не получится — они не приспособлены для работы с криптографией. Кроме самих данных, подписи и сертификата, пользователь может сохранить неподписанную копию документа.



2. «Встроенная» подпись. Мы получаем файл того же формата, что подали на подпись. В специальных областях подписанного документа размещаются данные о сертификате. Такая подпись возможна только для файлов формата:
   • PDF. Подпись невидима в теле документа, но отображается на панели подписей. По желанию, её можно визуализировать, например, в виде штампа. При клике на него видны данные о подписи. Кстати, именно в таком виде, как правило, подписывают и присылают документы ИФНС (также используется вариант xml).

   

   • MS Office. Подпись размещается в специальной области документа и видна на панели подписей или в свойствах файла.

   

   • XML. Подпись вместе с данными о ней содержится в области значений XML и встраивается в тот же XML-конверт, не изменяя начальные данные.

Что будет, если работать без документов?

• Не получится снизить налоги за счет расходов, если вы предприниматель на УСН. Ведь для налоговой всегда нужны подтверждающие расходную часть документы: договоры, акты и платежки.

• Не будет возможности предоставить доказательства в суде, если исполнитель обманет. При возникновении споров, необходимо будет предоставить подтверждающие документы в судебном порядке.

• Не будет исключительных прав на результат выполненной работы. Фрилансер сможет повторно ее продать. Чтобы пользоваться результатом работы, необходимо приобрести исключительные права на него (ст. 1229, 1225 ГК РФ).

Что требуется для организации эдо для корпортала битрикс24?

Битрикс24:

— для КликДок: любой тариф— для расширенной версии КликДок Бизнес-Процессы: бизнес-тариф

В Битрикс24:

— приложение КликДок с расширенной лицензией КликДок Бизнес-Процессы. Есть пробная версия на 21 день.

На рабочих местах сотрудников с правом подписи и внешних пользователей:

— криптопровайдер СКЗИ КриптоПро CSP версии 5.0— приложение для подписи файлов КриптоАРМ ГОСТ— сертификат электронной подписи

При этом при использовании пакетов подписей в приложении отдельно приобретать лицензию на КриптоАРМ ГОСТ не требуется.

Оригинал: Блог компании «Цитрус» 

Что делать если подрядчиков много?

Если у вас большой поток документов, оформление документооборота можно автоматизировать с помощью бизнес-процессов. Это сократит ваши временные и трудовые издержки.

Мы выпустили отдельную редакцию приложения — КликДок.БП с интеграцией ЭП в бизнес-процессы Битрикс24.

Учёт сделок с фрилансерами можно вести в CRM, а для облегчения рутины реализовать бизнес-процессы.

1с-битрикс – действие подписания документов с помощью эцп

Hihub эцп

Внедрение

Изначально мы посмотрели на задачу через призму законодательства. Какие ограничения оно накладывает, что можно, а что нельзя. Вердикт: сдавать авансовую отчетность в цифровом формате не запрещено.

Так как данный бизнес-процесс планировалось реализовать на корпоративном портале, мы изучили вопрос интеграции ЭЦП в портал. Что важно, весь процесс должен проходить в режиме одного окна, т.е. из портала.

Как оказалось, до этого никто ничего подобного не делал. По словам КриптоПро — признанных лидеров в области криптографической защиты информации и ЭЦП в России — мы первые реализовали интеграцию с их сервисом на PHP.

Но самая большая сложность была вот в чем. Торговые представители пользуются только одним девайсом — корпоративным iPad. Подобные мобильные устройства не очень любят работать с сертификатами в реестрах или на внешних ключах (токенах, смарт-картах), по-настоящему удобных решений не так много. Мы остановились на интеграции с КриптоПро DSS.

В итоге автоматизированный бизнес-процесс авансовой отчетности в биофармацевтической компании работает следующим образом.

Каждому торговому представителю, выдается сертификат ЭЦП, его личный, именной (в принципе, он другим быть и не может).

При необходимости сдать авансовый отчет, сотрудник на своем планшете iPad, заходит на корпоративный портал компании и попадет в свой личный баланс.

Там он создает новый авансовый отчет, пошагово заполняя все строчки. Расходы он записывает с чеков, которые находятся в его руках. Параллельно агент фотографирует чеки на тот же iPad, и прикрепляет их к онлайн авансовому отчету.

В этот момент в 1С создаётся черновик авансового отчета, которому присваивается порядковый номер, это очень важный момент.

Когда все заполнено, форма авансового отчета создается автоматически. Она типовая, поэтому вероятность, что форма будет меняться — минимальна. Сотрудник проверяет форму и подписывает её ЭЦП. Сам процесс подписи происходит по следующему алгоритму:

1. Пользователь на корпоративном портале жмет кнопку «подписать ЭЦП».
2. Документ через SOAP протокол без открытия дополнительных окон отправляется в КриптоПро DSS. КриптоПро DSS идентифицирует пользователя тремя шагами:

Подписанный документ отправляется к руководителю сотрудника. Он проверяет форму отчета, лимиты, сверяет с фотографиями чеков. Если что-то не так — возвращает на доработку сотруднику с комментариями. Всё в порядке — подписывает документ с помощью облачного ЭЦП и отправляет на следующий шаг согласования.

Бухгалтер также подписывает документ ЭЦП и отправляет генеральному директору. На этом этапе бухгалтеру остается только провести уже заполненный и сохраненный авансовый отчет в 1С. С этого момента может выдаваться новый транш.

Генеральный директор подписывает отчет ЭЦП. На самом деле подпись директора уже формальность, необходимая по законодательству — отчет проверен руководителем, бухгалтером и документы для новой командировки могу уже готовиться.

После этого сотруднику выдаются новые денежные средства, и его виртуальный счет на корпоративном портале пополняется, обновляется сальдо.

Сотруднику приходит уведомление, что авансовый отчет подписан. Он отправляет оригиналы чеков в головной офис, и бухгалтер сверяет их с отчетом. Как правило, все совпадает, но если вскрываются факты жульничества и чека не хватает (хотя на фото он есть), авансовый отчет в 1С правится, а к сотруднику применяются меры воздействия.

Документация по кабинету заемщика

Зачем отказываться от распечаток?

Когда распечаток сотни, начинается путаница. Стоит один раз отвлечься и положить лист не в ту папку… Одна ошибка способна убить половину рабочего дня, пока вы ищете нужную бумагу по лоткам и ящикам. Внедрение электронного документооборота в компании позволит вам снизить затраты на бумагу, расходные материалы принтеров и копиров, освободить место в офисе.

Создайте электронный
архив документов и переложите рутинное делопроизводство на «Битрикс24». CRM сама зафиксирует входящие файлы, занесет их в соответствующие папки, оповестит сотрудников и предоставит им доступы. В «Битрикс24» предусмотрены несколько алгоритмов делопроизводства. С ними руководители настраивают цепочки согласований, определяют полномочия и присваивают права.

Кроме этого, шаблоны «Битрикс24» позволяют создать бизнес-процесс на оплату счета, оформить заявку на выдачу наличных, заявку в отпуск или командировку.

Какие могут быть договоры для работы с удаленными исполнителями?

1. Гражданско-правовой договор или договор ГПХ. Это договор подряда, оказания услуг или авторского заказа. Он заключается с фрилансером физическим лицом, фрилансером ИП или другой организацией. Для закрытия работ оформляется Акт сдачи-приёмки работ.

2. Срочный трудовой договор с удалённой работой. По факту, это полноценный сотрудник на время действия договора –  с копией СНИЛС, записью в трудовой, справками, отпусками, всеми отчислениями и налогами.

3. Договор с биржой фриланса. Биржы предлагают услуги по оформлению сделки и берут на себя заключение договора с фрилансером.

4. Договор с подрядным или агентским сервисом. Solar Staff, Easy Staff, Platron и т.п.

Все необходимые документы как по договору ГПХ, так и по срочному трудовому договору можно оформить в электронном виде и подписать квалифицированной электронной подписью (ЭП) в вашем Битрикс24.

Для организации документооборота с использованием квалифицированной ЭП (КЭП) в облачных и коробочных версиях Битрикс24 мы в Цитрус разработали приложение КликДок.

Основная задача приложения — быстрая и простая отправка файлов на подпись и получение подписанных ЭП документов обратно от сотрудников и контрагентов вашей CRM. Решение отлично подходит для организации обмена документами с фрилансерами, аутсорсерами и удаленными сотрудниками.

Криптопро csp (скзи)

Криптопровайдер «КриптоПро CSP» устанавливается на ПК пользователя локально. Он подписывает документы, обращаясь к сертификату в реестре, на eToken или RuToken, смарт-картах и других носителях.

Процесс подписи

• «Автоматический» режим (т.е. встроив в портал). При загрузке файла на сервер и нажатии на «Подписать» с помощью плагина для браузера будет сделан вызов к КриптоПро CSP. Он подпишет файл выбранными ключами, которые записаны в реестре, либо на eToken клиента. В таком режиме можно сделать только «обычную» (контейнер) и XML подпись, так как передается только хэш документа. Подписать внутрь PDF или документ MS Office не получится.
• В «ручном» режиме (т.е. выйдя из портала) подпись генерирует сам клиент с помощью того ПО, которым он пользуется. Например, для подписи документа MS Office должны быть установлены MS Office, КриптоПро CSP и КриптоПро Office Signature. В интерфейсе MS Office пользователь добавляет подпись к документу, используя КриптоПро в качестве криптопровайдера. После этого подписанный файл загружается в личный кабинет функцией «приложить документ».

Плюсы

• Не требуется подключение к интернету.
• Можно использовать переносной usb-Token.
• Самый дешевый вариант с точки зрения ПО КриптоПро, но не интеграции.

Минусы

• Документы MS Office или pdf подписать внутрь файла можно только вручную, в «автоматическом» режиме можно получить только контейнер.
• Подпись происходит с помощью плагинов, что создает неудобства. Они менее надежны. Многие браузеры отказываются от технологий, на которых пишут плагины, усложняется интеграция. Это существенно увеличивает стоимость технической реализации и поддержки работы ПО в будущем.
• Пользователь сам отвечает за рабочее состояние CSP. Требуется актуальная версия всех программ, компонентов. Обновления происходят часто, следовательно, процедуру «настройки» придется проходить каждый раз заново, что создает неудобства.

Криптопро dss

КриптоПро DSS позволяет через браузер создать ЭЦП. Установка программы на ПК пользователя не требуется, подписывать документы можно с любого устройства в любом месте. Сертификаты с ключами хранятся на защищенном модуле в специально развернутых серверах КриптоПро.

В КриптоПро DSS можно настроить способ аутентификации пользователя:

Как происходит процесс подписи документа

Пользователь нажимает «Подписать». Генерируется запрос к КриптоПро DSS на подпись. Портал просит ввести ПИН-код доступа к сертификату (если установлено такое требование), и пользователь получает одноразовый пароль по SMS. После правильного ввода документ будет подписан и сохранён на портале, соответственно, отправлен далее по запланированному маршруту.

Плюсы

• Поддержка системы (работоспособность, обновления и т.д.) на плечах КриптоПро. Отдали запрос — получили результат, остальное не наши заботы.
• Поддержка подписи pdf и MS Office, т.е. для просмотра не требуется специализированных инструментов в отличие от контейнера.
• Самый удобный для пользователя и стабильный способ интеграции, а также беспроблемный для техподдержки и администрирования.
• Преимущество — подписывать документы можно с мобильного телефона.

Минусы

• Для подписи требуется подключение к интернету.
• Относительная дороговизна и более сложная процедура подключения к DSS. Используется схема с оператором. Подключение оператора на данный момент 39 000 руб./год плюс стоимость сертификатов. Говорят, что скоро использовать операторов при работе не придется. Очень ждем.

Криптопро dss lite

Это «облегчённая» версия КриптоПро DSS. Она предназначена для подписания документов ЭЦП в браузере с использованием ПО. Отличие от DSS — в качестве криптопровайдера используется ПО установленное на ПК пользователя, что позволяет использовать usb-Token и Смарт-Карты для подписи.

DSS lite — режим DSS (т.е. идет в составе продукта DSS). Процесс подписи происходит аналогично DSS. Нажатие «подписать» отправляет файл на сервер DSS lite, тот формирует хэш документа и запрашивает доступ к криптопровайдеру (CSP, установленный на ПК пользователя) с помощью плагина.

Плюсы

• Поддержка подписи pdf и MS Office. Для просмотра подписанного документа не требуется специализированных инструментов.
• С DSS lite подключать оператора не нужно, достаточно «купить» доступ к DSS lite.
• Можно использовать переносный usb-Token.

Минусы

• Подпись происходит с помощью плагинов, что создает неудобства (о них говорили выше).
• Поддержка работоспособности лежит на плечах пользователя — та же проблема, что и с CSP.
• Для подписи требуется подключение к интернету.
• DSS lite требует нового сертификата или перевыпуска старого, что, по сути, равносильно. Прежний сертификат, пусть и от КриптоПро, невозможно вшить в программу.

Неочевидные тонкости эцп

• Один документ разные стороны могут подписать исключительно единообразно: либо только ЭЦП, либо только в бумажном виде (например, договор между Заказчиком и Исполнителем). Подпись в бумажном виде не действительна в электронном, а подпись в электронном виде не действительна в бумажном. Это два разных документа.
• Документ можно подписать сколько угодно раз. То есть сначала подписал сотрудник, потом бухгалтер, потом Генеральный директор.
• Несколько документов, подписанных ЭЦП, можно в одном пакете (архиве) подписать общей совершенно другой ЭЦП. Другие же документы в пакете с ЭЦП также остаются легитимными.
• Документы можно подписывать ЭЦП в автоматическом режиме. Предположим, сформировали счет на оплату в CRM — он автоматически подписался. Можно его отправлять клиенту, счет легитимен.

Подписание происходит в действиях, реализованных в нашем приложении:

• Подпись сотрудником внутри Битрикс24

• Подпись контрагентом — внешним пользователем

Оба действия можно использовать в любой комбинации и в других бизнес-процессах.

Чуть подробнее о том, как выглядит подписание сотрудником в Битрикс24 и внешним пользователем.

Практический опыт внедрения

ЭЦП — действительно нужное решение, прежде всего, для неизменности передаваемых документов, мобильности бизнес-процессов и сохранения времени.

Такая задача стояла и перед нами — реализовать подпись на корпоративном портале 1С-Битрикс24. Нужен правильный функционал, удобство в использовании и грамотное вложение бюджета.

Но, как известно, теория часто не сопоставима с практикой. Решение реальных задач оказывается сложнее, но интереснее.

Крупная биофармацевтическая компания обратилась к нам с двумя задачами:

• Автоматизировать бизнес-процесс согласования документов.
  Особенность — возможность выбора определенных участников согласования, его последовательность. Реализовать проект требовалось на стандартном модуле бизнес-процессов корпоративного портала «1С-Битрикс24». Для заказчика было важно разработать наглядный, простой и интуитивный интерфейс.
  С этой задачей мы справились без каких-либо сложностей. Но нельзя опустить тот факт, что стандартный модуль бизнес-процессов особой красотой и наглядностью не обладает. Поэтому совет, если вам нужен красивый сложный бизнес-процесс «под вас», то лучше не использовать стандартный модуль. Он накладывает рамки, стесняет и лишает простора творческую мысль исполнителя.
  Показав свою компетенцию в решении первой задачи, мы перешли к следующей, более креативной и технически сложной.
• Реализовать ЭЦП на корпоративном портале «1С-Битрикс24» для ведения авансовой отчетности.

Предпроектные работы

В компании имеется отдел, главная задача которого распространять товар через промоушн, лоббирование интересов и другие виды личного воздействия на врачей, фармацевтов, представителей медицинской отрасли.

Для этого есть штат торговых представителей, разбросанных по всей стране, от Калининграда до Владивостока. Каждый агент продвигает продукт на своей, закреплённой территории. Чаще это его место жительства. Он несет издержки — встречи, транспортные расходы, питание — их возмещает компания. Процедура возмещения издержек — не что иное, как сдача авансовой отчетности, так знакомая нам по командировкам.

Ключевым и первичным моментом было пошагово описать бизнес-процесс сдачи авансовой отчетности. Хотя он стандартизирован и закреплен законодательно, но у каждой организации есть своя специфика. О ней мы поговорим позже. Идеальный же бизнес-процесс командировки, каким его задумало государство, выглядит так:

1. Генеральный директор подписывает приказ о направлении сотрудника в командировку. Часто эти приказы подписываются после командировки задним числом, но это не меняет дальнейший юридический ход процесса.
2. Командированный сотрудник получает денежные средства под отчет. Так он становится должником перед компанией.
3. Торговый представитель едет в командировку, сохраняет все билеты, чеки и другие подтверждающие документы. Это ключевой этап для возмещения средств. Все бумаги с информацией о расходах — первичная бухгалтерская документация, основание для увеличения расходов или уменьшения налогооблагаемой базы (прибыли организации). Разумеется, в законодательстве четко прописано, какие именно расходы могут быть зачтены, а какие нет. Все жестко стандартизировано.
4. Сотрудник по возвращению из командировки составляет авансовый отчет, чтобы с него «списали» долг. К авансовому отчету сотрудник прикладывает все подтверждающие документы: чеки, билеты и прочее.
5. Любой авансовый отчет, согласно российскому законодательству, в обязательном порядке имеет три подписи: командированного сотрудника, главного бухгалтера и генерального директора.
6. В маленьких организациях генеральный директор может совмещать должность главного бухгалтера, а в больших — появляется подпись руководителя сотрудника.
   После сдачи авансового отчета, сотрудник обязан вернуть остаток средств или получить недостающие.

Процесс, который нам нужно было автоматизировать для клиента идентичен по функциям, но имеет свои особенности:

1. Сотрудники находятся в командировках ВСЕГДА — все рабочее время. Даже посещение главного офиса — командировка, ведь сотрудники имеют постоянное место жительства, как правило, не в Москве.
2. Если подотчетные деньги на исходе, то следующий транш может быть выдан только после отчета по предыдущим. Именно тут возникало много сложностей, например:
   • В связи с удаленностью сотрудников (Сибирь, Урал) оригиналы авансовых отчетов могли идти очень долго. А исправление ошибок — лишняя трата времени, средств на курьерскую службу, волокита с переподписанием и изменением дат. Очень вероятно, что отчетный период к моменту прибытия оригиналов может быть уже закрыт.
   • Сотрудников множество, каждый отчитывается примерно раз в месяц, многие что-то забывают, теряют — бухгалтерам было трудно привести в соответствие документы. А ведь бухгалтер должен отразить операцию в своей системе, и не забыть, что сотрудник обещал донести или дослать.
   • У каждого сотрудника есть денежный лимит, но в каждом правиле есть исключения. За этими исключениями следят руководители, именно они в курсе конкретной ситуации у сотрудника.

Переложение этого процесса систематизации и оптимизации авансовой отчетности в ИТ-среду было поэтапным.

Примерная схема работы бизнес-процессов:

1. Инициатор запускает бизнес-процесс согласования с руководителем. Такой бизнес-процесс можно сделать на основе одного из типовых БП в Битрикс24.

2. Руководитель получает уведомление, что ему прислали документ. Ознакамливается и подписывает его своим сертификатом КЭП.

3. Инициатор получает сообщение, что документ подписан и направляет на подпись контрагенту.

4. Контрагент получает письмо со ссылкой на страницу, где он также ставит свою подпись.

5. Инициатор получает уведомление о том, что бизнес процесс завершен.

Про инструменты и возможности

С видами подписей и вариантами результата разобрались. Теперь перейдем к выбору инструментов. Держим в уме, что есть конкретная задача — интегрировать ЭЦП на корпоративном портале Битрикс24.

Важный шаг — выбор компании поставщика ПО для реализации ЭЦП. Выбор пал на признанного лидера отрасли с широким инструментарием, которому нет аналога в РФ — КриптоПро. Для решения нашей задачи поставщик предложил несколько инструментов.

Про работу и терминологию

ЭЦП инструмент удобный и давно знакомый почти каждому, кто работает с удаленным документооборотом. Однако реализовать ЭЦП на Корпоративном портале
Битрикс24 оказалось задачей нетривиальной. Наше знакомство с подобной интеграцией началось с двух клиентских задач:

• Стандартной — внедрить подпись документации удаленно.
• Нестандартной — дать возможность сотрудникам, разбросанным по всей территории России, отлажено и вовремя сдавать авансовую отчетность.

Однако вначале давайте разберёмся «что это такое ЭЦП» и «с чем её едят».

Личная подпись — один из идентификаторов человека. Законодательно и безнаказанно повторить её может только этот человек, только его рука. А если она (рука) не дееспособна, а важная сделка не должна сорваться — проводится специальная нотариальная процедура и подпись ставит доверенный человек.

Не будем скрывать — подпись подделывают. Дело мастерства и привычки. Хоть и выработаны технологии сверки — по нажиму, толщине, линиям — гарантом является только обладатель подписи. Любая непонятная другим закорючка признаётся легитимной со слов её автора.

Значимые сделки требуют второй «защиты личной подписи». Человека просят предъявить документ, удостоверяющий личность, с фотографией, поставить подпись в присутствии подтверждающего лица — нотариуса. Последний ручается — подписант выполнит пункты договора, доверенности, заявления.

Но участники процесса не всегда находятся в досягаемости друг от друга. Есть почта, но это затратно и долго.

Здесь и перейдем к электронной подписи. Она бывает трех видов (ФЗ от 06.04.2021 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»):

Результат

На данный момент внедрение такой системы отработано, она исправна. Мы разработали готовый уникальный модуль интеграции, позволяющий по протоколу soap передавать данные. Для пользователя это означает, что не надо переходить по ссылкам, не надо покидать окна корпоративного портала для подписи документов.

Теперь выбор остаётся только за вами. Систематизация и автоматизация внутренних бизнес-процессов компании — дальнейшая экономия средств, времени и шаг вперёд к полному цифровому документообороту. Для компаний с большим количеством удаленных сотрудников, с многоэтапной подписью документов интегрированная подобным образом ЭЦП — спасательный круг в море бумажной волокиты и курьерской службы.