Требования
Мнение эксперта
Алексей Борисович
Специалист по программному обеспечению
Задать вопрос эксперту
Для подписания документа Word с помощью ЭЦП необходимо использовать компьютер, удовлетворяющий следующим системным требованиям:
- операционная система – Windows 7 и старше;
- текстовый редактор – Word 2003 (рекомендуемая версия – 2010 и выше, в этом случае несовместимости в расширении документов не будет) или же LibreOffice Text (4.4.4 и старше, данная программа предлагает ограниченный функционал, её использование не рекомендуется, так как могут возникать сбои в работе);
- браузер – Internet Explorer 7 и старше, Google Chorme актуальной версии;
- дополнительное ПО – Крипто-Про CSP версии 3.6 и выше.
Поскольку сертификат ключа электронной подписи является гарантом подлинности ЭЦП, которая в свою очередь обладает юридической силой, он должен быть составлен в строгом соответствии с требованиями и порядком, предусмотренным Федеральным законом.
Сертификат должен содержать в себе полную информацию о владельце. К этим сведениям относятся: фамилия, имя и отчество – для физических лиц или наименование учреждения и номер государственной регистрации – для юридических. Сертификату присваивается уникальный номер, а также устанавливается срок его действия.
Продолжительность действия сертификата может быть различной, в основном она составляет годичный срок. Необходимость обновления сертификата связана в первую очередь с уязвимостью электронных документов, необходимостью внесения изменений в данные или утерей цифрового ключа. Сертификат ключа ЭЦП может быть выдан как на электронном носителе, так и в бумажной форме.
В том случае, когда возникает необходимость аннулировать сертификат или когда закончился срок его действия, необходимо обратиться в удостоверяющий центр.
Сертифицированные средства криптографической защиты, полученные в удостоверяющем центре, предоставляют не только гарантию безопасности данных, но и служат залогом действительности ЭЦП.
Использование программ и электронной цифровой подписи без сертификации не может должным образом обеспечить безопасность информации.
Условия использования ограниченной лицензии КриптоПро
Как подписать документ в ворде электронной подписью?
В Word 2003 после окончания редактирования необходимо :
- выбрать «Сервис», перейти в «Параметры», а там – во вкладку «Безопасность»;
- выбрать «Цифровые подписи»;
- из всех пользователей выбрать того, чьей подписью будет заверен документ;
- сохранить файл.
Естественно, чтобы осуществить подпись документа через ЭЦП в ворде предварительно необходимо установить сертификат в систему через Крипто-Про CSP (инструкция, как правило, прикладывается к USB-токену).
В Word 2007 и старше процесс добавления ЭЦП несколько иначе. Чтобы подписать цифровой подписью документ в Word нужно:
- перейти в меню «Файл», далее – «Подготовить»;
- выбрать «Добавить цифровую подпись»;
- из списка пользователей выбрать того, чья подпись будет прикреплена к файлу.
Документ, подписанный в Word 2003 можно использовать в более старших вариантах Microsoft Office. Но если вордовский документ создан в Word 2007, то в Word 2003 он попросту не откроется. Именно по этой причине использовать Microsoft Office версии 2003 не рекомендуется. Все это детально расписано на официальном сайте Крипто-Про. Аналогичным образом, кстати, подписываются и документы Excel, системные требования – такие же.
При использовании MacOS функционал криптографии будет ограничен, разработчики Крипто-Про не гарантируют нормальную работу ПО (как правило, в таких случаях используют Wine, позволяющий запускать программы Windows на сторонних операционных системах).
Лицензия на СКЗИ «КриптоПро CSP», встроенная в сертификат ключа проверки электронной подписи (СКПЭП), имеет следующие ограничения:
- использовать можно только ключ электронной подписи, ключ проверки которой указан в данном СКПЭП;
- область использования ключа электронной подписи, ограничивается программными продуктами и/или информационными системами, правообладателем или обладателем прав на законных основаниях которых является ООО «Такском», а также информационными системами, в которых ООО«Такском» оказывает их участникам услуги удостоверяющего центра.
Распространенные проблемы
Самые распространенные причины, почему подпись ЭЦП в ворде не происходит
- не установлен сертификат в систему (данную операцию вправе провести лишь администратор, поэтому стоит обращать внимание и на полномочия профиля);
- не установлен Крипто-Про (но при этом используется Microsoft Office версии 2007 и старше);
- попытка использования плагин Крипто-Про при установленном Microsoft Office 2003;
- срок действия сертификата истек;
- попытка заверения ранее уже подписанного файла одним и тем же сертификатом (несколько ЭЦП может быть, но только если они принадлежат разным лицам);
- использование несовместимой версии Windows.
Как удалить подпись
Чтобы удалить подпись необходимо открыть документ в текстовом редакторе от Microsoft Office, щелкнуть правой кнопкой мыши на строке с сервисным сообщением (располагается под верхним меню) и выбрать «Удалить подпись», после – подтвердить проведение операции. После этого останется лишь сохранить документ.
Удаление впоследствии дает возможность отредактировать сам документ, но для его заверения потребуется повторно провести установку ЭЦП по вышеуказанному алгоритму.
Условия использования ограниченной лицензии КриптоПро
Такие ЭЦП используются для заверения внутренней документации, для подтверждения целостности созданного файла. Информация об используемом ЭЦП при этом будет отображаться лишь в свойствах текстового файла (увидеть их можно кликнув правой кнопкой мыши по файлу и выбрав «Свойства» — актуально только при установленном Microsoft Office).
Невидимые подписи работают не только в Ворд, но и Excel, PowerPoint и исключительно в пакете прикладных программ Microsoft Office ( в LibreOffice такой функционал отсутствует на текущий момент).
Итого, чтобы подписать с помощью ЭЦП Word необходимо предварительно установить сертификат в систему. Далее – завершить создание и редактирование файла, после – с помощью меню добавить подпись и сохранить. При попытке отредактировать файл Ворд ЭЦП с него будет удалена (в «Свойствах» тоже не будет отражаться). Соответственно, заверенный документ изменить уже не получится, поэтому он и приравнивается к обычному бумажному с ручной подписью и печатью.
