Какая ЭЦП подходит для использования юридическим лицом?

Оформление электронной подписи — где сделать и как получить ЭЦП

Под электронной цифровой подписью понимаются компьютерные данные, которые тем или иным образом удостоверяют принадлежность (авторство), а в ряде случаев и целостность файла, к которому в установленном порядке прикрепляются. Например, если соответствующим файлом является бухгалтерский документ, то электронная подпись может удостоверять факт:

• подписания данного документа бухгалтером или иным уполномоченным человеком;
• отсутствия изменений в документе после его подписания.

Обе возможности во многих случаях делают подписание документов с помощью ЭЦП более предпочтительным, чем традиционное заверение — ручкой и печатью. Главное — чтобы ЭЦП фактически выполняла указанные функции.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpress

Законом № 63-ФЗ определено 3 типа электронных подписей:

• простая,
• усиленная,
• усиленная квалифицированная.

Простая ЭЦП выполняет только одну из указанных выше функций — удостоверяет факт подписания документа конкретным человеком. При этом ее устойчивость к дешифровке, как правило, не слишком высока. Примером простой ЭЦП является пароль к электронной почте человека, с которой он отправляет свои сообщения, «по-простому» удостоверяя факт их принадлежности себе.

В свою очередь, усиленная ЭЦП шифруется гораздо глубже, чем пароль к e-mail — в принципе 512-битное шифрование характеризует как раз усиленную подпись. Узнать ее, как пароль к e-mail, крайне затруднительно, поскольку она представляет собой последовательность компьютерных данных: во-первых, хорошо зашифрованных, во-вторых — не предназначенных для представления в текстовом виде, понятном для человека.

Квалифицированность ЭЦП — гарантия ее максимальной устойчивости к дешифрованию с точки зрения того или иного государственного стандарта. В случае с российскими ЭЦП их квалифицированность — это соответствие требованиям ГОСТ Р 34.10-2012. Только те электронные подписи, которые удовлетворяют требованиям данного стандарта, могут быть признаны квалифицированными.

Вовсе не обязательно при этом, что обычная усиленная подпись будет слабее защищена от взлома, чем квалифицированная. Вполне возможно, что те стандарты шифрования, что реализуются в неквалифицированной ЭЦП, разработанной, к примеру, частным научно-исследовательским центром, будут еще более строгими, чем по ГОСТ Р 34.10-2012.

Применение усиленной квалифицированной ЭЦП может быть предписано отдельными нормативными актами. Например, для отправки отчетности в госструктуры российские фирмы обязательно должны задействовать КЭП. В свою очередь, те виды КЭП, что адаптированы для работы с конкретными документами, например с формами налоговой отчетности, не подойдут для организации обмена документами между предприятиями.

Простой электронной подписью может воспользоваться любой желающий человек — например, через свой e-mail или номер мобильного. Для того чтобы задействовать усиленную, потребуется использовать один из обязательных ее компонентов — сертификат. Рассмотрим его особенности подробнее.

Проверка файла усиленной электронной подписи («оттиска») возможна только с применением специального сертификата — документа, посредством которого удостоверяется принадлежность ключа проверки ЭЦП конкретному лицу. То есть факта подписания электронного документа конкретным человеком.

Сертификаты на ЭЦП обычно выдаются на определенный срок — как правило, на 12 месяцев. После их нужно получать снова или подтверждать свое право на применение сертификата. В некоторых случаях доступ пользователя к соответствующему документу может быть приостановлен — например, при подозрении на нарушение правил работы с ЭЦП с его стороны.

Если вдруг человек перестает владеть сертификатом ЭЦП или же срок действия сертификата истекает, то электронные подписи данного лица признаются недействительными до тех пор, пока соответствующий документ вновь не станет активным.

На практике соответствующие сертификаты чаще всего представлены документами, являющимися частью программных комплексов для организации документооборота. Рассмотрим, каким образом осуществляется получение электронной подписи для юридических лиц.

Программные комплексы, посредством которых задействуются сертификаты ЭЦП, а также осуществляется непосредственно подписание документов с помощью ЭЦП, распространяются специализированными удостоверяющими центрами. Они могут иметь или же не иметь аккредитации. С точки зрения технологичности решения, предлагаемые первыми, могут не уступать вторым — и наоборот. Однако только аккредитованные центры вправе оформлять подписи КЭП.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertise

Прежде всего стоит отметить, что закон № 63-ФЗ принципиально не запрещает оформлять ЭЦП непосредственно на юрлицо как самостоятельный субъект правоотношений. В этом смысле электронно-цифровая подпись для юридического лица может быть аналогом печати организации. Но на практике соответствующий механизм, когда ЭЦП оформляется только на юрлицо, пока что не выработан в России.

Усиленная подпись изготавливается удостоверяющим центром и передается директору фирмы на носителе, посредством которого может быть реализован установленный механизм шифрования подписи — например, это может быть ключ eToken. Одновременно с носителем ЭП руководитель получает комплект ПО, необходимый для организации обмена данными с теми хозяйствующими субъектами, которым предполагается направлять документы, заверенные электронной подписью.

Как получить ЭЦП для юридического лица человеку, не являющемуся руководителем фирмы? Зарегистрировать ЭЦП на организацию, в принципе, может любой ее представитель (п. 3 ст. 14 закона № 63-ФЗ). При этом внутренним распорядительным актом фирмы должен быть определен сотрудник, отвечающий за работу с электронными подписями при вступлении фирмы в правоотношения в сфере государственных и муниципальных услуг, а также в иных случаях, что предусмотрены законодательством.

Если такой распорядительный акт принят не будет, то ответственным лицом в этом случае по умолчанию назначается директор организации. Сотруднику — не руководителю, который получает ЭЦП, выдается соответствующий разрешительный документ от руководителя (например, приказ, наделяющий правом подписи определенных документов). Такой документ обычно нужно прикладывать к пакету документов на получение ЭЦП для сотрудника.

Где получить ключ электронной подписи Ключ, как и сертификат, включается в состав программного продукта, который поставляется удостоверяющим центром заказчику. Практически исключено пользование ЭЦП без указанных компонентов, поэтому они так или иначе оказываются в распоряжении пользователя.

Директор фирмы, решивший оформить ЭЦП, должен принести в удостоверяющий центр:

• выписку из ЕГРЮЛ на свою фирму;
• копию своего паспорта;
• копию своего СНИЛС;
• копию приказа о своем назначении на должность руководителя.

Указанные документы передаются в УЦ вместе с заявлением на регистрацию электронной подписи, а если потребуется — иными документами по требованию удостоверяющего центра.

Каким может быть порядок получения ЭЦП главным бухгалтером предприятия? В данном случае лучше задействовать первый вариант — когда для сотрудника оформляется отдельная подпись. Это связано как раз с тем, что многие документы в фирме должен подписывать именно главный бухгалтер.

Главный бухгалтер фирмы, если будет принято решение о наделении его соответствующими полномочиями и оформлении для него отдельной ЭЦП, должен будет предъявить в удостоверяющий центр те же документы, что и директор — но только вместо приказа, который предъявляется директором, ему необходимо показать локальный распорядительный документ о наделении бухгалтера необходимыми полномочиями на использование ЭЦП.

Каковы особенности получения электронной подписи сотрудниками филиала организации?

Фактически речь идет о задействовании схемы, аналогичной той, что характеризует оформление ЭЦП директором и главным бухгалтером. Все, что нужно в данном случае сделать представителю фирмы для получения ЭЦП, — предъявить в УЦ документы, удостоверяющие личность и полномочия.

В современной системе ведения дел Заказчики и Поставщики, являющиеся фигурантами участия системы электронных торгов, совершают определенные действия, которые связаны с организационными мероприятиями и самим проведением процедуры торгов, а также участием в них. При этом все действия совершаются в удаленном режиме.

Понятно, что в этом случае обязательно должна быть определенная системы защиты от воздействий злоумышленников и при этом немаловажной составляющей является юридическая составляющая процедуры. Именно для этих целей существует Электронная Цифровая Подпись (ЭЦП). С 1 июля 2013 года ее именуют просто – Электронная подпись.

Следует понимать, что любой подписанный с использованием графических символов документ, и отправленный в электронном виде достаточно легко подделать, что делает по сути обычную подпись совершенно бессмысленной. Именно поэтому был создан ключ цифровой подписи, который представляет собой полный аналог обычной подписи, что мы оставляем на бумаге, но выполнен этот ключ с использованием математических преобразований, что  касаются содержимого документа.

Математический алгоритм имеет свои особенности, которые проявляются как при создании электронного ключа, так и при ее проверке. Все это гарантирует невозможность осуществления процедуры подделки ЭЦП сторонними лицами. Такая подпись является неопровержимостью авторства. В настоящих условиях технического прогресса ЭЦП представляет собой надежный и удобный для пользования инструмент.

ЭЦП – это определенная последовательность символов, сформированных методом преобразования определенного документа или информации. Для этого используется специальное программное обеспечение. Такая подпись пересылается вместе с исходным документом, при этом важно понимать, что для каждого документа формируется своя подпись и она является уникальным образцом, ее перенесение на другой документ невозможно.

Подделать такую подпись нельзя, поскольку ее защита обеспечена большим количеством вычислений математического плана, которые используются для ее подбора. В итоге, получив документ с наличием ЭЦП, вы можете быть уверены в том, что авторство принадлежит конкретному человеку и текст документа не был изменен.

Создание подписи

Как называется электронная подпись по законодательству

В соответствии с п. 1 ст. 2 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ (данный НПА регламентирует, как используется ЭПЦ и где можно получить электронную цифровую подпись) рассматриваемый вид подписи именуется «электронной подписью». Но неофициально также получили распространение термины «электронно-цифровая подпись», «цифровая подпись».

В целях обеспечения формальных требований к документам при взаимодействии с государственными органами желательно, таким образом, использовать понятие «электронная подпись». В рамках коммуникаций внутри фирмы, с частными лицами — можно применять любой удобный термин.

Как регулируется по ГОСТ электронная подпись («оттиск» ЭЦП и его шифрование)

Применение электронных подписей строго регламентируется законодательством РФ. Дополнять закон № 63-ФЗ, разъясняющий сущность ЭЦП, а также раскрывающий то, как получить электронно-цифровую подпись, могут различные ГОСТы.

Так, например, проверка ЭЦП на подлинность осуществляется на основе ГОСТ Р 34.10-2012. Важнейшее требование к электронной подписи по соответствующему ГОСТ — устойчивость ее «оттиска», то есть последовательности компьютерных данных, что прикреплены к файлу. Фактически — устойчивость к попыткам одного человека несанкционированно подписаться за другого.

Надежное шифрование ЭЦП — главное условие выполнения соответствующей подписью обеих указанных выше функций: удостоверения факта подписания документа конкретным человеком, а также отсутствия изменений в документе после его подписания.

Самым устойчивым к дешифровке типом ЭЦП является квалифицированная подпись. Изучим ее особенности, а также то, где можно сделать электронную подпись соответствующего типа.

Где взять электронную подпись КЭП

Где получить ЭЦПквалифицированного типа? Для того чтобы оформить данную подпись, необходимо обратиться в удостоверяющий центр, который имеет аккредитацию Минкомсвязи. Перечень соответствующих УЦ доступен на сайте ведомства. Используя его, можно узнать, где получить ЭЦП юридическому лицу ближе всего.

Для оформления ЭЦП необходимо передать в удостоверяющий центр — обычный или аккредитованный — комплект документов, состав которого определяется юридическим статусом обращающегося лица. Рассмотрим то, каким соответствующий комплект должен быть, если ЭЦП оформляется организацией.

Что понимается под электронной подписью (что такое ЭЦП — электронная цифровая подпись)

Благодаря тому, что ЭЦП является свидетельством достоверности подписи уполномоченного лица, а также печати организации или компании, нет необходимости предоставлять бумажные варианты отправленных в электронном виде документов. Остались в прошлом времена, когда участвующие в размещении заказа лица, должны были подготовить огромные кипы бумаг, которые были обязательны для участия в открытых аукционах или конкурсах.

При использовании ключа существуют следующие достоинства:

• благодаря тому, что все действия участников системы фиксируются по времени, споры разрешаются достаточно легко;
• изменить заявку участника не представляется возможным до конца проведения закупки.

Благодаря ЭЦП участники электронных торгов имеют следующие выгоды:

• нет необходимости в пересылке документов, что снижает расходы организации;
• обеспечивается оперативный доступ к процедуре торгов, заказчики же могут находиться в любой части страны.

Схема проведения торгов такова, что компания, изъявившая желание принять участие в аукционе и допущенная к нему, а также предложившая наименьшую стоимость предмета торгов, таким образом, выигравшая  аукцион, принимает на себя обязательства по поставке товара или выполнению услуг. При этом она принимает условия, что заявлены в контракте в соответствии с итогами аукциона.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafety

Компания, которая разместила извещение о проведении аукциона на поставку товара или услуг, ответственна за свои действия и, таким образом, берет на себя определенные обязательства, в том числе о заключении договора с компанией-поставщиком. Поставщик выбирается по стоимости контракта, выигрывает электронные торги тот, кто предлагает наименьшую стоимость контракта.

Использование ключа ЭЦП не является сложной процедурой, для этого не требуются особые знания, навыки или умения. Для каждого пользователя электронной подписи, который участвует в процедуре обмена электронными документами, предусмотрены уникальные криптографические ключи, их два – открытый ключ и закрытый ключ.

Закрытый ключ представляет собой набор информации уникального вида, объем которого 256 бит. Хранится информация на разных носителях: смарт-карте, флеш-карте и прочее в месте, которое недоступно для сторонних лиц. Использовать секретный ключ возможно только в тандеме в открытым ключом.

А вот с помощью открытого ключа проверяется проверка самой ЭЦП, с которой приходят документы. Такой ключ представляет собой информацию, объем которой 1024 бит. Открытый ключ – обязательный элемент при передаче письма участников торгов, который имеет электронную подпись. Надежность такого инструмента гарантируется еще одной защитой.

Процесс формирования электронной подписи предусматривает использование секретного электронного ключа  и текста документа, на основе этих данных создается уникальное большое число. Оно и является электронной подписью пользователя, которая ставится только на этом документе. Число может быть добавлено в конце документа или его сохраняют на отдельном файле.

Подпись является зашифрованной информацией, в которую включается немало данных, в том числе следующие:

• имя файла, в котором содержится открытый ключ или закрытый ключ;
• данные о пользователе;
• дата создания ЭЦП.

Человек, получивший такой документ, должен иметь открытый ключ электронной подписи. Используя текст документа и открытый ключ, получатель совершает действие в соответствии с обратным криптографическим преобразованием, благодаря которому проверяется ключ ЭЦП отправителя. При условии, что все данные совпали, документ является настоящим, он принадлежит отправителю, а его текст не был нарушен в результате изменения.

Как оформить электронную подпись для юридических лиц через интернет?

Прежде всего отметим, что взаимодействие между удостоверяющими центрами и их клиентами может осуществляться как в офлайн-формате — когда заказчик ЭЦП приходит в офис УЦ, так и онлайн. При этом начало взаимодействия между УЦ и клиентом может начинаться онлайн: многие удостоверяющие центры предлагают в целях ускорения процедуры выпуска электронных подписей представлять основные сведения о заказчиках через интернет.

После — инициируют подготовку к изготовлению ЭЦП и фактически выпускают ее, удостоверившись в подлинности документов, принесенных уже в офис заказчиком в назначенное время. При необходимости специалисты УЦ дают разъяснения по возникшим вопросам. Например, объясняют, где получить электронную подпись для юридического лица для организации дальнейшей работы с ЭЦП и УЦ.

Таким образом, полностью в электронном виде взаимодействия между УЦ и заказчиками ЭЦП не происходит — так или иначе нужны оригиналы правоустанавливающих документов. Но как сделать ЭЦП юридическому лицу при минимуме формальностей, современные удостоверяющие центры знают хорошо, и для этого как раз таки могут быть задействованы онлайновые каналы.

• значительно сократить время, затрачиваемое на оформление сделки и обмен документацией;

• усовершенствовать и удешевить процедуру подготовки, доставки, учета и хранения документов;

• гарантировать достоверность документации;

• минимизировать риск финансовых потерь за счет повышения конфиденциальности информационного обмена;

• построить корпоративную систему обмена документами.

• простая электронно-цифровая подпись;

• усиленная неквалифицированная электронно-цифровая подпись;

• усиленная квалифицированная электронно-цифровая подпись.

Простая электронно-цифровая подпись имеет  низкую степень защиты. Она позволяет лишь определить автора документа.

Простая электронно-цифровая подпись не защищает документ от подделки.

2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

4) создается с использованием средств электронной подписи.

Усиленная неквалифицированная электронно-цифровая подпись имеет среднюю степень защиты.

Чтобы использовать неквалифицированную электронную подпись, необходим сертификат ключа ее проверки.

https://www.youtube.com/watch?v=ytabout

1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям законодательства.

Усиленная квалифицированная электронно-цифровая подпись является наиболее универсальной и стандартизованной подписью с высокой степенью защиты.

Документ, визированный такой подписью, аналогичен бумажному варианту с собственноручной подписью.

Использовать такую подпись можно и без каких-либо дополнительных соглашений и регламентов между участниками электронного документооборота.

Если под документом стоит квалифицированная подпись, можно точно определить, какой именно сотрудник организации ее поставил.

А также установить, изменялся ли документ уже после того, как был подписан.

Сертификат ЭЦП с присвоенным ему уникальным номером предоставляется удостоверяющим центром в электронном виде или на бумажном носителе.

Электронный документооборот: какая электронная подпись используется в организации

Стоит отметить, что в целях организации документооборота внутри организации, а также при обмене документами между фирмой и другими хозяйствующими субъектами необязательно использовать усиленную квалифицированную ЭЦП. Это может быть любая подпись — в том числе и простая, если, конечно, нормативными актами или договором не предписано задействовать иной вариант подписи (п. 1 ст. 4 закона № 63-ФЗ).

Пример использования простой цифровой подписи для юридического лица — организация обмена различными документами с применением внутрикорпоративной почты. Данный вид коммуникаций, в принципе, может быть осуществлен и при взаимодействии фирмы с партнерскими организациями — но при условии заключения с ними отдельного соглашения, регламентирующего порядок обмена файлами и заверения их с помощью простой ЭЦП.

В случае если у партнеров есть желание повысить защищенность деловой переписки — имеет смысл получить цифровую подпись, которая является усиленной. Выше мы отметили, что и неквалифицированный ее вариант может обеспечивать самую высокую устойчивость ЭЦП к дешифрованию, поэтому менеджерам фирмы, возможно, соответствующие программно-аппаратные решения будет полезно рассмотреть в приоритетном порядке.

Где заказать электронную подпись целесообразнее — в аккредитованном или обычном УЦ, будет зависеть от того, какие конкретно документы предполагается заверять посредством ЭПЦ. Если основные адресаты отправляемых файлов — государственные органы, то, вероятно, имеет смысл обратиться именно к аккредитованным структурам.

Кто занимается выдачей электронных подписей на предприятии

Каким образом на предприятии можно организовать снабжение сотрудников, если это требуется, собственными электронными подписями?

Прежде всего отметим, что сотрудник предприятия, в компетенции которого — работа с электронными подписями, обязан обеспечивать конфиденциальность соответствующих программных инструментов и не разрешать без своего согласия использовать ЭЦП кому-либо (п. 1 ст. 10 закона № 63-ФЗ). Данная формулировка, очевидно, свидетельствует о том, что человек, управомоченный применять ЭЦП, имеет возможность делегировать пользование электронной подписью иным лицам. Также можно отметить, что законом № 63-ФЗ не установлено ограничений по количеству электронных подписей, оформляемых на одно юридическое лицо.

https://www.youtube.com/watch?v=https:tv.youtube.com

Таким образом, организовать снабжение сотрудников предприятия ЭЦП можно:

• посредством издания локальных нормативов, по которым ЭЦП, оформленная, к примеру, на генерального директора, будет передаваться в случаях, когда это нужно и допускается, замещающему доверенному лицу;
• посредством оформления ЭЦП для юридического лица на каждого сотрудника фирмы, который нуждается в применении соответствующей подписи.

Следует иметь в виду, что законом могут быть предусмотрены случаи, при которых реализация первого варианта будет противозаконной. Например — если речь идет о передаче права пользования ЭЦП главного бухгалтера в целях подписания первичных документов. Дело в том, что в соответствии с п. 3 ст. 7 и п. 2 ст.

В первом случае выдавать ЭЦП будет, вероятнее всего, сам директор или те лица, которым он делегирует данные полномочия. Во втором — выдавать ЭЦП будет уже удостоверяющий центр при условии, что обращающееся лицо сможет подтвердить свои правомочия в части последующего применения электронной подписи.

Итоги

Таким образом, сертификат является неотъемлемой частью ключа электронной подписи, подтверждает подлинность и достоверность этого ключа, выступает в качестве его юридически значимого документального сопровождения. При отсутствии сертификата ключ ЭЦП будет считаться недействительным. 

Использование конкретных типов ЭЦП предприятием — простой, усиленной или же усиленной квалифицированной — зависит от адресности документов, оборот которых осуществляет фирма. Для использования усиленных ЭЦП понадобятся: ключ, сертификат и специальное ПО, поставляемые удостоверяющими центрами.

Как завести электронную подпись бесплатно

Получение ЭЦП для юридических лиц практически всегда осуществляется на платной основе. Это связано хотя бы с тем, что носитель ключа ЭЦП, например eToken, является технологичным продуктом, который имеет определенную себестоимость. При этом тарификация услуг УЦ может зависеть:

• от предназначения ЭЦП (например, электронные подписи для отчетности обычно дешевле тех, что предназначены для торгов);
• от количества сертификатов, оформляемых УЦ (по мере его увеличения каждый сертификат может обходиться дешевле);
• от технологичности программно-аппаратной инфраструктуры работы с ЭЦП, внедряемой на предприятии.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyright

При длительных и доверительных отношениях между УЦ и заказчиком получать электронные цифровые подписи вполне возможно со скидками или на особых условиях.