Как заполнить доверенность в новом интерфейсе – Сервисный центр “Софт-онлайн” – Партнер СКБ Контур

Что понимается под электронной подписью?

Электронная подпись — цифровой аналог собственноручной подписи, с помощью которого можно подписывать электронные документы. Использование электронной подписи гарантирует принадлежность документа конкретному лицу и достоверность сведений в самом документе: в документ не вносились изменения с того момента, как он был подписан.

С технической точки зрения электронная подпись представляет собой определенную информацию в электронной форме, которая присоединяется к подписываемой информации (п. 1 ст. 2 Закона № 63-ФЗ). Документ, подписанный электронной подписью, может иметь соответствующую визуализацию, к примеру набор символов, штамп с подписью и печатью, или такая визуализация может отсутствовать, к примеру при подписании контракта на электронной торговой площадки.

В конце статьи вы найдете образец универсальной доверенности уполномоченного лица в рамках Закона № 223-ФЗ, Закона 44-ФЗ.

Зачастую под электронной подписью понимают материальный носитель, необходимый для функционирования усиленной квалифицированной электронной подписи, который визуально напоминает USB-флешку, но не является ей, память у такого сертифицированного ключевого носителя защищена паролем. Записать на обычную флешку усиленную квалифицированную подпись не получится.

Что делать в случае отказа контрагента перейти на эдо

Если контрагент отказал вам в переходе на электронный документооборот, есть несколько вариантов действий. Первый — не делать ничего и продолжить взаимодействие в привычном бумажном формате. Второй — вовсе отказаться от партнерства с контрагентом, что может быть не лучшим исходом для обеих сторон.

Всегда можно попробовать переубедить партнера, особенно если нет уверенности в том, что он откажется еще раз. Узнайте причину отказа, приведите аргументы и поделитесь своим опытом. Как правило, в компаниях руководствуются причинами:

• Через ЭДО работает мало контрагентов. На сайте Диадока вы можете заранее проверить по ИНН/КПП, кто уже работает в системе или имеет техническую возможность. С учетом результатов этой проверки будет проще принять решение.
• Приглашать каждого бизнес-партнера к ЭДО индивидуально — это долго. Чтобы сократить время на эту процедуру,  можно сделать массовую рассылку приглашений в Диадоке, составление писем облегчат готовые шаблоны.
• Нужны финансовые вложения. На деле переход на ЭДО не требует больших затрат и лишних средств, тем более что сэкономленное на административных расходах компенсирует ваши вложения.

Еще одним аргументом на чаше весов в пользу ЭДО послужит принятая в конце 2020 года «Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности». Документ был разработан ФНС совместно с бизнес-сообществом и стал дополнительным доказательством взятого государством курса на цифровизацию.

Основание концепции — сформулированный комплексный подход к регулированию в области ЭДО. Она описывает цели и указывает основные направления развития ЭДО в России. В документ включен план мероприятий, среди которых:

• проработка порядка взаимодействия при обмене электронными документами,
• создание форматов электронных документов, которые использует бизнес,
• развитие информационной системы ФНС и другое.

Реализация концепции, по планам правительства, позволит уже до конца 2024 года перевести в электронную форму 95 % счетов-фактур и 70 % транспортных и товарных накладных. Предполагается, что с 2022 года общее количество электронных документов ежегодно будет расти не менее чем на 20 %.

Виды электронной подписи

Законом об электронных подписях классифицировано три вида подписи. Основное отличие друг от друга — степень защищенности:

1. Простая электронная подпись: приравнивается к собственноручной при условии, что это предусмотрено нормативным правовым актом. Для участия в государственных закупках такая подпись не подойдет.
2. Усиленная неквалифицированная подпись: она надежнее простой, работает по принципу шифрования информации, но так же, как и простая, приравнивается к собственноручной при условии, что это предусмотрено нормативным правовым актом или соглашением. Такую подпись можно получить в любом удостоверяющем центре. Для участия в государственных закупках она также не подходит.
3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП): самая распространенная и наиболее защищенная электронная подпись. Документ, подписанный с помощью нее, приравнивается к документу, который собственноручно подписан физическим лицом. Для создания и проверки данной подписи используются специальные аппаратные и программные средства, соответствующие специальным техническим требованиям. В частности, такие требования утверждены Приказом ФСБ России от 27.12.2022 № 796.

Особенностям получения электронной подписи для участия в закупочных процедурах по новым правилам текущего года посвящен вебинар Контур.Школы «Электронная подпись: новые правила получения в 2022 году». Он будет полезен руководителям и менеджерам тендерного отдела, руководителям организаций и индивидуальным предпринимателям.

Усиленная квалифицированная электронная подпись используется для участия в государственных закупках в рамках Законов № 44-ФЗ и 223-ФЗ. Более того, она универсальна и подходит в том числе для:

• работы на государственных электронных порталах ЕГАИС;
• получения финансовых услуг;
• участия в торгах по реализации имущества банкротов;
• подачи налоговой отчетности, бухгалтерской отчетности;
• госрегистрации юридических лиц и ИП.

Далее мы будем говорить именно об усиленной квалифицированной электронной подписи.

Где получить электронную подпись и какова ее стоимость?

Юридические лица и ИП могут получить подпись в ФНС РФ бесплатно при наличии ключевого носителя.

В ФНС не выдают ключевые носители для записи электронной подписи, необходимо заранее приобрести носитель ключевой информации у официальных дистрибьюторов или в специализированных интернет-магазинах.

Если у вас уже есть носитель, его можно использовать повторно, но при условии, что он соответствует требованиям. Один ключевой носитель может использоваться для хранения нескольких сертификатов подписей. Их количество зависит от модели ключевого носителя.

Стоимость носителя электронной подписи зависит от вида носителя и дополнительных услуг.

Примеры:

• Стоимость сертифицированного защищенного носителя без встроенного средства криптозащиты информации начинается от 1 000 руб. Дополнительно необходимо приобрести специальное программное обеспечение для персонального компьютера КриптоПро CSP с бессрочным сроком действия лицензии.
• Стоимость сертифицированного защищенного носителя без встроенного средства криптозащиты информации начинается от 1 000 руб. Дополнительно необходимо приобрести специальное программное обеспечение для персонального компьютера КриптоПро CSP с бессрочным сроком действия лицензии.
• Стоимость сертифицированного защищенного носителя со встроенным средством криптозащиты информации Рутокен ЭЦП 2.0 начинается от 2 000 руб. Дополнительно приобретать специальное программное обеспечение не нужно, оно уже встроено в носитель и позволяет использовать КриптоПро CSP на любых компьютерах в течение срока действия сертификата.

Доверенность на использование электронной подписи

В крупных организациях оформлять использование ЭЦП целесообразно на различных сотрудников, например:

• заместителей руководителя и коммерческих директоров — для финансово-экономических сделок компании;
• главных бухгалтеров и экономистов — для сдачи статистической и бухотчетности;
• менеджеров — для заключения контрактов.

С 2023 г. порядок использования ЭЦП изменится. По закону, подписывать документы от имени юрлица вправе только глава компании. Остальным сотрудникам придется получать собственную ЭП как физлица в аккредитованных коммерческих УЦ.

Чтобы передать полномочия на использование ЭЦП ответственным сотрудникам, директор оформляет, например, электронную доверенность СБИС, Тензор, Росказна и иных специальных онлайн-сервисов.

Если в компании несколько бухгалтеров, то целесообразно оформить ЭЦП и уполномочивающий документ на каждого из них. Для этого сотруднику требуется только получить ее как физлицу и зарегистрировать, к примеру, доверенность на электронную подпись для бухгалтера для СБИС в Федеральной налоговой службе.

Доверенность на подписание и получение документов

Как оформить отказ от электронного документооборота

Если вы пока не готовы переходить на ЭДО с кем-то из контрагентов, отказать нужно так, чтобы соблюсти деловой этикет и в будущем вернуться к вопросу перехода на ЭДО.

Ответное письмо может быть составлено в свободной форме — никаких регламентов в этом отношении нет. Но для оформления аргументированного и вежливого отказа можно обратиться к правилам составления официальной корреспонденции. Они предполагают следующее:

• Текст должен состоять из трех условных частей: вступления, основного раздела и заключения. В начале письма напишите обращение и заголовок, в основной части сообщите об отказе, а в конце укажите дату и поставьте подпись.
• Стоит придерживаться сдержанного, лаконичного стиля. Сообщать об отказе нужно максимально корректно и грамотно, но конкретно и прямо. При этом необязательно объяснять свою мотивацию, но указание причины будет только плюсом.
• Желательно выразить благодарность за предложение и оказанное внимание, а также дать понять, что вы не против продолжать сотрудничество.
• Оформить письмо с отказом можно как на простом листе бумаги, так и на бланке организации с реквизитами и логотипом. Для придания официального статуса документ может подписать уполномоченный сотрудник. Перед отправкой в адрес организации поставьте на документе номер и дату.

Другая ситуация, если в вашей компании уже налажен ЭДО, но руководитель не планирует настраивать обмен электронными документами с конкретным контрагентом. В этом случае отказать можно как с помощью письма, так и в самой системе ЭДО. К примеру, в Диадоке вы можете просто не принять приглашение от кого-то из партнеров — и продолжить «бумажное» взаимодействие.

Можно ли отказать контрагенту, который хочет перейти на эдо

Организации внедряют электронный документооборот для долгого применения в будущем. Конечно, они заинтересованы в том, чтобы как больше партнеров и клиентов также перешли на цифру. Ведь только в этом случае удастся выстроить удобный и выгодный обмен электронными документами.

Нередко руководители компаний заранее анализируют количество своих контрагентов, подключенных к ЭДО. При этом процесс присоединения продолжается и позже — с помощью писем-приглашений. Получатель такого сообщения может согласиться на предложение, но решение отказаться тоже правомерно.

Согласие обеих сторон на ЭДО и их свобода в этом решении оговариваются в законе № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и Гражданском кодексе России.

Основные причины отказа от электронного документооборота

Объясняя отказ от электронного документооборота, руководители компаний называют схожий перечень причин. Большинство построено на непроверенных фактах и заблуждениях, из-за чего реальная картина процесса перехода на ЭДО серьезно искажается.

Итак, перечислим самые частые причины отказа от ЭДО:

• Документы в электронном виде небезопасны: будет сложно гарантировать сохранность и конфиденциальность данных.

Напротив, при ЭДО контрагентам не страшны махинации и манипуляции. Все документы и действия с ними отражаются в единой системе ЭДО, в процессе не задействованы посторонние, а электронная подпись гарантирует, что в файл не вносились изменения после подписания.

• Электронный документооборот нужен только большим компаниям.

Эффект от цифровизации виден и в небольших организациях, поскольку из административных расходов сразу «выпадают» затраты на бумагу, печать, курьерские и почтовые услуги. Сотрудники смогут быстрее обрабатывать данные и получат больше свободного времени на другие задачи.

• Возрастут налоговые риски, возникнут сложности во взаимодействии с контролирующими госорганами.

Государственные структуры все активнее переходят на цифру и реже принимают документы на бумажном носителе. Причем ФНС в этом вопросе — передовое ведомство: налоговая давно внедрила возможность, а в ряде случаев и обязанность сдачи электронной отчетности.

Благодаря ЭДО сокращаются расхождения с контрагентами, а значит, станет меньше налоговых проверок. Представлять документы по требованию налоговой тоже будет проще — в Диадоке можно быстро найти и выгрузить нужные файлы.

• Переход на ЭДО будет долгим и болезненным.

Образец доверенности на получение эцп

Строгой формы для такого документа нет. Сформировать его допустимо в произвольной форме, желательно на официальном бланке фирмы. В текст обязательно включить:

• сведения об организации, владеющей ЭП (ее наименование, основные реквизиты, местоположение, контакты);
• сведения о физическом лице, получающем ЭП (Ф.И.О., данные паспорта, адрес проживания, образец подписи);
• перечень полномочий представителя;
• дату действия документа;
• дату выдачи, подпись представителя.

Вот как выглядит такой образец:

С 2022 года порядок приобретения ЭЦП изменился. Теперь для этого нельзя выбрать любой удостоверяющий центр. Их разделили по категориям получателей. Руководителям компаний, ИП, нотариусам квалифицированные ЭП выдают УЦ Федеральной налоговой службы. Физлицам и сотрудникам, выступающим от имени юрлица по уполномочивающему документу, — коммерческие центры. Представителям финансовых, кредитных компаний — УЦ Банка России.

Еще одна категория — госслужащие, занимающие руководящие должности на федеральном, региональном и местном уровнях, и руководители частных компаний, пользующиеся средствами из госбюджета. Им выдают ЭЦП центры Федерального казначейства (подп. «а» п.

5 Приказа Федерального казначейства РФ № 21н от 15.06.2021, ч. 3 ст. 17.2 и ст. 17.4 ФЗ № 63). Таким лицам понадобится доверенность на получение сертификата электронной подписи в Казначействе, в которой следует прописать необходимые полномочия.

Вот образец такого документа для Казначейства:

Образец письма об отказе от эдо

Утвержденной формы письма об отказе от электронного документооборота нет. Однако с приведенными выше рекомендациями можно составить свой вариант. Ориентируйтесь на следующий образец:

Главному бухгалтеру ООО «Компания»

Иванову И.И.

Ответ на предложение о переходе на электронный документооборот

Уважаемый Иван Иванович!

Благодарим за проявленное внимание к нашей компании и приглашение перейти на электронный документооборот в рамках нашего взаимодействия. Мы ознакомились с темой и внимательно изучили ее аспекты, узнали, кто из наших контрагентов пользуется такими системами и почему.

К сожалению, вынужден сообщить, что пока мы не готовы принять данное предложение. Нас устраивает действующий документооборот бумажными версиями документов, и в ближайшее время мы не рассчитываем на изменения в работе нашей компании.

Надеемся на ваше понимание и на то, что это не повлияет на дальнейшее сотрудничество. Мы с радостью продолжим работу в прежнем ключе.

Главный бухгалтер ООО «Фирма»                  ____________________                                Петров П.П.

Общий порядок

Удостоверяющие центры ФНС не выдают электронные подписи для доверенных физических лиц. Для того чтобы получить подпись, уполномоченному сотруднику, который осуществляет свои полномочия на основании доверенности, необходимо обратиться в аккредитованные коммерческие удостоверяющие центры. Таких центров более 40 по всей России, без учета филиалов. Полный список находится здесь.

В подписи физического лица не указывается принадлежность к юридическому лицу или ИП, исключительно персональные данные, в том числе Ф.И.О. Чтобы третьей стороне было понятно, почему физлицо подписывает документ от имени юрлица или ИП, потребуется представить доверенность в составе подписываемых документов или по соглашению сторон передать предварительно (пп. 2 п. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 Закона № 63-ФЗ).

В конце статьи вы найдете образец универсальной доверенности уполномоченного лица в рамках Закона № 223-ФЗ, Закона 44-ФЗ.

Физическое лицо, получившее подпись, может участвовать в закупках на всех электронных торговых площадках в рамках Закона № 44-ФЗ и 223-ФЗ как от своего лица, так и от юридических лиц или ИП при наличии соответствующей доверенности. Состоять в трудовых отношениях с этими организациями не нужно.

Единственное ограничение — нельзя участвовать в закупках, организованных заказчиком-организацией, сотрудником которой он является (ст. 17 Федерального закона от 26.07.2006 № 135-ФЗ «О защите конкуренции»). При необходимости эта же подпись может применяться и для других целей физического лица, к примеру, электронной подачи налоговой декларации в ФНС, подписания личного договора, идентификации на каком-либо сервисе. Ограничений по применению нет.

Ответственность за использование эцп без доверенности

Ни в одном нормативном акте нет нормы, предполагающей передачу ЭЦП сторонним лицам. Напротив, закон обязывает ее владельца обеспечить конфиденциальность (ст. 10 ФЗ № 63). Но нет и нормы, предусматривающей ответственность за применение чужой ЭП.

За саму ее передачу другому лицу не накажут. Наказание последует за неправомерные действия с помощью нее. К примеру, если злоумышленник совершил мошеннические действия и получил незаконные деньги, то ему грозит наказание по ст. 159 УК РФ — за хищение чужого имущества.

Чек-лист для получения электронной подписи

1. Приобретите носитель для подписи, программу КриптоПро CSP.
2. Сформируйте заявление на получение подписи в удостоверяющем центре ФНС (лично при посещении или через Госуслуги).
3. Обратитесь в удостоверяющий центр ФНС лично, пройдите идентификацию личности.
4. Электронная подпись записывается на защищенный носитель после идентификации личности.
5. Настройте рабочее место, браузер на вашем персональном компьютере для работы КриптоПро CSP и необходимых сайтах.
6. Электронная подпись готова к использованию.

Важно помнить, что при использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей. Свой ключ никому нельзя доверять или передавать (ст. 10 Закона № 63-ФЗ).