Verdox

Библиотека лнд

Все шаблоны, бланки, справочники, стандарты, положения, расписания, инструкции, регламенты и прочие корпоративные документы будут храниться в едином структурированном архиве, а ваши сотрудники получат возможность быстро найти и получить необходимый документ.

Возможность модернизации

Многофункциональность – одно из ключевых конкурентных преимуществ Системы Verdox. Ее функциональные возможности соответствуют потребностям Вашего бизнеса.

Мы не продаем нашу Систему по принципу отдельных модулей. Поэтому Verdox избавляет вас от необходимости собирать конструктор из десятков компонентов, разбираться в архитектуре системы, докупать необходимые функции и привлекать экспертов для ее установки.

В сравнении с аналогичными Системами Verdox имеет возможность добавления опций. Нет необходимости заказывать другую систему.

Таким образом, вы экономите время и деньги.

Входящая и исходящая корреспонденция

При помощи системы Verdox Вы сможете автоматизировать обработку внешней входящей и исходящей корреспонденции, и организовать официальную переписку при помощи обычной и электронной почты.Кроме того, использование системы Verdox позволит обеспечить контроль дисциплины по исполнению документов и резолюций руководителей.

Выпуск распорядительной документации

Использование системы Verdox поможет упростить работу по управлению распорядительными документами – организовать быстрый выпуск документации, в том числе её согласование, утверждение и ознакомление.Все распорядительные документы будут хранится в электронном архиве в соответствии с настроенной структурой, а Система будет следить за их актуализацией.

Используя возможности создания и назначения поручений, Вы сможете осуществлять контроль исполнения приказов и распоряжений и при необходимости принимать соответствующие меры.

Делопроизводство и документооборот

Verdox – позволяет автоматизировать и значительно упростить работу с корреспонденцией. Особенно актуальна эта функция для компаний, активно ведущих переписку с клиентами, посредниками, государственными учреждениями и другими предприятиями.

В чём заключается польза Verdox?

Обычно корреспонденция представляет собой большой объём исходящих и входящих сообщений, перемешанных из разных источников:

  • Классические бумажные носители.
  • Электронные письма с почты.
  • Файлы с различных мессенджеров.

Найти необходимое письмо, к примеру, годовой давности, очень проблематично. Необходимо пролистывать горы информации и тщательно выискивать необходимый документ.

Читайте также:  Что такое электронный документооборот (ЭДО): применение, выбор оператора

Verdox позволяет:

  • Хранить информацию в облаке. Письма размещаются в защищённом виртуальном ящике, который связан с электронной почтой. Все документы упорядочены и доступны клиенту с любого компьютера.
  • Автоматизировать работу с корреспонденцией. Verdox поможет ускорить передачу документов сотрудникам, упростит отслеживание взаимодействия с контрагентами, поможет отслеживать и контролировать переписки.
  • Потеря важных документов при передаче их клиентам или сотрудникам просто исключена.
  • Возможность создать библиотеку документов. Это упростит информирование сотрудников и введение в работу новых кадров, поможет разграничить уровни допуска, позволит следить за актуальностью бумаг.

С помощью системы Verdox можно полностью перейти на электронную документацию и не беспокоиться о потере бумаг.

Контроль исполнения поручений

В системе Verdox поддерживается несколько видов поручений. Поручения по исполнению документов могут быть созданы при вынесении резолюции по входящему, внутреннему или распорядительному документу в качестве гарантии его обработки, исполнения или подготовки ответа.

Также существуют текущие персональные поручения руководителей своим подчинённым.Кроме того из поручений могут выделяться подзадачи и назначаться разным сотрудникам, а сами поручения могут быть объединены в планы работ, что полезно при планировании работы по большому проекту или серьёзной задаче.

Легкость внедрения

Установка системы электронного документооборота Verdox не требует специальных навыков
или оборудования.

Обычно внедрение cистемы электронного документооборота заключается в конфигурировании, адаптации, установке, настройке и обучению персонала. Эти работы могут продолжаться месяцами, а их стоимость часто превышает стоимость самой программы.

Внедрение Verdox абсолютно бесплатно и занимает минимум времени. Вы сможете подготовить Систему Verdox к использованию самостоятельно, а в случае затруднений Вам помогут наши специалисты.

При помощи системы Verdox автоматизировать документооборот предельно просто.

Cистема Verdox не требует установки на каждый компьютер, а доступ к ней осуществляется через стандартный браузер.

Технические требования Системы также невысоки. Не нужно приобретать специального оборудования или программного обеспечения. Для работы с Verdox достаточно стандартных персональных компьютеров, а для серверной версии обычного сервера средней мощности.

Читайте также:  Как получить эцп в руки

Облачная версия

Verdox Cloud – по-настоящему облачное решение, построенное на архитектуре SaaS (Software as a Service). При этом всё оборудование и программное обеспечение размещается «в облаке» – где-то в интернете, а пользователю для начала работы достаточно зайти на специальный сайт и ввести пароль.

Протоколы совещаний

Система Verdox поможет Вам с минимальными усилиями формализовать и записать договорённости, достигнутые по результатам совещаний и быстро создать необходимые поручения, что гораздо оперативнее традиционных протоколов.Поручения, созданные из электронных протоколов впоследствии можно делегировать или декомпозировать на подзадачи, как и обычные поручения.

Работа с внутренними документами

Система Verdox автоматизирует обработку внутренних документов – их создание, регистрацию, отправку по маршруту, вынесение резолюции и контроль её исполнения. Verdox обеспечивает работу со служебными записками, запросами, заявками, справками и другими документами.

Решаемые задачи

Система Verdox обеспечивает автоматизацию основных бизнес-процессов, связанных с документооборотом.

Согласование договоров

Система Verdox предлагает быстрый и надёжный механизм организации и проведения внутреннего согласования договоров (в том числе рамочных договоров, допсоглашений и протоколов разногласий). При электронном согласовании Вашим сотрудникам более не придётся рассылать документы по электронной почте, стоять в очередях к руководству и вручную собирать подписи.

Электронный архив документов

https://www.youtube.com/channel/UCnAWr_C8sXp9DliZkwWPn5g

Электронный архив системы Verdox обеспечивает структурированное хранение множества электронных документов, предоставляя каждому сотруднику оперативный доступ к необходимой информации без потерь рабочего времени на поиск нужных документов. Храня документы в электронном виде, Вы обеспечите их сохранность на протяжении долгих лет, сможете организовать эффективную совместную работу, управлять правами доступа и отслеживать изменения документа.

Электронный документооборот между организациями как эдо работает

СЭД  Verdox представляет собой  комплексную систему электронного документооборота, с возможностью обмена документами с контрагентами непосредственно из системы через операторов ЭДО. В Verdox подобно электронной почте есть модуль для юридически значимых документов, которые он получает от контрагентов и имеет разделы «Исходящие», «Входящие», «Требует обработки» или уже «Обработанные», а так же «Удаленные» документы, а также кнопки согласования, подписания и т.д.

Читайте также:  1С-ЭДО Не удалось проверить сертификат по причине: В браузере требуется установить расширение для работы с электронной подписью и шифрованием

Отличительная особенность Verdox от электронной почты – отображение актуального статуса каждого документа, находящегося в системе. Verdox фиксирует все действия в процессе документооборота и помещает их в протокол передачи, который можно скачать и распечатать.

При импорте документов в Verdox пользователь может загрузить его с компьютера и после, если это необходимо, отправить его на согласование. Далее согласовывающее лицо подписывает и отправляет данный документ с помощью стандартного функционала системы. А в этот момент Verdox автоматически проверяет:

  • тип документа
  • сертификат ЭЦП
  • проверяет документ на факт соответствия

Если же в процессе проверки были найдены ошибки, то пользователю поступает соответствующее уведомление с инструкциями для правки. Если ошибок выявлено не было, документ уходит в папку «Входящие» контрагента, который может его открыть и просмотреть.

При необходимости двусторонней подписи получатель пописывает документ, если у него не возникает вопросов. В это время Verdox проверяет подлинность сертификата, после чего у отправителя статус документа меняется на «Подписан». Документ в таком статусе доступен для обоих сторон. Если документ нуждается в корректировке, получатель отказывает в подписи, а отправитель видит соответствующий статус и изменяет документ.

После подписания документа обоими сторонами изменить его уже
невозможно. Если документ требует подписи только со стороны
пользователя-импортера, то, документооборот по нему считается завершенным после
того, как конечный пользователь получил его.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector