Какие бывают электронный цифровые подписи?
Большую часть ваших заявок вы будете подавать в электронном виде через специальные электронные площадки. Чтобы вас идентифицировать и дать вам право действовать от имени вашей организации, вам необходимо оформить электронную цифровую подпись. Электронная подпись оформляется в специальных организациях, которые называются удостоверяющими центрами.
По сути, электронная подпись — это аналог вашей обычной подписи, которую вы ставите на бумаге. В реальности представляет из себя защищенный накопитель (флешку), на котором записан аналог вашей подписи. Аналог вашей подписи генерируется из случайных цифр и букв с помощью специального программного обеспечения (это делает удостоверяющий центр).
Мы рекомендуем вам пользоваться услугами проверенных и крупных удостоверяющих центров.
- Обратите внимание, что ЭЦП может использоваться для разных видов деятельности. Ваш бухгалтер отправляет документы в налоговую и подписывает их электронной подписью.
- Вы как физическое лицо также можете взаимодействовать с разными государственными структурами, подписывая ваши (как физического лица) действия с помощью ЭЦП.
- Вы подаете заявки на участие в закупках и тоже подписываете их ЭЦП.
И это все — РАЗНЫЕ электронные подписи.
Приобретая ЭЦП, обращайте внимание, что вам нужна ЭЦП для участия в торгах (или еще ее могут называть “для госзаказа”).
Кстати, такая ЭЦП тоже бывает разных видов:
- для участия в торгах по 44-фз (включает в себя все базовые площадки по 44-фз);
- для участия в торгах по 223-фз.
Что выбрать — зависит от ваших целей.
После того, как вы оставите заявку на приобретение ЭЦП и выберете удостоверяющий центр, с вами свяжется менеджер и попросит вас подготовить документы и оплатить счет. Вы готовите документы, оплачиваете счет и согласовываете дату приезда. Приехать должен или тот, на кого получают ЭЦП (как правило, директор), или доверенное лицо (обязательно с доверенностью).
Обычно электронная цифровая подпись в СКБ Контур делается около 3-4 рабочих дней. Процесс можно ускорить, заранее объяснив менеджеру, что вопрос срочный. Так же есть платная услуга по ускоренному выпуску ЭЦП.
После того, как вы заберете электронную подпись (то есть на руках у вас будет флешка и документы из удостоверяющего центра), вы вставляете флешку в ваш компьютер или ноутбук и начинается автоматическая установка программного обеспечения и сертификатов, вам необходимо просто следовать инструкции на компьютере.
Что делать, если срок действия истек
Электронная подпись — это цифровой аналог обычной подписи. Она используется, чтобы придать юридическую силу документам, подтвердить авторство и неизменность информации. Электронная подпись бывает: простая и усиленная. Вторая подразделяется на усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную.
Чтобы правильно выбрать электронную подпись, бухгалтер должен понимать, какие задачи он будет решать с ее помощью.
Усиленная квалифицированная подпись понадобится:
- Для электронного документооборота между компаниями;
- Для сдачи отчетности в государственные органы;
- Для работы с бухгалтерскими первичными документами.
А вот для внутреннего электронного документооборота можно использовать как простую электронную подпись, так и неквалифицированную.
После приобретения электронной подписи её нужно установить на компьютер. Как это сделать – читайте в инструкции по ссылке.
Что делать, если срок действия электронной подписи истек? Ранее подписанные сертификатом документы не утратят своей актуальности, но в дальнейшем при попытке воспользоваться ключом будет возникать ошибка.
Самый простой вариант решения проблемы – это повторно обратиться в удостоверяющий центр, который ранее выдал ЭЦП. Они имеют возможность продлить срок действия сертификата. Иной вариант – это подача заявки на создание нового ЭЦП (но это обойдется дороже, первый вариант более предпочтительный). Если же удостоверяющий центр, где раньше была получена подпись, расформирован, то придется получать новую ЭЦП в любой другой аккредитованной для этого организации.
Если нужна подпись для госзакупок
С 2019 года большая часть государственных закупок проходит в электронном виде. Для участия в госзакупках по Закону № 44-ФЗ нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (ст. 5 Закон № 44-ФЗ). Закон № 223-ФЗ не предъявляет специальных требований к виду электронной подписи. Обычно они прописаны в положении электронной площадки, на которой проводится закупка. Большинство ЭТП тоже требуют квалицированную электронную подпись.
Участникам госзакупок КЭП понадобится:
- Чтобы зарегистрироваться в ЕИС.
- Отправить заявку на участие в закупке.
- Подать свое ценовое предложение на аукционе.
- Подписать контракт.
Чтобы работать как на 8 федеральных, так и на коммерческих площадках, электронная подпись должна содержать в себе специальные атрибуты OID. Для этого не нужно покупать несколько разных подписей для разных ЭТП. Закажите одну квалифицированную подпись и добавьте в нее все необходимые OID-ы. Такую услугу оказывают удостоверяющие центры, которые сотрудничают с торговыми площадками. Но за каждый OID придется доплатить.
Что необходимо купить, чтобы электронная подпись работала?
Шаг 1. Загружаем файлы через продукты и вкладку СКЗИ КриптоПро CSP.
Шаг 2. Видим сообщение об ограниченном доступе. Пройдем предварительную регистрацию и ответим на несколько вопросов.
Шаг 3. Заполняем поля и отправляем запрос на регистрацию, совершаем дальнейшие действия на следующей странице. Обратим внимание на сообщение о сроке использования демонстрационной версии: 90 дней с момента установки. Передача прав на пользование приобретается в виде лицензии. Демо-версия рассчитана на работу при первичной установке продукта. При повторной попытке загрузки не произойдет.
Шаг 4. Выбираем дистрибутив, который соответствует операционной системе компьютера, и скачиваем его. Загружается быстро. Запускаем программный файл с расширением .ехе. Программная система безопасности предупредит о том, что в компьютер внесут изменения. Если согласны, нажимаем «Установить». Загружается модуль.
После того как установили последнюю версию, работайте с программой сразу. Если загружали предыдущие версии, перезагрузите компьютер сразу или отложите это действие.
Приобретая электронную подпись, вы приобретаете:
- защищенный носитель (флешку);
- лицензия КриптоПро (программное обеспечение для чтения вашей электронной подписи);
- ключ электронной подписи (это тот самый случайный набор цифр и букв, записанный на флешку);
- сертификат (документ, который выдается на определенное лицо и подтверждает его право подписывать электронные документы от имени компании).
Это минимальный обязательный набор. Часто удостоверяющие центры предлагают дополнительные услуги. Необходимы ли они — решать вам, но все, что перечислено выше, у вас должно быть обязательно.
На кого оформить ЭП
Во-первых, ЭП обязательно понадобится руководителю.
Во-вторых, если руководитель планирует делегировать подписание документов главному бухгалтеру, то ему тоже понадобится своя ЭП. Подпись придется превыпустить, если главбух уволится или поменяет фамилию.
Часто компании, чтобы сэкономить, выпускают одну подпись, которой пользуются несколько сотрудников. Так категорически нельзя делать, это просто небезопасно. Подпись на имя директора или главного бухгалтера в руках нечестного человека – это оружие против компании. Он сможет перевести деньги с расчетного счета, продать имущество компании или ликвидировать юрлицо. Выпустите ЭП для каждого сотрудника, который на основании доверенности будет подписывать документы от имени компании.
Как получить электронную подпись
- очень хорошая техподдержка 247. Если вдруг у вас что-то не работает, вам удаленно помогут.
- надежность. Это один из самых крупных и проверенных удостоверяющих центров.
- широкая сеть филиалов. СКБ Контур наверняка есть в вашем регионе
- наличие автоматической предустановки программного обеспечения и сертификатов. Вам не надо будет разбираться в документации, достаточно получить флешку и следовать инструкции на компьютере.
Муфтахина Ася, консультант по тендерам
Выпускает ЭП аккредитованный удостоверяющий центр. Перечень подобных организаций вы найдете на официальном сайте Минкомсвязи.
Цена на электронный ключ начинается от 1 500 рублей. Зависит от нескольких факторов: тарифов конкретного удостоверяющего центра, сроков изготовления, а также от количества коммерческих сайтов, на которых будет использоваться ЭП.
Пошагово алгоритм получения подписи выглядит так:
- Компания выбирает аккредитованный удостоверяющий центр, который выпустит ей КЭП для торгов,
- Владелец подписи лично приезжает в офис удостоверяющего центра, либо присылает курьера с доверенностью,
- Сотрудники удостоверяющего центра подтверждают личность владельца и оформляют заявку на выпуск КЭП. Время проверки и согласования заявки — от одного часа до нескольких дней.
- Владелец подписи снова приезжает в УЦ с оригиналами или заверенными копиями документов, на основании которых был оформлен сертификат, чтобы получить КЭП
Список документов для оформления ЭЦП
Какие документы нужны именно вам, уточните в вашем удостоверяющем центре. Стандартный список выглядит так:
- Паспорт будущего владельца сертификата,
- Номер СНИЛС и ИНН,
- Заявление на выдачу подписи,
- Документ, подписанный руководителем, из которого понятно, что сотрудник наделен полномочиями на использование отдельной ЭП,
- Выписка из ЕГРЮЛ, содержащая сведения об организации,
- Доверенность, если сертификат получает не сам заявитель, а курьер.
Продление ЭЦП требует от юридических лиц предоставления:
- оригинала заявления;
- копию паспорта владельца ЭЦП;
- оригинал и заверенную копию ИНН, ОГРНЮЛ (основной государственный регистрационный номер юридического лица) и СНИЛСа;
- устава компании со всеми изменениями и дополнениями.
Если сертификат получает доверенное лицо, то дополнительно прилагают заверенную доверенность и копию паспорта получателя с оригиналом.
От физического лица и ИП требуется:
- оригинал и копия паспорта;
- ИНН;
- СНИЛС;
- ОГРНИП (основной государственный регистрационный номер юридического лица индивидуального предпринимателя).
Иногда дополнительно с ИП спрашивают информацию о способе налогообложения и статистические коды.
Продлить срок действия ЭЦП проще, если сертификат подписи еще действителен. Для этого достаточно заполнить и подписать заявление и отправить его в УЦ. Возможен также вариант подачи заявки на перевыпуск подписи по телефону. Если срок действия подписи истек, то пользователю необходимо предоставить полный пакет документов и оплаченную пошлину.
Что понадобится для работы подписи
Получить ЭЦП — это только половина дела. Чтобы использовать ее в работе, нужно дополнительно к сертификату приобрести следующие инструменты:
- OID-ы — дополнительные расширения, которые дают доступ к определенным электронным торговым площадкам.
- Лицензию на средство криптозащиты Крипто Про CSP. Оно позволяет создавать электронную подпись при подписании документов, использовать сертификат в любых сервисах и программах, а также шифрует подписанную информацию и обеспечивает ее конфиденциальность. Стоимость начинается от 1 000 рублей.
- Токен. На него записан закрытый ключ электронной подписи. Защищен паролем. Выглядит как usb-флешка. Вместо токена электронную подпись можно записать на компьютер, но это менее надежный способ хранения.
